Sistema de Arquivos

A Universidade Federal de Minas Gerais dispõe de sistemas de informação que desempenham funções específicas de suporte à gestão acadêmica e administrativa. Este aspecto é de grande relevância para a gestão documental, pois estes sistemas produzem e devem conservar informações vitais que documentam a dinâmica institucional e, ao mesmo tempo, modificam os processos tradicionais de produção, uso, arranjo e acesso à informação. O Sistema de Arquivos proposto para a UFMG busca integrar, de modo adequado, esta dinâmica, de maneira a garantir a preservação, a seleção/eliminação racional (com base em critérios arquivísticos) e o acesso à informação produzida por estes meios mediante uma gestão documental institucionalizada e integrada.

O Sistema de Arquivos é o conjunto de órgãos arquivísticos que se relacionam entre si com vistas a promover a gestão continuada dos documentos de arquivo. Tem por objetivo assegurar a conservação, a proteção, e o acesso aos documentos para defesa de direitos ou como elementos de prova, informação ou fonte para a pesquisa científica. O Sistema de Arquivos da UFMG é composto por:

Vinculada à Reitoria, é o órgão central do Sistema, responsável pela operacionalização das políticas de arquivo, pela normalização e orientação dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos setoriais da instituição e a promoção de eventos técnicos e científicos na área.

Composta permanentemente por funcionários da Diarq e alternadamente por gestores e corpo docente. A CPAD Central é responsável por acompanhar as atividades de avaliação de documentos e exercer outras atribuições definidas em Lei.

Composição da CPAD Central (Portaria Nº 8.693, de 25 de setembro de 2023):

MEMBROS:

·      JOSÉ FRANCISCO GUELFI CAMPOS (Presidente)

·      MARIA JULIANA NUNES DA SILVA

·      ELIANE BEZERRA LIMA

·      DANIEL DE BRITO PAIXÃO

·      PEDRO RIBEIRO BOTTI

·      CÉLIA SCHNEIDER

·      MARCOS VOLPIN JUNIOR

·      JÚNIA TEREZINHA MORAIS RAMOS

·      ERIVELTO MARTINS DA PAIXÃO

·      JANICE PEREIRA DA COSTA

·      RENATO PINTO VENÂNCIO

·      MARTA ELOÍSA MELGAÇO NEVES

·      TARCÍSIO RODRIGUES BOTELHO

·      ADRIANEAPARECIDA VIDAL COSTA

·      MÔNICA SETTE LOPES

·      SIELEN BARRETO CALDAS DE VILHENA

Vinculados tecnicamente à DIARQ, são os responsáveis pela operacionalização das políticas de arquivo e por custodiar os arquivos nas Unidades.

O Arquivo Setorial da UNIDADE será vinculado diretamente à Diretoria da Unidade e formalizado mediante resolução específica da unidade, aprovada pela congregação.

O servidor responsável pelo arquivo, preferencialmente um arquivista ou técnico de arquivo, será subordinado administrativamente à diretoria da UNIDADE e tecnicamente à Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG.

Compete ao Arquivo Setorial:
I – Coordenar a implantação de serviços arquivísticos da Universidade Federal de Minas Gerais no âmbito da UNIDADE.
I.I Compreende-se por serviços arquivísticos:
– Estabelecer interface com os setores acadêmicos e administrativos, assessorando direta ou indiretamente quanto à organização e conservação do conjunto de documentos produzidos e recebidos pela UNIDADE.
– Orientar os servidores quanto a conscientização da produção de multicópias de documentos.
– Implementar a classificação e avaliação dos documentos na fase corrente e intermediária.
– Salvaguardar e descrever à documentação permanente.
– Promover o acesso à documentação de guarda permanente aos consulentes.
– Adotar medidas necessárias à conservação de documentos.

Compostas por funcionários das unidades, devem ser responsáveis por acompanhar as atividades de avaliação de documentos das Unidades Acadêmicas e Administrativas.

Cabe à UNIDADE instituir a Comissão Setorial Permanente de Avaliação de Documentos (CSPAD/ UNIDADE) por meio de portaria da Diretoria.

Compete à Comissão Setorial Permanente de Avaliação de Documentos (CSPAD/ UNIDADE):
I – Avaliar os documentos produzidos e recebidos no âmbito da Unidade.
II – Submeter as listagens de eliminação à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Central (CPAD-Central).
III – Implementar as orientações emanadas pela Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG (DIARQ-UFMG), bem como participar de reuniões, eventos e treinamentos que contribuem para os trabalhos da CSPAD/ UNIDADE.

Comissões Setoriais Permanentes de Avaliação de Documentos (Vigentes)

Unidade

Documento

Membros

Validade

Biblioteca Universitária

Portaria n.º 18, de 27 de agosto de 2018

· Sindier Antônia Alves (Presidente);

· Kátia Lucia Pacheco;

· Cleide Vieira de Faria;

· Edilea César Carvalho.

Indeterminada

 Faculdade de Direito

Portaria n.º 7.951, de 31 de agosto de 2023

· Cláudia Queiroz de Almeida (Presidente);

· Wellerson Alves de Roma;

· Ana Paula Pires Lobato Rodrigues.

Indeterminada

Escola de Belas-Artes

Portaria n.º 200, de 11 de janeiro de 2023

· Arnaldo Tadeu da Silva (Presidente);

· Célia Schneider;

· Carlos Antônio de Souza Perini.

Indeterminada

Escola de Ciência da Informação

Portaria n.º 1332, de 16 de fevereiro de 2023

· Ione Alves de Souza (Presidente);

· Maurílio Oliveira Silva;

· Mariana Batista do Nascimento.

16/02/2025

Escola de Música

Portaria n.º 02, de 23 de fevereiro de 2018

· Rachel Mariana Mateus de Oliveira (Presidente);

· Arialisson de Freitas Fonseca;

· Paulo Henrique Pio de Oliveira.

Indeterminada

Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento

Portaria n.º 166, de 10 de janeiro de 2023

· Janice Pereira da Costa (Presidente);

· Erivelto Martins da Paixão;

· Alexandre Naves Magalhães.

10/01/2025

Pró-reitoria de Recursos Humanos

Portaria n.º 1541, de 24 de fevereiro de 2023

· Leônor Gonçalves (Presidente);

· Mário Rodrigues Araújo;

· Rafael Januário de Oliveira da Silva;

· Jasiel Márcio de Oliveira;

· George Fredman Santos Oliveira;

· Juliene Silva Vilela.

Indeterminada

Faculdade de odontologia

Portaria n.º 60 de 26 de junho de 2023

· Raquel Gonçalves Vieira de Andrade (Presidente);

· Camilla Aparecida Silva de Oliveira Lima;

· Ivan Doche Barreiros;

· Bruna Genari Degrazia;

· Valquíria Correa Pontes;

· Lucas Guimarães Abreu;

· Gregory Kwan Chein Hoo.

26/06/2025

Escola de Educação Física, Fisioterapia e Terapia Ocupacional

Portaria n.º 1.727 de 1º de março de 2023

· Iara Souto Ribeiro Silva (Presidente);

· Danilo Francisco de Souza Lage;

· César Teixeira Castilho;

· Mariana Maia Oliveira Sunemi;

· Rafael Coelho.

Indeterminada

Instituto de Ciências Biológicas

Portaria n.º 8.275 de 14 setembro de 2023

· Élida Mara Leite Rabelo (Presidente);

· Janaína Edwiges Miranda;

· Sandra Lúcia Profeta;

· Tatiana Gomes Almeida.

14/09/2025

Atualizado em: 19 de setembro de 2023

Nos anos de 2013 e 2014, a Diretoria de Arquivos Institucionais realizou um diagnóstico das massas documentais acumuladas nas unidades administrativas e acadêmicas da UFMG. O diagnóstico identificou o total de 23.416 metros lineares de documentos textuais distribuídos em 655 salas ou depósitos. Os relatórios produzidos a partir do diagnóstico são importante referência para o planejamento da política de arquivos da UFMG.