A Universidade Federal de Minas Gerais dispõe de sistemas de informação que desempenham funções específicas de suporte à gestão acadêmica e administrativa. Este aspecto é de grande relevância para a gestão documental, pois estes sistemas produzem e devem conservar informações vitais que documentam a dinâmica institucional e, ao mesmo tempo, modificam os processos tradicionais de produção, uso, arranjo e acesso à informação. O Sistema de Arquivos proposto para a UFMG busca integrar, de modo adequado, esta dinâmica, de maneira a garantir a preservação, a seleção/eliminação racional (com base em critérios arquivísticos) e o acesso à informação produzida por estes meios mediante uma gestão documental institucionalizada e integrada.
O Sistema de Arquivos é o conjunto de órgãos arquivísticos que se relacionam entre si com vistas a promover a gestão continuada dos documentos de arquivo. Tem por objetivo assegurar a conservação, a proteção, e o acesso aos documentos para defesa de direitos ou como elementos de prova, informação ou fonte para a pesquisa científica. O Sistema de Arquivos da UFMG é composto por:
Vinculada à Reitoria, é o órgão central do Sistema, responsável pela operacionalização das políticas de arquivo, pela normalização e orientação dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos setoriais da instituição e a promoção de eventos técnicos e científicos na área.
Composta permanentemente por funcionários da Diarq e alternadamente por gestores e corpo docente. A CPAD Central é responsável por acompanhar as atividades de avaliação de documentos e exercer outras atribuições definidas em Lei.
Composição da CPAD Central (Portaria Nº 8.693, de 25 de setembro de 2023):
MEMBROS: · JOSÉ FRANCISCO GUELFI CAMPOS (Presidente) · MARIA JULIANA NUNES DA SILVA · ELIANE BEZERRA LIMA · DANIEL DE BRITO PAIXÃO · PEDRO RIBEIRO BOTTI · CÉLIA SCHNEIDER · MARCOS VOLPIN JUNIOR · JÚNIA TEREZINHA MORAIS RAMOS · ERIVELTO MARTINS DA PAIXÃO · JANICE PEREIRA DA COSTA · RENATO PINTO VENÂNCIO · MARTA ELOÍSA MELGAÇO NEVES · TARCÍSIO RODRIGUES BOTELHO · ADRIANEAPARECIDA VIDAL COSTA · MÔNICA SETTE LOPES · SIELEN BARRETO CALDAS DE VILHENA |
Vinculados tecnicamente à DIARQ, são os responsáveis pela operacionalização das políticas de arquivo e por custodiar os arquivos nas Unidades.
O Arquivo Setorial da UNIDADE será vinculado diretamente à Diretoria da Unidade e formalizado mediante resolução específica da unidade, aprovada pela congregação.
O servidor responsável pelo arquivo, preferencialmente um arquivista ou técnico de arquivo, será subordinado administrativamente à diretoria da UNIDADE e tecnicamente à Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG.
Compete ao Arquivo Setorial:
I – Coordenar a implantação de serviços arquivísticos da Universidade Federal de Minas Gerais no âmbito da UNIDADE.
I.I Compreende-se por serviços arquivísticos:
– Estabelecer interface com os setores acadêmicos e administrativos, assessorando direta ou indiretamente quanto à organização e conservação do conjunto de documentos produzidos e recebidos pela UNIDADE.
– Orientar os servidores quanto a conscientização da produção de multicópias de documentos.
– Implementar a classificação e avaliação dos documentos na fase corrente e intermediária.
– Salvaguardar e descrever à documentação permanente.
– Promover o acesso à documentação de guarda permanente aos consulentes.
– Adotar medidas necessárias à conservação de documentos.
Compostas por funcionários das unidades, devem ser responsáveis por acompanhar as atividades de avaliação de documentos das Unidades Acadêmicas e Administrativas.
Cabe à UNIDADE instituir a Comissão Setorial Permanente de Avaliação de Documentos (CSPAD/ UNIDADE) por meio de portaria da Diretoria.
Compete à Comissão Setorial Permanente de Avaliação de Documentos (CSPAD/ UNIDADE):
I – Avaliar os documentos produzidos e recebidos no âmbito da Unidade.
II – Submeter as listagens de eliminação à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Central (CPAD-Central).
III – Implementar as orientações emanadas pela Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG (DIARQ-UFMG), bem como participar de reuniões, eventos e treinamentos que contribuem para os trabalhos da CSPAD/ UNIDADE.
Comissões Setoriais Permanentes de Avaliação de Documentos (Vigentes)
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Unidade |
Documento |
Membros |
Validade |
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Biblioteca Universitária |
Portaria n.º 18, de 27 de agosto de 2018 |
· Sindier Antônia Alves (Presidente); · Kátia Lucia Pacheco; · Cleide Vieira de Faria; · Edilea César Carvalho. |
Indeterminada |
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Departamento de Logística de Suprimentos e de Serviços Operacionais |
Portaria n.º 8.948, de 02 de outubro de 2023 |
· Eliane Bezerra Lima (Presidente); · Veríssina de Fátima Pereira de Abreu; · Lívio Santos Soares. |
02/10/2025 |
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Diretoria de Avaliação Institucional |
Portaria n.º 01, de 17 de setembro de 2024 |
· Juliana Bárbara Barros Melo (Presidente); · Larissa do Nascimento Viana; · Priscilla Gonçalves Versiani. |
17/09/2026 |
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Escola de Arquitetura |
Portaria n.º 012, de 26 de agosto de 2024 |
· Fernanda Emilia de Morais (Presidente); · Jennifer Mello; · Caroline Bicalho Maluf. |
26/08/2026 |
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Escola de Belas Artes |
Portaria n.º 200, de 11 de janeiro de 2023 |
· Arnaldo Tadeu da Silva (Presidente); · Célia Schneider; · Carlos Antônio de Souza Perini. |
Indeterminada |
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Escola de Ciência da Informação |
Portaria n.º 1332, de 16 de fevereiro de 2023 |
· Ione Alves de Souza (Presidente); · Maurílio Oliveira Silva; · Mariana Batista do Nascimento. |
16/02/2025 |
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Escola de Educação Física, Fisioterapia e Terapia Ocupacional |
Portaria n.º 1.727 de 1º de março de 2023 |
· Iara Souto Ribeiro Silva (Presidente); · Danilo Francisco de Souza Lage; · César Teixeira Castilho; · Mariana Maia Oliveira Sunemi; · Rafael Coelho. |
Indeterminada |
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Escola de Veterinária |
Portaria nº 7.439, de 23 de agosto de 2024 |
Wilma Carlesso (Presidente); Cláudia Rizzo; Bruno Maspoli Ferreira Lima. |
23/08/2026 |
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Faculdade de Direito |
Portaria n.º 7.951, de 31 de agosto de 2023 |
· Cláudia Queiroz de Almeida (Presidente); · Wellerson Alves de Roma; · Ana Paula Pires Lobato Rodrigues. |
Indeterminada |
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Faculdade de Farmácia |
Portaria nº 7.694, de 30 de agosto de 2024 |
· Pedro Ribeiro Botti (Presidente); · Mario Augusto de Moura Bueno; · Gabriel Rotsen Pereira. |
30/08/2026 |
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Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas |
Portaria n.º 7.681, de 29 de agosto de 2024 |
· Rogério Duarte do Pateo (Presidente); · Solange Angélica Rodrigues do Amaral Ribeiro; · Ronald Marcelo Tótaro; · Miriam Hermeto de Sá Motta; · Nísio Antônio Teixeira Ferreira. |
Indeterminada |
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Faculdade de odontologia |
Portaria n.º 60 de 26 de junho de 2023 |
· Raquel Gonçalves Vieira de Andrade (Presidente); · Camilla Aparecida Silva de Oliveira Lima; · Ivan Doche Barreiros; · Bruna Genari Degrazia; · Valquíria Correa Pontes; · Lucas Guimarães Abreu; · Gregory Kwan Chein Hoo. |
26/06/2025 |
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Instituto de Ciências Biológicas |
Portaria n.º 8.275, de 14 setembro de 2023 |
· Élida Mara Leite Rabelo (Presidente); · Janaína Edwiges Miranda; · Sandra Lúcia Profeta; · Tatiana Gomes Almeida. |
14/09/2025 |
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Pró-reitoria de Assuntos Estudantis |
Portaria n.º 10.681, de 22 de novembro de 2023 |
· Renan Alves Menezes (Presidente); · Daniela Bastos Moura; · Lígia Mara Sabino. |
22/11/2025 |
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Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento |
Portaria n.º 166, de 10 de janeiro de 2023 |
· Janice Pereira da Costa (Presidente); · Erivelto Martins da Paixão; · Alexandre Naves Magalhães. |
10/01/2025 |
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Pró-reitoria de Pós-graduação |
Portaria nº 7.686, de 30 de agosto de 2024 |
· Elenice Virginia Telles (Presidente); · Flávia Gomes de Oliveira Lopes; · Juliana Miranda Silva. |
30/08/2026 |
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Pró-reitoria de Recursos Humanos |
Portaria n.º 1541, de 24 de fevereiro de 2023 |
· Leônor Gonçalves (Presidente); · Mário Rodrigues Araújo; · Rafael Januário de Oliveira da Silva; · Jasiel Márcio de Oliveira; · George Fredman Santos Oliveira; · Juliene Silva Vilela. |
Indeterminada |
Atualizado em: 19 de setembro de 2024
Um diagnóstico arquivístico é um processo de análise e avaliação sistemática dos sistemas de gestão de documentos e arquivos de uma organização. Ele visa identificar a eficácia e eficiência das práticas arquivísticas, avaliar o estado dos documentos, verificar a conformidade com normas e regulamentações, e propor melhorias. O diagnóstico arquivístico é fundamental para garantir a preservação, acessibilidade e integridade dos documentos ao longo do tempo, contribuindo para uma gestão arquivística eficiente e alinhada às necessidades da instituição.