Sistema de Arquivos

A Universidade Federal de Minas Gerais dispõe de sistemas de informação que desempenham funções específicas de suporte à gestão acadêmica e administrativa. Este aspecto é de grande relevância para a gestão documental, pois estes sistemas produzem e devem conservar informações vitais que documentam a dinâmica institucional e, ao mesmo tempo, modificam os processos tradicionais de produção, uso, arranjo e acesso à informação. O Sistema de Arquivos proposto para a UFMG busca integrar, de modo adequado, esta dinâmica, de maneira a garantir a preservação, a seleção/eliminação racional (com base em critérios arquivísticos) e o acesso à informação produzida por estes meios mediante uma gestão documental institucionalizada e integrada.

O Sistema de Arquivos é o conjunto de órgãos arquivísticos que se relacionam entre si com vistas a promover a gestão continuada dos documentos de arquivo. Tem por objetivo assegurar a conservação, a proteção, e o acesso aos documentos para defesa de direitos ou como elementos de prova, informação ou fonte para a pesquisa científica. O Sistema de Arquivos da UFMG é composto por:

Vinculada à Reitoria, é o órgão central do Sistema, responsável pela operacionalização das políticas de arquivo, pela normalização e orientação dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos setoriais da instituição e a promoção de eventos técnicos e científicos na área.

Composta permanentemente por funcionários da Diarq e alternadamente por gestores e corpo docente. A CPAD Central é responsável por acompanhar as atividades de avaliação de documentos e exercer outras atribuições definidas em Lei.

Vinculados tecnicamente à DIARQ, são os responsáveis pela operacionalização das políticas de arquivo e por custodiar os arquivos nas Unidades.

O Arquivo Setorial da UNIDADE será vinculado diretamente à Diretoria da Unidade e formalizado mediante resolução específica da unidade, aprovada pela congregação.

O servidor responsável pelo arquivo, preferencialmente um arquivista ou técnico de arquivo, será subordinado administrativamente à diretoria da UNIDADE e tecnicamente à Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG.

Compete ao Arquivo Setorial:
I – Coordenar a implantação de serviços arquivísticos da Universidade Federal de Minas Gerais no âmbito da UNIDADE.
I.I Compreende-se por serviços arquivísticos:
– Estabelecer interface com os setores acadêmicos e administrativos, assessorando direta ou indiretamente quanto à organização e conservação do conjunto de documentos produzidos e recebidos pela UNIDADE.
– Orientar os servidores quanto a conscientização da produção de multicópias de documentos.
– Implementar a classificação e avaliação dos documentos na fase corrente e intermediária.
– Salvaguardar e descrever à documentação permanente.
– Promover o acesso à documentação de guarda permanente aos consulentes.
– Adotar medidas necessárias à conservação de documentos.

Compostas por funcionários das unidades, devem ser responsáveis por acompanhar as atividades de avaliação de documentos das Unidades Acadêmicas e Administrativas.

Cabe à UNIDADE instituir a Comissão Setorial Permanente de Avaliação de Documentos (CSPAD/ UNIDADE) por meio de portaria da Diretoria.

Compete à Comissão Setorial Permanente de Avaliação de Documentos (CSPAD/ UNIDADE):
I – Avaliar os documentos produzidos e recebidos no âmbito da Unidade.
II – Submeter as listagens de eliminação à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Central (CPAD-Central).
III – Implementar as orientações emanadas pela Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG (DIARQ-UFMG), bem como participar de reuniões, eventos e treinamentos que contribuem para os trabalhos da CSPAD/ UNIDADE.

Nos anos de 2013 e 2014, a Diretoria de Arquivos Institucionais realizou um diagnóstico das massas documentais acumuladas nas unidades administrativas e acadêmicas da UFMG. O diagnóstico identificou o total de 23.416 metros lineares de documentos textuais distribuídos em 655 salas ou depósitos. Os relatórios produzidos a partir do diagnóstico são importante referência para o planejamento da política de arquivos da UFMG.