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Sistema de Arquivos

A Universidade Federal de Minas Gerais dispõe de sistemas de informação que desempenham funções específicas de suporte à gestão acadêmica e administrativa. Este aspecto é de grande relevância para a gestão documental, pois estes sistemas produzem e devem conservar informações vitais que documentam a dinâmica institucional e, ao mesmo tempo, modificam os processos tradicionais de produção, uso, arranjo e acesso à informação. Um Sistema Arquivos proposto para a UFMG deverá buscar integrar, de modo adequado, esta dinâmica e garantir a preservação, a seleção/eliminação racional (com base em critérios arquivísticos) e o acesso à informação produzida por estes meios mediante uma gestão documental institucionalizada e integrada.

O Sistema de Arquivos da UFMG é o conjunto de órgãos arquivísticos que se relacionam entre sim com vistas a promover a gestão continuada dos documentos de arquivo. Tem por objetivo assegurar a conservação, a proteção, e o acesso aos documentos para defesa de direitos ou como elementos de prova, informação ou fonte para a pesquisa cintífica. O Sistema de Arquivos da UFMG, quando da sua instituição, deverá ser composto por:
 
a) Arquivo Central - Vinculado a Reitoria deve ser o órgão central do Sistema, responsável pela operacionalização das políticas de arquivo, pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos setoriais da instituição e pela custódia dos documentos em fase intermediária e permanente.
projeto arquitetônico do Arquivo Central da UFMG encontra-se na Administração Central, em fase de avaliação. A DIARQ aguarda a definição de uma sede física que possa abrigar o Arquivo Central, tendo em vista que a atual sede administrativa é provisória, em uma sala do prédio da Biblioteca Central, e não comporta acervos, assim como aguarda também a definição de um quadro maior de funcionários que a capacite a coordenar a implementação da Gestão Documental, conforme determina a Lei Federal N° 8.159/91 e a Portaria MEC N° 1.224, de 18 de dezembro de 2013. 
 
b) Arquivos Setoriais das Unidades Acadêmicas e Administrativas - Vinculados ao Arquivo Central, são os responsáveis pela operacionalização das políticas de arquivo e por custodiar os arquivos correntes nas Unidades.
 
c) Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD Central) - Composta permanentemente por funcionários do Arquivo Central e alternadamente por gestores e corpo docente. A CPAD Central é responsável por acompanhar as atividades de avaliação de documentos e exercer outras atribuições definidas em Lei.
 
d) Comissões Setoriais de Avaliação Documental (CPAD's Setoriais) - Compostas por funcionários das unidades, deve ser responsáveis por acompanhar as atividades de avaliação de documentos das Unidades Acadêmicas e Administrativas.