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Nº 1805 - Ano 39
28.01.2013
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Ana Rita Araújo
Ao realizar sua matrícula para o primeiro semestre de 2013, o aluno veterano de graduação talvez nem perceba, por trás de uma interface mais simples, a adoção de um sistema que representa um salto de qualidade nos processos de gestão acadêmica da UFMG. A partir de agora, esse usuário vai se beneficiar do resultado de quatro anos de esforços de diversos setores da Universidade, com o novo sistema de graduação, que está sendo implantado sob responsabilidade de comissão instituída pelo reitor Clélio Campolina Diniz.
O trabalho incluiu a criação de ambiente virtual que, além de permitir diálogo entre dados da graduação e da pós-graduação, atende a todas as rotinas das equipes encarregadas do registro de fatos relacionados aos alunos da instituição. Criada para simplificar e otimizar procedimentos, a plataforma oferece, entre outras inovações, mecanismos para acompanhamento de atos da vida acadêmica que compõem o currículo, como participação em eventos e publicação de papers.
De acordo com a pró-reitora de Graduação, professora Antônia Vitória Aranha, a implantação “facilitará enormemente o planejamento e as tarefas de todos os setores envolvidos”, já que a ferramenta usada desde 1990 vinha gerando sobrecarga de atividades, em especial para os colegiados de curso. Uma das dificuldades que agora deixam de ocorrer é a existência de bases distintas para aplicativos que precisam estar conectados, como o diário eletrônico – no qual o professor lança a nota – e o histórico do aluno. A necessidade de fazer transitar dados entre sistemas gerava tarefas noturnas e processos demorados de atualização de informações. “Não só o sistema foi todo passado a limpo, como também as práticas e as rotinas de trabalho”, enfatiza a professora Maria Tereza Gonçalves Diniz, que integra a comissão.
O grande desafio da equipe foi criar ambiente tecnológico que oferecesse ganhos para usuários e gestores, sem perder as informações que a Universidade guarda há décadas, referentes a todo aluno de graduação que já passou por suas salas de aula e laboratórios. “No total, foram migrados aproximadamente dez milhões de registros – ou atos que compõem o histórico escolar de cada aluno – referentes a cerca de 177 mil estudantes”, informa a coordenadora da comissão, Ana Lúcia Diniz.
Tais informações passaram a compor banco que possui dados de mais de 343 mil discentes de todos os níveis, incluindo os de disciplinas isoladas e da pós-graduação. A migração foi realizada de 5 a 25 de janeiro, período em que o acesso ao sistema foi suspenso, como anunciado em dezembro aos colegiados de cursos. “Agradecemos a compreensão da comunidade acadêmica, pois não teria sido possível fazer a transposição simultaneamente com qualquer eventual atualização de dados na antiga plataforma”, comenta Carlos Alfeu Furtado da Fonseca, diretor do Centro de Computação (Cecom), destacando que a ferramenta proposta precisava ser capaz de interpretar informações do sistema antigo e torná-las disponíveis nas bases atuais.
Outra vantagem do novo sistema, segundo Daniele Zárate, diretora do Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA), é levar o conceito de flexibilização curricular a um novo patamar, já que oferece ao estudante mais liberdade para planejar seu trajeto durante o curso. “Esse aspecto será percebido mais claramente no segundo semestre do ano, quando todas as funções estiverem disponíveis para os usuários”, acrescenta Ana Lúcia Diniz.
Para lidar com a nova ferramenta, cerca de 300 servidores, entre técnicos e docentes, passarão por treinamento escalonado até junho deste ano, em atividades presenciais e semipresenciais, apoiadas no aplicativo Moodle, ambiente virtual de aprendizagem que já serve de base para o contato permanente entre docentes e alunos. A coordenadora do treinamento, professora Maria Tereza Gonçalves Diniz, explica que, com o apoio de equipe da Rede de Desenvolvimento de Práticas de Ensino Superior (Giz), são utilizadas ferramentas interativas, como fóruns, glossários e material didático multimidiático, que podem ser acessados pelos servidores a qualquer momento. “A intenção é criar uma comunidade de prática, ou seja, um grupo de pessoas que se une em torno de um mesmo tópico ou interesse”, explica. Assim como o sistema terá implantação gradual, também o treinamento vem sendo realizado em fases.
Além dos fóruns com perguntas e respostas, será mantido serviço de help desk para os usuários. Presente ao primeiro treinamento, a professora Thais Horta, coordenadora do colegiado do curso de Farmácia, afirma que a nova ferramenta é “mais simples, moderna e amigável”. Como exemplos das vantagens, ela cita a visualização de vários tipos de relatórios e a redução do tempo de realização de tarefas.
Maria Tereza comenta que o treinamento não tem por objetivo ensinar novas tarefas aos servidores, pois eles sabem os procedimentos a adotar. “Eles vão continuar realizando as atividades de sempre com uma tecnologia nova”, explica.
O sistema foi desenvolvido pelo Laboratório Synergia, do Departamento de Ciência da Computação do Instituto de Ciências Exatas (ICEx), com o apoio do Cecom, sob a supervisão da Diretoria de Tecnologia da Informação. Todo o processo contou com o envolvimento do DRCA, da Pró-reitoria de Graduação e consultas às diversas instâncias da Universidade envolvidas diretamente com o sistema acadêmico.