UFMG esclarece sobre Ponto Eletrônico

Adotado pela UFMG a partir desta segunda-feira, dia 8, o sistema de apuração de frequência por meio eletrônico é tema deste encarte do BOLETIM produzido em forma de perguntas e respostas. Como será feito o registro da presença do servidor que estiver viajando? Como as horas extras serão computadas? O servidor poderá trabalhar aos finais de semana e feriados para atingir sua jornada semanal ou mensal? Essas e outras dezenas de questões que traduzem as dúvidas mais comuns dos servidores são respondidas pela Pró-reitoria de Recursos Humanos.

O que muda na rotina dos servidores com a implantação do ponto eletrônico?

Apenas o formato de registro do horário de trabalho, que era feito em papel por meio de folha. A mudança obedece ao decreto governamental 1.867, de 1996, segundo o qual o registro deve ser feito por meio eletrônico. Ele define também algumas exceções, como o magistério superior e ocupantes de cargos de direção (de CD3 para cima), que estão isentos.

Nada muda em relação à carga horária, que se mantém em 8 horas diárias e 40 horas semanais, na maioria dos cargos – algumas carreiras têm horários diferenciados.

Como será registrada a presença do servidor em viagens de trabalho?

A Portaria 113 da UFMG, de 7 de novembro de 2012 traz o regulamento interno do registro do ponto eletrônico. Segundo ela, atividade externa deve ser registrada em Boletim de Serviço Externo (§ 2º, artigo 9º), em que deve ser informado o período e o serviço realizado.

O setor responsável pelo sistema de ponto fará o abono das ausências do servidor no registro, com base nesse boletim.

O horário de almoço é livre dentro da jornada diária? É possível fazer mais de duas horas ou menos de uma hora quando isso for necessário?

O servidor pode escolher o horário em que vai sair para o almoço, desde que não haja prejuízo de funcionamento do setor ou órgão. Nesse caso, deve haver autorização da chefia. Ele deve bater o ponto ao sair e ao voltar, com intervalo mínimo de uma hora. Se registrar o retorno com menos de uma hora, o sistema vai contar uma hora. Se eventualmente a pessoa ficar direto no setor e esquecer de registrar o intervalo de almoço, o sistema vai contar seis horas e parar. Para resolver a situação, a chefia retira uma hora de descanso, como manda a lei, e lança as horas efetivamente trabalhadas, como abono, justificando o esquecimento do servidor. Mesmo as categorias que cumprem jornada menor não podem ficar mais de seis horas sem bater o ponto. Isso é previsto na legislação para proteger o trabalhador. O servidor que fizer um intervalo superior a uma hora deve compensar esse tempo até o mês subsequente.

Será permitida a realização de hora extra? Em caso positivo, quem poderá autorizar?

A hora extra já tem um mecanismo de controle, que funciona da seguinte maneira: as diretorias das unidades mandam para a Pró-reitoria de Recursos Humanos (ProRH), no início do ano ou do semestre, uma previsão dos funcionários que têm possibilidade de fazer hora extra. É elaborada portaria autorizando que esse pessoal faça hora extra, e depois um ofício confirmando a efetiva realização. Quando a necessidade ocorre sem que tenha havido a previsão, o pagamento não tem a mesma fluidez, ou seja, pode demorar um pouco mais. A legislação permite que o servidor faça no máximo duas horas extras por dia, 44 por mês e 90 no ano. O Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (Siape) não paga mais do que esse quantitativo, seja diário, mensal ou anual.

O pagamento das horas extras é feito junto com o salário? Ou haverá algum outro tipo de compensação?

O registro das horas extras sai no contracheque, dentro dos limites citados acima. O ponto eletrônico pode até confirmar a realização de hora extra, mas o sistema para essa modalidade de serviço é outro. Se o servidor trabalha a mais em um dia e depois compensa, não há hora extra, já que esse tipo de compensação está previsto. É importante enfatizar que o registro eletrônico não introduz modificação alguma nos procedimentos a serem adotados com relação à hora extra. Ela deve ser previamente autorizada, requer a publicação de portaria específica e tem limites estabelecidos em lei.

Para carga horária inferior a 40 horas semanais, está previsto descanso de 15 minutos, obrigatório segundo leis trabalhistas. Esse descanso terá que ser registrado no ponto eletrônico (entrada, saída, entrada, saída)?

Não. O ponto eletrônico exige apenas o registro relativo ao horário do almoço, que deve ser de, no mínimo, uma hora.

Se por necessidade do setor o servidor fizer seis horas a mais em um dia, como se dá esse registro, considerando que a portaria define que ele pode ficar no máximo duas horas além do seu expediente?

As horas trabalhadas a mais ficam marcadas no Registrador Eletrônico de Ponto (REP). O cômputo máximo de horas para um período é de dez horas, em obediência à legislação. O tempo trabalhado que exceder essas dez horas poderá ser usufruído posteriormente pelo servidor, desde que acertado previamente com a chefia. Ou seja, cabe à chefia validar essas horas a mais em um dia e a menos em outro, para compensar.

Toda a legislação preserva o relacionamento do servidor com a chefia. Essa flexibilidade é prevista, preservando sempre o interesse institucional e o das pessoas. O servidor que cumpre oito horas diárias, por exemplo, pode fazer dez em um dia e seis em outro, desde que haja acordo com a chefia. Também precisam ser observadas as questões de atendimento ao público, de interesse do setor e, até mesmo, do servidor. A flexibilidade é fator crucial na portaria da UFMG que instituiu o ponto eletrônico. Importante ressaltar, também, que o servidor tem até o mês subsequente para fazer as devidos ajustes ou compensações.

Ao realizar serviço fora do seu setor, o servidor deve retornar ao local de trabalho para registrar a saída, gerando horário excedente com esse deslocamento, ou pode encerrar o expediente no local em que se encontra? Isso vale também para o registro de entrada?

O Conselho de Diretores definiu que o servidor deve registrar o ponto no seu local de trabalho. Aqueles servidores cujo trabalho tenha uma característica de mobilidade poderão marcar seu ponto em diferentes órgãos da Universidade. O sistema também pode ser configurado para determinado grupo de servidores, por período específico, com permissão para registro em unidade específica, que não seja seu local de trabalho. Em ambientes em que esse tipo de mobilidade se faz necessário, o diretor deve solicitar à ProRH a configuração do sistema. Exemplo: um servidor do setor de manutenção, lotado no Departamento de Manutenção e Operação da Infraestrutura (Demai), que esteja realizando serviços na Escola de Educação Física, não precisaria voltar ao seu setor para fechar o expediente.

No caso de uma atividade cumprida eventualmente fora da UFMG, o registro deve ser feito no Boletim de Serviço Externo que, com autorização da chefia, será lançado no final do mês para abonar aquele dia de trabalho.

Já existe esse Boletim de Serviço Externo?

A Universidade está providenciando a confecção desse boletim e de outros materiais, como a folha de ponto que eventualmente será usada no caso de defeitos da máquina. O ideal é utilizar modelos padronizados.

Os boletins de ocorrência para atividades externas devem ser preenchidos necessariamente no mesmo dia?

O ideal é que o boletim seja registrado antes, com previsibilidade. Mas também pode ser processado no dia, ou posteriormente, até o final do mês, pelo próprio servidor ou pela chefia. É importante fazer o boletim logo após o fato ter ocorrido, enquanto está na memória das pessoas. Trata-se de um instrumento dinâmico, pois a ideia é que o ponto eletrônico venha para melhorar a rotina e não coibir o bom andamento de um setor.

Em cada setor haverá um servidor responsável por esses documentos?

Sim. Todo setor tem uma seção de pessoal ou equivalente. Seus servidores, designados pelo diretor, terão senha de acesso ao sistema e serão responsáveis por esses procedimentos. Em última instância, o responsável pelo ponto é o diretor, que tem a prerrogativa de avalizar e até de não aceitar um boletim de ocorrência. O boletim é um documento que respalda o diretor, no caso de algum questionamento, já que ele vai abonar aquela ocorrência.

Serão disponibilizados formulários para justificativas de ausências, atrasos, saídas antecipadas e outras ocorrências relacionadas ao controle de frequência? Como, quando e por quem?

A folha de ponto manual e os formulários serão padronizados, mas não se trata de uma camisa de força. Algumas unidades querem criar os próprios formulários, para comandos internos específicos, o que será possível.

Qual será a dinâmica desses procedimentos?

À medida que os fatos forem ocorrendo, o gestor vai lançando os dados no sistema e abonando, para evitar atropelos no final do prazo, que é de cinco dias úteis após o final de cada mês.

Quem será o servidor responsável por avisar o setor de suporte que a máquina está em manutenção e providenciar o registro manual?

Praticamente todas as máquinas estão próximas a portarias. Caso haja problemas sem que ninguém perceba, como um pico de energia elétrica, que cause dificuldade na hora de registrar o ponto, a ideia é que a pessoa mais próxima – quase sempre o porteiro – seja avisado e entre em contato com a seção de pessoal local. Se ela não conseguir resolver o problema, vai chamar o administrador de rede, que fará contato com o Departamento de Logística e Operações (DLO), órgão da Pró-reitoria de Administração (PRA) que acionará a empresa responsável. Nesse intervalo, prevalece o registro manual de frequência.

A apuração do ponto será automática, ou seja, os dados serão enviados diretamente ao Departamento de Administração de Pessoal (DAP), ou ocorrerá processamento interno antes do encaminhamento dos dados para aquele órgão?

Hoje, as seções de pessoal usam o sistema interno Administração Pessoal/Ocorrências – APO-02 para lançar as faltas, a partir da apuração das folhas de frequência. Posteriormente, elas são registradas, no Siape, pelo Departamento de Administração de Pessoal (DAP). O que muda agora é apenas a interface: em vez de verificar cada folha de presença, a seção de pessoal já terá um relatório gerado pela máquina do ponto. Esse relatório estará no sistema, e seu acesso será feito pela pessoa responsável mediante senha. Esses lançamentos devem ser feitos no máximo até o quinto dia útil após o final de cada mês.

Será possível trabalhar aos sábados, feriados e domingos para compensação de carga horária semanal ou mensal? Em caso positivo, quais as providências ou procedimentos para que isso possa acontecer?

Não há alterações com relação ao que já ocorria antes, mas sempre de comum acordo com a chefia. O servidor pode cumprir sua carga horária pela manhã, à tarde, à noite, de madrugada, sábado, domingo, feriado, desde que a chefia autorize. O relógio de ponto estará à disposição por 24 horas, e o servidor deve cumprir sua jornada mensal. Trabalho em horários excepcionais deve ser previamente autorizado pela chefia e homologado pelo diretor.

Como ficarão os rodízios normalmente previstos para os feriados e recessos de final de ano?

Uma vez definido pelo reitor, o dia de rodízio ou de dispensa vai ser abonado pela chefia. Já o rodízio de final de ano é diferente: todo ano é publicado um instrumento legal do governo federal que prevê a compensação desse período ao longo dos meses que o antecedem. Assim, para ter direito à semana de recesso, o servidor deverá ter trabalhado – e registrado no relógio do ponto – o tempo equivalente nos dias anteriores.

O sistema de controle a ser implantado dará acesso online aos profissionais para acompanhamento de sua frequência durante o mês?

Estamos procurando fazer uma interface desse sistema com o MinhaUFMG. Cada servidor visualizará os próprios dados de frequência, enquanto os servidores da seção de pessoal terão acesso aos dados de todas as pessoas lotadas naquele órgão.

Os funcionários terceirizados também terão controle de ponto?

Sim. O cronograma de implantação está sendo definido pela UFMG.

O artigo 9 da portaria 113 prevê homologação de relatório mensal de frequência dos funcionários pela diretoria. Qual é a data limite para que essa homologação seja feita?

Cinco dias úteis após o último dia útil do mês.

Como ficam as horas de trabalho acumuladas em banco de horas antes da implantação do ponto (férias cumpridas parcialmente, horas extras etc.)? Essas horas poderão ser gozadas e justificadas sem o risco de corte de ponto?

Casos dessa natureza terão que ser justificados, mas não deveriam existir. Férias não gozadas não são previstas em lei. Muitos diretores e chefes reclamam que assumem um cargo e encontram servidores nessa situação. Isso é um problema, mas não por causa do ponto eletrônico, e sim porque acontecia antes. O ideal é resolver esse tipo de situação mediante negociação com a chefia. A expressão “banco de horas” é proibida pela legislação. O que pode ocorrer é a compensação de um mês para o mês seguinte, seja para cumprir horas que não foram trabalhadas ou para descontar horas trabalhadas a mais.

Há tolerância para atrasos eventuais ou chegadas antecipadas sem a necessidade de justificativa assinada pela chefia ou direção?

O servidor tem seu horário, que pode variar, sempre em comum acordo com a chefia. Um servidor que faz atendimento ao público, por exemplo, não pode atrasar uma hora simplesmente porque sabe que pode sair uma hora depois. A chefia é quem decide se o horário pode ser mudado, de acordo com a tarefa a ser executada.

Ao longo da semana, o servidor pode mudar seus horários de trabalho?

Sempre com o aval da chefia.

Como proceder em caso de mal-estar como, por exemplo, uma gripe forte ou febre, para os quais não se julgue necessário procurar um médico? O servidor deve obrigatoriamente ir ao médico e solicitar atestado?

Como ocorre atualmente, cabe à chefia abonar, se considerar razovável. Apenas haverá mais formalismo na concessão dos abonos. Mas todos os direitos previstos em lei serão lançados na frequência, sem problema.

Qual a jornada máxima diária?

É de duas horas além da jornada normal de cada servidor.

Poderá ser cumprida a carga horária semanal ou mensal de forma concentrada? Exemplo: carga horária semanal de 40 horas cumprida integralmente em três ou quatro dias de trabalho.

Isto não está previsto na legislação e, portanto, também não é contemplado na Portaria 113/2013. Todo o funcionamento excepcional deve ser previamente autorizado pela chefia e homologado pelo diretor.

No caso de funcionários que tenham filhos na Umei/UFMG, será possível tratamento diferenciado no registro de ponto, uma vez que a creche tem horários rígidos de entrada e saída das crianças?

Basta que o servidor combine com a chefia horários de saída e retorno que atendam às suas necessidades e também às do setor, como já ocorre atualmente.

A UFMG pretende fazer avaliações permanentes para ajustes e mudanças do sistema de registro eletrônico de ponto?

Sim. Mensalmente serão avaliados os problemas, sobretudo nessa fase inicial. A Universidade tem uma diversidade de cargos, funções e horários de trabalho. O processo precisa ser avaliado, para eventuais ajustes.

Em alguns setores, problemas de espaço físico e de equipamentos são resolvidos com funcionamento em turnos, permitindo o compartilhamento de salas, mesas e equipamentos. Isto será possível com a implantação do ponto eletrônico?

Desde que cada servidor cumpra a jornada prevista em seu contrato de trabalho e em acordo com a chefia.

Em setores que funcionam em dois ou mais prédios, as equipes devem registrar presença em um só local?

O ponto deve ser registrado no setor de trabalho em que o servidor estiver lotado.

Que tipo de situação médica justifica falta parcial em um dia de trabalho?

Há uma legislação que trata dos tipos de tratamento médico que justificam ausência – aqui na UFMG, pode ser consultado a respeito o Serviço de Atenção à Saúde do Trabalhador (Sast). O chamado Atestado de Comparecimento, assinado pelo médico, nem sempre é suficiente para cobrir todo o tempo que o servidor gastou no deslocamento até o consultório médico. Mas a chefia deve ter o bom senso de incluir o período de deslocamento ao abonar as horas de ausência, desde que seja um tempo razoável. Nada muda em relação aos procedimentos que deveriam estar sendo adotados na vigência do registro manual de frequência.

Ilustrações: Saulo Tironi