Dez anos depois do segundo diagnóstico, o panorama dos arquivos na UFMG mudou consideravelmente. A DIARQ, munida de dados sobre a massa documental acumulada, orientou suas ações no sentido de estabelecer e coordenar o Sistema de Arquivos, procedendo à eliminação de documentos dentro dos procedimentos fixados pela lei. Além disso, investiu em treinamentos para os servidores, na publicação de obras de referência – como o Manual de Gestão de Documentos Arquivísticos – e na conscientização da comunidade universitária a respeito da aplicação dos instrumentos de gestão de documentos, como o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos às Atividades-fim das IFES. O quadro de arquivistas da UFMG também cresceu, possibilitando a lotação de profissionais especializados nos arquivos setoriais e na própria DIARQ.

Como ocorre em qualquer instituição, as atividades da UFMG se viabilizam pela intensa produção e circulação de documentos, hoje em grande parte criados e tramitados em meio digital, por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), implantando em 2019 e cujo uso se disseminou no ambiente institucional a partir do ano de 2020. A transição para o meio digital tem alterado significativamente a feição do arquivo institucional, embora não tenha determinado o fim da produção de documentos em papel, nem eliminado os problemas relativos à gestão e à preservação de documentos em suportes tradicionais. Neste sentido, estudos recentes têm evidenciado a persistência de situações de “entulhamento” e armazenamento inadequado de documentos em espaços da universidade (VOLPIN JUNIOR, 2022).

Assim, os problemas relativos à gestão dos documentos ainda existem e são reportados cotidianamente pelos diversos setores de trabalho, que, atualmente, enfrentam o duplo desafio de gerenciar os documentos em papel e aqueles gerados em meio digital, especialmente os processos criados no Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Diante do uso crescente do SEI como principal ferramenta de produção de documentos na UFMG, faz-se necessário avaliar e planejar ações estratégicas para lidar com a massa de documentos em suporte papel, de modo a liberar espaço físico nas unidades acadêmicas e administrativas e a preparar os setores para iniciar a gestão dos documentos nato-digitais.

Deste modo, é preciso atualizar os dados do diagnóstico realizado entre 2013 e 2014, como meio de obter  um retrato atual da situação dos arquivos da universidade e  de planejar as ações futuras relacionadas à preservação dos documentos que espelham o funcionamento da instituição para fins de prova e cumprimento de dispositivos legais e testemunham seus quase cem anos de atuação no cenário da instrução pública de nível superior no Brasil.

OBJETIVO GERAL

Atualizar o diagnóstico dos arquivos da UFMG, identificando a composição, extensão, estado de conservação e a dispersão dos conjuntos documentais acumulados nas unidades administrativas e acadêmicas, de modo a subsidiar a elaboração de programas de gestão e preservação no âmbito da política arquivística da UFMG.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Mapear a universidade em todos os seus campi e unidades acadêmicas, administrativas e especiais;
• Coletar dados sobre os conjuntos documentais armazenados em cada unidade;
• Tabular os dados coletados e produzir relatório consubstanciado, de modo a informar o planejamento de ações subsequentes.