Contratação de Fundação de Apoio

Em conformidade com o art. 1o , da Lei 8.958/1994, as Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) e as demais Instituições Científicas e Tecnológicas (ICTs), de que trata a Lei nº 10.973/2004, podem celebrar convênios e contratos, nos termos do inciso XIII do caput do artigo 24° da Lei 8.666/1993, por prazo determinado, com fundações instituídas com a finalidade de apoiar projetos de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional, científico e tecnológico e estímulo à inovação, inclusive na gestão administrativa e financeira necessária à execução desses projetos.

As seguintes Fundações de Apoio estão credenciadas a contratar a gestão administrativa e financeira de projetos no âmbito da UFMG:
1. Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa – FUNDEP;
2. Fundação de Apoio ao Ensino Pesquisa e Extensão – FEPE;
3. Fundação Christiano Ottoni – FCO;
4. Fundação IPEAD;

PROCEDIMENTOS PARA A CONTRATAÇÃO DE FUNDAÇÃO DE APOIO

A Unidade deverá abrir um processo no Sistema de Controle de processos Administrativos – CPAV com a documentação abaixo relacionada que compõem o processo administrativo de contratação da fundação de apoio e entregar na Divisão de Convênios – DCV para envio para análise prévia da Procuradoria Federal.

Apresenta-se abaixo a relação de documentos que compõem o processo administrativo de contratação da fundação de apoio:

Modelo – Checklist – Contratação de Fundação de Apoio

1- Documento da unidade/órgão solicitando o apoio à Fundação;

Modelo – Ofício solicitação de apoio

2 – Projeto (com formas e condições e adendo) a que se refere o art.1º, da Lei nº 8.958/94, com observância dos requisitos contidos no artigo 6º do Decreto 7.423/2010 e Anexo I atendendo ao Plano de Providências OS: 201203449 da Controladoria Geral da União – CGU.

Modelo – Formas e Condições – Adendo ao projeto Anexo I

3 – Justificativa para contratação com dispensa de licitação, contendo dentre outros elementos, a classificação do projeto nos termos do art. 1º da Lei 8958/94, acompanhada de sua respectiva Ratificação pelo ordenador de despesa no prazo máximo de 3 dias a contar da assinatura da coordenação.

Modelo – Justificativa para Dispensa de Licitação

4 – Proposta elaborada pela fundação a ser contratada, em resposta ao documento citado no item anterior, incluindo memória de cálculo do valor a ser cobrado pela gestão /serviço, cópia do estatuto, descrição detalhada das experiências e qualificações da Fundação, que comprova a capacitação da mesma na área especifica do objeto do contrato e Cópia do registro e credenciamento da Fundação, junto ao Ministério da Educação e ao Ministério da Ciência e Tecnologia;

5 – Aprovação do Projeto pela autoridade(s)/instância(s) competente(s).

6 – Comprovante de regularidade da Fundação junto ao SICAF, bem como seu comprovante de credenciamento junto aos Ministérios competentes.

7 – Documento, assinado por autoridade competente, demonstrando/atestando que não estão inseridas no projeto atividades passíveis de enquadramento nas vedações previstas no § 2º, do art. 2º, do Decreto nº 7.423/2010, em se tratando de projeto de desenvolvimento institucional.

Modelo – Declaração Decreto 7423

8 – Minuta contratual,conforme instrumento-parâmetro elaborado pela PF/UFMG.

Modelo – Minuta de contrato

9 – Cópia do convênio ou do contrato celebrado entre a UFMG e terceiro, quando o contrato a ser celebrado com a fundação de apoio decorrer de tais instrumentos.

10 – Caso haja a previsão contratual de ressarcimento das despesas administrativas à Fundação de Apoio, deverá ser acostado aos autos o plano de trabalho devidamente aprovado pelo órgão repassador dos recursos, com a previsão de ressarcimento de despesas administrativas.

11 – Comprovação de atendimento da Resolução 01/2011 do Conselho Universitário.

Modelo – Formulário para composição da equipe do projeto Resolução 01-2011

12 – Caso haja pagamento pela prestação de serviços, Declaração de disponibilidade orçamentária com a indicação das respectivas rubricas para a despesa e Declaração de Adequação Orçamentário-Financeira, nos termos do inc. II, do art. 16, da Lei Complementar nº 101/2000, nos termos do inc. II, do art. 16, da Lei Complementar nº 101/2000.

Modelo – Declaração Orçamentária

13 – Ofício de encaminhamento assinado pelo diretor da unidade encaminhando o processo administrativo e solicitando a análise da Procuradoria Federal da UFMG.

14 – Ficha de Gestão

Modelo – Ficha de Gestão

Após análise da Procuradoria Federal o parecer jurídico será enviado a coordenação do projeto e a direção da unidade por e-mail para conhecimento e atendimento das considerações que deverá atender aos itens do parecer jurídico e entregar as correções na Divisão de Convênios junto com o Termo de Verificação de Cumprimento do Parecer Jurídico.

Modelo – Termo de Verificação de Cumprimento do Parecer Jurídico

Assinatura do instrumento: É condição para assinatura do contrato a consulta das certidões abaixo relacionadas:

  • SICAF;
  • Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas- CEIS;
  • Cadastro Integrado de Condenações por Ilícitos Administrativos – CADICON;
  • Certidão Negativa de Débitos trabalhistas, de que trata a Lei n° 12.440/2011;
  • Consultar a situação da FUNDEP junto ao SIAFI: >cadin e > contransf;

Prazo de publicação do contrato por meio do SIASG: Em conformidade com a legislação, Lei 8666/93 parágrafo único do art. 61, a publicação resumida do instrumento de contrato ou de seus aditamentos na imprensa oficial, que é condição indispensável para sua eficácia, deverá ser providenciada pela Administração até o quinto dia útil do mês seguinte ao de sua assinatura.

Registro do Contrato no Sistema Integrado de Serviços Gerais do Governo Federal – SIASG: O contrato e seu cronograma deverão ser registrados no SIASG seguindo o manual abaixo:

Manual do Comprasnet

ORIENTAÇÃO USUÁRIO – CRONOGRAMA DE EMPENHO SIASG

Após finalização da tramitação do processo de contratação, o termo de responsabilidade (anexo), deverá ser devidamente preenchido com os dados  do projeto e contrato e assinados pela coordenação responsável em duas vias. Uma via deverá ser acostada aos autos do processo administrativo e a outra via deverá ser enviada à Divisão de Convênios.

Modelo – Termo de Responsabilidade
Passo a passo para o trâmite de Faturas.

Trâmites de Faturas

Modelo – Ordem de serviço

Liquidação e pagamentos das faturas: Em conformidade com os artigos 62 e 63 da Lei 4320/64, a liquidação (declaração de que a fatura está em condição de ser paga) e a devida ordenação de despesa (pague-se) dada pelo ordenador de despesa da Unidade Gestora, em seguida o contador deve proceder o registro da apropriação no SIAFI WEB na Aba principal: Com orçamento, marcando a opção com contrato SIM, para que ocorra o devido lançamento nas contas, quando for o caso: 812310201 – CONTRATO DE SERVIÇO EM EXECUÇÃO ou 812310401 – CONTRATO DE FORNECIMENTO DE BENS EM EXECUÇÃO.

O Processo fica arquivado na unidade executora.

TERMO ADITIVO

Para a celebração de Termo Aditivo a unidade deverá enviar o processo administrativo original celebrado entre as partes que fica arquivado na unidade executora, físico e pelo Sistema de Controle de processos Administrativos – CPAV para a Divisão de Convênios – DCV para análise da Procuradoria Federal com uma antecedência mínima de 30 dias com os seguintes documentos:

  • Minuta de Termo Aditivo;
  • Justificativa fundamentando a necessidade da prorrogação ou da alteração do instrumento original (assinada pelo coordenador e ratificada pelo Diretor(a) da Unidade);
  • Anuência da Fundação de apoio, concordando com a prorrogação ou com a alteração;
  • Aprovação do Aditivo pela Câmara Departamental envolvida e pela Congregação da Unidade;
  • Prestação de Contas parcial do projeto, aprovada pela Coordenação e direção da Unidade (Em caso de prorrogação contratual);
  • Aprovação da prestação de contas parcial assinado pela coordenação e ratificado pela direção;
  • Proposta de Prestação de serviços da Fundação, se houver acréscimo de valores ao contrato
  • Novo adendo com o valor a ser aditivado em caso de acréscimo de valor;
  • Declaração de disponibilidade orçamentária em caso de acréscimo de valor;
  • Ofício de encaminhamento assinado pelo diretor da unidade solicitando a análise do Termo Aditivo pela Procuradoria Federal da UFMG.

Modelo – Checklist – Aditivo Contratual

Modelo – Termo Aditivo de Prorrogação de prazo e Valores

ALTERAÇÃO DE ADENDO

Para alteração de adendo a coordenação deverá preencher a justificativa em anexo em 2 vias onde 1 via ficará com a fundação de apoio e a outra via deverá ser acostada ao processo.

Modelo – Justificativa para mudança de Adendo

Informamos que ao final de cada semestre a coordenação deverá atualizar o formas e condições, com todas as alterações justificadas  durante o período. O Documento deverá ser emitido em 2 vias onde 1 ficará na Fundação de Apoio e a outra via deverá ser acostada aos autos do processo administrativo de contratação.

Reformulação – Formas-e-Condições-Remuneração

PLANILHA TCU

Esta planilha deve ser mantida atualizada em sua UG, e enviada ao DCF/PROPLAN/SECRETARIA ADMINISTRATIVA em dois momentos: Até 30 de Agosto de cada ano para análise. Até 15 de Janeiro do ano subseqüente para ser incluída na Prestação de Contas Anual da Reitora, conforme determinação contida no item 8.2.3 da decisão Nº1646/2002 do TCU.

Modelo – Planilha TCU

Modelo – Declaração não possui pessoal envolvido

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Ao final da execução do projeto, a Fundação de Apoio deverá prestar contas da execução, no prazo estabelecido no contrato assinado entre as partes, observando as orientações contidas nos parágrafos 1° e 2° do artigo 11° do Decreto 7423/2010:

  • 1oA prestação de contas deverá abranger os aspectos contábeis, de legalidade, efetividade e economicidade de cada projeto, cabendo à instituição apoiada zelar pelo acompanhamento em tempo real da execução físico-financeira da situação de cada projeto e respeitar a segregação de funções e responsabilidades entre fundação de apoio e instituição apoiada.
  • 2oA prestação de contas deverá ser instruída com os demonstrativos de receitas e despesas, cópia dos documentos fiscais da fundação de apoio, relação de pagamentos discriminando, no caso de pagamentos, as respectivas cargas horárias de seus beneficiários, cópias de guias de recolhimentos e atas de licitação.

O(A) coordenador(a) do projeto deverá receber e conferir a prestação de contas apresentada pela Fundação e, no prazo de 30 dias a contar de seu recebimento, manifestar-se formalmente a respeito de sua adequação. Esta manifestação será feita por meio de Nota Técnica elaborada pelo(a) coordenador(a) do projeto e ratificada pelo(a) diretor(a) da Unidade, e observará as orientações contidas no parágrafo 3° do artigo 11° do Decreto 7423/2010:

  • 3oA instituição apoiada deverá elaborar relatório final de avaliação com base nos documentos referidos no § 2o e demais informações relevantes sobre o projeto, atestando a regularidade das despesas realizadas pela fundação de apoio, o atendimento dos resultados esperados no plano de trabalho e a relação de bens adquiridos em seu âmbito.

A Nota Técnica, modelo disponível aqui, deverá incluir também uma manifestação sobre o cumprimento das obrigações da Fundação de Apoio contratada, que estão listadas nos incisos do parágrafo 3° da cláusula 2° do contrato assinado entre as partes.

A prestação de contas da Fundação de Apoio e a Nota Técnica do(a) Coordenador(a) do projeto contendo sua aprovação deverão ser anexadas aos autos do processo e sua guarda será permanente.

O dever de prestar contas do uso de recursos públicos está previsto no parágrafo único do artigo 70° da Constituição Federal:

“Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.”

Transparência sobre os Contratos com Fundações de Apoio

Na execução de alguns projetos, a UFMG conta com o apoio de quatro fundações que mantêm relacionamento com a Universidade de acordo com o disposto pela Lei 8.958/1994 e regulamentações estabelecidas pelo Decreto 7.423/2010.

Nesta página estão divulgados os endereços de acesso aos portais de transparência de cada uma das Fundações, além da página referente à prestação de contas anuais que contempla informações sobre projetos desenvolvidos pelas fundações de apoio em cada exercício financeiro.

Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa

Fundação Instituto de Pesquisas Econômicas, Administrativas e Contábeis de Minas Gerais

Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Extensão

Fundação Christiano Ottoni

Prestações de Contas anuais da UFMG