DIARQ | Diretoria de Arquivos Institucionais DIARQ

Sobre a Diarq

A Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG, em diferentes momentos de sua história tentou implementar, de modo isolado ou coletivo, ações com o objetivo de organizar, preservar e promover o acesso a registros arquivísticos. Estas ações, idealizadas principalmente entre as décadas de 1970 e 1990, resultaram na criação de comissões, na realização de pesquisas sobre a situação dos acervos arquivísticos e outros, assim como na apresentação de propostas e programas. Caso tivessem sido efetivadas, essas resoluções colocariam a UFMG na vanguarda das atividades de tratamento de documentos arquivísticos e de preservação da memória institucional.

A formação dos arquivos da UFMG tem como marco a fundação da Faculdade de Direito, em 1892. No entanto, só é possível identificar ações sistemáticas nos arquivos da instituição a partir de 1960.

Em 1962, com a inauguração do Prédio da Reitoria foi também criado, o Arquivo Central da Reitoria. Este arquivo concentrava o acervo da administração central. Posteriormente, em 1979, esse Arquivo foi desmembrado entre o Departamento de Pessoal – DP (atual Departamento de Administração de Pessoal – DAP) e Departamento de Administração, (atual Departamento de Logística de Suprimentos e de Serviços Operacionais – DLO). Nesse intervalo de tempo, e, conforme ocorre nos dias atuais, a maior parte do acervo documental das unidades acadêmicas e administrativas cresceu sem um órgão centralizador dos seus arquivos.

Outra iniciativa foi a idéia de implantação de um serviço de microfilmagem na UFMG em 1971, quando a Coordenação das Bibliotecas Universitárias iniciou um movimento objetivando a aquisição de equipamentos para este fim. Apesar da aquisição dos equipamentos de microfilmagem em 1972 tal serviço começou a funcionar somente em 1976.

Várias foram as dificuldades na realização das atividades desenvolvidas no Centro de microfilmagem, tais como: a falta de equipamento, falta de pessoal, a diferença entre a estimativa feita da documentação existente e o número real de documentos presentes nas unidades, além da  comprovação de que os documentos não poderiam ser eliminados ao final da microfilmagem. 

Em 1979 realizaram-se estudos para ampliação das atividades do Centro de microfilmagem. O Manual de Organização do Setor de Microfilmagem de Sônia Maria Rocha Moreira indica que o Centro de Microfilmagem tenha atuado até meados de 1990. A desativação se deu por conta a proliferação de fungos no material micrografado, e devido à falta de organização do acervo a ser microfilmado. 

A partir do desenvolvimento das atividades de microfilmagem percebeu-se a necessidade de organização prévia do acervo antes do procedimento de microfilmagem. A partir dessa verificação foi instaurada, com esta finalidade, a Comissão de Organização de Arquivos através da Portaria n° 1329 de 10 de setembro de 1987, cujo objetivo era definir normas de tratamento da informação a partir através da análise dos documentos dos arquivos, sua geração, tramitação, arquivamento, microfilmagem e descarte, além de propor medidas de racionalização e modernização destes procedimentos. 

Até 1998, outras iniciativas ocorreram no que se refere à preservação da memória institucional da Universidade, sem, contudo, contemplar os arquivos como um todo indivisível. Essas iniciativas foram pontuais, como é o caso do Projeto Memória UFMG de 1986, com vistas a preservar e divulgar a produção intelectual da comunidade universitária ou comemorar efemérides.

Em 1998, foi instituída uma comissão para estabelecer políticas de acervos da UFMG, que contemplava não só documentação como também o acervo cultural de bens móveis e imóveis. Partiu daí o primeiro Inventário de Acervos da UFMG, levantamento realizado entre 1999 e 2000. No que se refere à documentação, o resultado de maior impacto foi à constatação da existência de quinze mil metros lineares de documentos arquivísticos – o equivalente a 60.000.000 de páginas - distribuídos em diversas unidades acadêmicas e administrativas. 

O resultado deste trabalho foi o projeto básico a gestão de documentos na Faculdade de Farmácia, que seria a unidade piloto. O Projeto Sistema de Arquivos da UFMG – Projeto Piloto FAFAR, iniciado em 2004, tinha por objetivo conceber e implementar uma política de arquivos para a UFMG, de modo a assegurar o apoio necessário ao planejamento e à tomada de decisões, bem como a preservação da memória técnico-científica e administrativa da instituição, garantindo assim o acesso à documentação existente. 

O projeto teve alguns resultados positivos, principalmente na Faculdade de Farmácia, e em âmbito nacional ao contribuir para as primeiras discussões acerca da elaboração da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Contudo, devido a diversos fatores, tais como a alocação de recursos financeiros, alterações de ordem política, e, principalmente, devido aos arquivos não constituírem prioridade em investimentos, o projeto não conseguiu cumprir a meta de implementar políticas arquivísticas na UFMG.

Embora o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2008-2012 tenha previsto entre suas ações disseminar a política de gerenciamento de arquivos e, entre suas metas, a de implantar políticas de organização e gerenciamento dos arquivos de documentos administrativos e acadêmicos, neste período, nenhuma ação foi registrada com tal intuito. Importante enfatizar que aqui estão citadas apenas as ações globais em arquivos.

Entre 2008 e 2010, a partir da adoção do Programa de Apoio ao Plano de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais (REUNI), cujo objetivo é criar condições para a ampliação do acesso e permanência na educação superior, no nível de graduação, e a partir do melhor aproveitamento da estrutura física e de recursos humanos existentes nas universidades federais, foram contratados oito arquivistas para a UFMG. Antes não existiam arquivistas no quadro. 

Um agravante da contratação desses profissionais sem uma política de arquivos no órgão, e a ausência de um Arquivo Central, foi a dispersão dos mesmos em várias Unidades, o que dificultou suas atividades. No entanto, após reuniões registradas em ata, elaboraram propostas entregues à Administração Central, com o intuito de conscientizar e propor ações à implantação de uma política de arquivos na UFMG. A partir da articulação destes profissionais foi instituída em 04 de outubro de 2012 através da Portaria nº 93, a Comissão de Estudos para definição de políticas e implantação do Sistema de Arquivos Institucional da UFMG (SIARQ-UFMG).

Os trabalhos desta comissão avançaram no sentido de promover um diagnóstico da situação dos arquivos da instituição, sendo este o primeiro passo para a implantação de um sistema de arquivos para a Universidade. Entre as atividades que a comissão realizou estão o mapeamento preliminar das massas documentais das unidades acadêmicas e administrativas da UFMG; a formulação dos pré-requisitos iniciais para a proposta de um diagnóstico da situação dos arquivos das unidades administrativas e acadêmicas e a realização de visitas técnicas a sistemas de arquivos estruturados em outras universidades federais.

Em 10 de julho de 2013 a Portaria n° 73 do Reitor cria a Diretoria de Arquivos Institucionais (DIARQ) cujos membros da diretoria provisória tinham a missão de apresentar em 180 dias a proposta de implementação e a elaboração  do regimento da DIARQ, apresentado a Reitoria em janeiro de 2014.

A DIARQ foi oficialmente institucionalizada em 31 de março de 2015, como órgão auxiliar da Reitoria, através das Resoluções nº 01/2015 e nº 03/2015, criando sua Comissão Central Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos (CPAD Central), através da Portaria nº 65 de 10 de julho de 2015.

Entre as ações da Diretoria estão à implantação do website e os projetos de organização de acervos documentais de unidades administrativas da UFMG como, por exemplo, o do Departamento de Contabilidade e Finanças da Pro-Reitoria de Planejamento (DCF/PROPLAN).