DIARQ | Diretoria de Arquivos Institucionais DIARQ

Disposições Legais em Arquivos Federais e Arquivos das IFES

A Universidade Federal de Minas Gerais enquanto instituição pública federal deve seguir diretrizes e instrumentos técnicos de gestão arquivística propostos pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.

Sendo assim, para iniciar o processo político de gestão de arquivos, é necessário constituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que terá a responsabilidade orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação, seja para eliminação ou para conservação permanente. Composta por uma equipe multidisciplinar, a comissão deve considerar a legislação específica e as necessidades administrativas da instituição. É ela o órgão máximo deliberativo sobre os arquivos da instituição. Acréscimos às tabelas de temporalidade e aos planos de classificação, bem como listagens de eliminação de documentos devem ser deliberados primeiramente por este órgão, e a seguir, pelo Arquivo Nacional, na esfera federal.

Elementos essenciais à gestão de documentos, classificação e temporalidade de documentos são matéria de regulação através do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos de Arquivo Relativo às Atividades-Meio da Administração Pública, publicado pelo CONARQ em 1996 pela Resolução nº 4/1996 e revisto pela Resolução nº 14/2001. Trata-se de um modelo a ser adotado para os arquivos correntes referentes às atividades administrativas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).* Estes órgãos, tal como a UFMG, devem proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais. 

Nesse mesmo viés, a Portaria nº 92/2011 do Arquivo Nacional aprovou o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Proposto pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) da Administração Pública Federal.

Como mencionamos, a Universidade Federal de Minas Gerais enquanto instituição pública federal deve seguir as diretrizes propostas pelo Conselho Nacional de Arquivos e pelo Arquivo Nacional. Esse processo é demasiado burocrático, tendo em vista que a Universidade deve adotar os instrumentos técnicos de gestão arquivística já citados, plano de classificação e tabela de temporalidade, ambos já definidos pelo CONARQ e pelo SIGA.

Deve também constituir uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), conforme, decreto nº 4.073 de 2002. A CPAD, composta por equipe multidisciplinar que considere a legislação específica e as necessidades administrativas da instituição. Tem por função orientar análise, avaliação e seleção da documentação para eliminação ou conservação permanente. É ela o órgão máximo deliberativo sobre os arquivos da instituição. Acréscimos às tabelas de temporalidade e planos de classificação, bem como listagens de documentos para descarte devem ser deliberados primeiramente por este órgão, e a seguir, pelo Arquivo Nacional. Desse modo, o Decreto Nº 4.073 dispõe que:

"Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor."

Assim, a Resolução nº 14/2001 do CONARQ reza em seu artigo 1º que, uma vez adotado o código de classificação e tabela de temporalidade, as adaptações realizadas devem ser aprovadas pelo Arquivo Nacional:

"§ 1º Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais deverão ser aprovadas pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência." (grifo nosso).

Os prazos de guarda definidos nas Tabelas de Temporalidade atividade fim e atividade meio não podem sofrer alteração. Assim o Artigo 2º, parágrafo 1º dispõe que:

"§ 1º Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos. " (grifo nosso).

O descarte também é matéria de regulação. Uma vez definido os prazos de guarda na Tabela de Temporalidade aprovada pela CPAD e pelo órgão competente, e dado a eliminação a partir da aplicação dos prazos estabelecidos na Tabela, a instituição deve publicar edital para eliminação de documentos no Diário Oficial. O descarte é regulamentado pelo artigo 9º da Lei nº 8.159/1991:

"Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência."

A Resolução CONARQ nº 5/1996 reforça este caráter da eliminação:

"Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Poder Público farão publicar nos Diários Oficiais da União, do Distrito Federal, dos Estados e Municípios, correspondentes ao seu âmbito de atuação, os editais para eliminação de documentos, decorrentes da aplicação de suas Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 9º da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991."

Em síntese, o processo de descarte é realizado a partir da aplicação da Tabela de Temporalidade, seja a Tabela do CONARQ referente à atividade meio, seja a Tabela das IFES da atividade fim, feita as devidas adaptações e acréscimos, ambas devidamente aprovadas pela CPAD e pelo Arquivo Nacional. A partir daí serão selecionados os documentos para descarte e publicado edital de eliminação no Diário Oficial da União. Se não houver manifestação de qualquer cidadão em 45 dias pode-se proceder à eliminação de documentos públicos com prazo de guarda extinguido, conforme Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996:

"Art. 2º - Os editais para eliminação de documentos deverão consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos."

Observamos que as principais ações a serem realizadas nos arquivos da UFMG são subsidiadas por Lei e há diversos instrumentos técnicos de gestão de documentos. Contudo, a Universidade deve adotar tais procedimentos em um processo institucional, e se posicionar quanto à implementação de uma política de arquivos na universidade como um todo. Portanto, propõem-se aqui duas grandes bandeiras: a formalização da CPAD-UFMG e a instituição de um Arquivo Central da Universidade.

É preciso ainda ressaltar a vital importância de se contratar mais arquivistas e técnicos em arquivo para desenvolver atividades e funções específicas. A título de comparação, para apoiar o eficiente Sistema de Bibliotecas existente na UFMG, a instituição conta com 144 cargos de bibliotecários**, enquanto atualmente há somente seis vagas para profissionais arquivistas na Universidade.

 

*O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo. Além do CONARQ, com seu órgão central, integram o SINAR, o Arquivo Nacional; os arquivos do Poder Executivo Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal; os arquivos do Poder Judiciário Federal; os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; e os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

 

**Dados de 2014. Quadro de Referência dos Servidores Técnico-Administrativos em Educação - UFMG.

 

GLOSSÁRIO

Arquivo corrente
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Atividades-fim
Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística.

Atividades-Meio
Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora.

Avaliação
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade.

Eliminação
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente.

Listagem de eliminação
Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. Também chamada lista de eliminação.

Plano de classificação
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

Seleção
Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

Tabela de temporalidade
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.