Diagnóstico realizado pela Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq) revela que a UFMG tem cerca de 700 salas com massas documentais acumuladas, a maior parte sem critérios adequados. Esse volume corresponde a aproximadamente 24 mil metros lineares ou cem milhões de páginas. Em uma dessas salas estão os registros do movimento diário da contabilidade da Universidade desde a sua criação, em 1927. “Todos os documentos da execução financeira da Instituição, que soma hoje R$ 2 bilhões por ano, em média, incluindo pessoal e compras, ficam guardados aqui”, informa a diretora do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) da Pró-reitoria de Planejamento, Macilene Gonçalves de Lima.

O acervo do DCF foi escolhido como projeto-piloto da Diarq para o minucioso trabalho que começou com identificação e organização física, com definições do estágio de cada documento e a posterior separação em fases corrente, intermediária e permanente. A equipe de cinco estudantes de graduação em Arquivologia, coordenada pelas arquivistas da Diarq Ana Lúcia da Silva do Carmo e Júnia Terezinha Morais Ramos, passou por estágio no Arquivo Público Mineiro e atualmente está na segunda etapa da atividade. “O simples remanejamento de documentos abriu mais de cem metros lineares de espaço nas prateleiras. Agora vamos avançar para outras etapas”, explica Ana Lúcia.

De acordo com Macilene Lima, as prateleiras vazias nos arquivos do DCF serão rapidamente preenchidas com a demanda represada nas unidades acadêmicas e administrativas. “A solução definitiva vai começar com a implantação de comissões setoriais de avaliação de documentos nas unidades, sob a coordenação da Diarq, para caminharmos para o tratamento e o arquivamento adequado em toda a Universidade”, comenta a diretora, que também integra a equipe de servidores da Diarq.

Mais do que organizar acervos, o trabalho da Diretoria atende à Lei de Acesso à Informação e vai possibilitar que, em médio e longo prazos, arquivos institucionais sejam conhecidos por qualquer pessoa interessada, o que abre vasto campo para pesquisas documentais em diversas áreas. “Quando cada unidade tiver um arquivo setorial, com as orientações técnicas e uma política de arquivos, outros trabalhos como esses poderão ser feitos para avaliar documentação e recuperar a parte histórica”, prevê Ana Lúcia do Carmo.

O desafio que aguarda a Diarq é o mesmo em todas as Instituições Federais de Ensino Superior (Ifes): atender à lei 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Tabela com critérios de temporalidade e classificação documental para as atividades finalísticas da administração federal – elaborada por grupo de instituições, entre as quais a UFMG – define os procedimentos que devem ser adotados para avaliação e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos.

Ex-superintendente do Arquivo Público Mineiro, o coordenador da implantação da Diarq, Renato Venâncio, explica que o aumento exponencial na produção de documentos a partir de meados do século passado, devido, sobretudo, ao avanço tecnológico e à multiplicação de serviços públicos, obriga as instituições – em especial as de educação – a preservar e oferecer acesso público aos seus acervos.

Aprendizado

Satisfeita com a participação no projeto, a estudante Suellen Alves de Melo, do segundo período, comenta que, no Arquivo Público Mineiro, ela e os colegas aprenderam práticas de higienização e de conservação e técnicas avançadas de classificação. “E aqui estamos aprendendo, entre outras coisas, a história da UFMG”, diz. Seu colega Felipe Lena considera enriquecedora a experiência, sobretudo pelo trabalho prático com documentos. “Vemos como é o fazer do arquivista na prática, incluindo algumas surpresas que fazem parte do trabalho. Nessa fase, estamos em uma tarefa mais intelectual, de identificar documentos, as tipologias, mas, no início, o trabalho foi braçal mesmo: carregar os livros contábeis e caixas, organizar e, sobretudo, entender que tudo faz parte do processo”, ressalta Felipe.

A arquivista Júnia Ramos destaca que a Universidade tem condições de dar aos seus estudantes de arquivologia “um fantástico campo de laboratório, com a oportunidade de acompanhar a construção de uma política de arquivos, os instrumentos que vão ser utilizados, documentos históricos sendo resgatados, enfim, participar de tantas etapas é algo único”.

Segundo Macilene Lima, o DCF já tinha um projeto de aprimoramento das condições de guarda, que não era suficiente para disponibilizar o acervo em situação ideal. “Por mais que sejamos organizados, o que fazemos não se compara a esse trabalho especializado feito pelos arquivistas, pois não temos essa competência técnica”, afirma. Ela explica que, sob a orientação da Diarq, o setor dará sequência aos procedimentos definidos como regra. “Quando toda a Universidade tiver um trabalho específico como esse, e o prédio do Arquivo Central estiver construído, muitas salas da UFMG poderão ser usadas para outras finalidades”, diz.