De acordo com a Lei nº. 8.159/91, a gestão de documentos consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
A Universidade Federal de Minas Gerais, enquanto instituição pública federal deve seguir diretrizes e instrumentos técnicos de gestão arquivística emanadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.
Sendo assim, para iniciar o processo político de gestão de arquivos, é necessário constituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação, seja para eliminação ou para conservação permanente.
Composta por uma equipe multidisciplinar, a comissão deve considerar a legislação específica e as necessidades administrativas da instituição. É ela o órgão máximo deliberativo sobre os arquivos da instituição. Acréscimos às tabelas de temporalidade e aos planos de classificação, bem como listagens de eliminação de documentos devem ser deliberados primeiramente por este órgão e, a seguir, pelo Arquivo Nacional, na esfera federal.
Desde de 2011, por meio da Portaria nº 092/2011, as Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) contam com o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Fim para classificar, arquivar e destinar adequadamente os conjuntos de documentos arquivísticos.
Código de classificação e Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo federal (Portaria nº 174, de 23 de setembro de 2024)
1 file(s) 2.36 MBO Arquivo Nacional aprovou, por meio da Portaria AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024, a versão atualizada dos instrumentos de gestão de documentos que devem ser utilizados pelos órgãos e entidades do Poder Executivo federal, em substituição aos instrumentos aprovados pela Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020 (revogada)
Orientações em relação aos documentos contábeis para futura eliminação referentes a Execução Orçamentária, Financeira e Patrimonial da UFMG
1 file(s) 4.40 MBBase de conhecimento – Elaboração de Minutas de Eliminação de Documentos
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