OBJETIVO: O objetivo deste procedimento é estabelecer o fluxo de atendimento às demandas das unidades para orientações referente a gestão de documentos, esclarecendo o público-alvo, meios de comunicação, demandantes, responsáveis pelo atendimento, prazos e a forma de orientação prestada pela equipe técnica.

PÚBLICO ALVO: Unidades Administrativas e Unidades Acadêmicas

MEIOS DE COMUNICAÇÃO: Todas as solicitações para visitas técnicas podem ser solicitadas por telefone, porém a equipe técnica deverá orientar ao demandante que formalize via email da Diarq info@diarq.ufmg.br para que sejam contabilizados e expostos no relatório final os registros de atendimento. O e-mail deve conter o nome do solicitante, ramal para contato, setor e unidade ao qual pertence, bem como a descrição da demanda em questão. 

DEMANDANTES:  Todas as solicitações de orientações somente poderão ser efetuadas por servidores e funcionários terceirizados, estagiários poderão apenas auxiliar na gestão de documentos, sendo orientados por um responsável do setor.

RESPONSÁVEIS PELO ATENDIMENTO: Arquivistas e Técnicos em Arquivo.

PRAZOS: O atendimento deverá ocorrer o mais breve possível, entretanto deverá haver consenso entre a agenda da Diarq e do demandante. 

ORIENTAÇÃO: A equipe da Diarq sempre vai ao local da solicitação, examina os documentos e define um plano de ação para que os servidores façam a gestão de documentos, parte-se da premissa da identificação dos documentos, a organização, a classificação e a definição dos prazos de guarda de acordo com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade das atividades meio e fim, respectivamente dispostas na Portaria do Conarq nº 47/2020 e na Portaria do MEC nº 1.261. Os documentos que de acordo com os instrumentos poderão ser eliminados deverão seguir a Lei federal n. 8.159/91, a Resolução nº 40 que foi alterada em partes pela Resolução nº 44 do Conselho Nacional de Arquivos. 

(Após homologação do processo no SEI deverá ser colocado aqui o passo a passo).

Todas as visitas devem gerar relatórios inseridos na pasta compartilhada, o que ajuda a saber onde paramos e para onde vamos. Todas as visitas devem obrigatoriamente ser agendadas no Google Agenda e inseridas do quadro branco que se encontra na sala da DIARQ, é claro que isso só vai ocorrer quando a pandemia passar. 

Todos devem estar cientes das visitas e acompanhar os relatórios e formulários, afinal caso um dos servidores se ausente sempre haverá outro para substituí-lo a altura. Os relatórios devem conter o nome dos presentes na visita tanto da DIARQ quanto do setor demandante, a situação encontrada, e as orientações dadas, deve ser feita uma pasta com o registro fotográfico do local.

Consultas de unidades administrativas e acadêmicas relativas à classificação que podem envolver até mesmo imagens de documentos devem ser enviadas por email /telegram, e devem ser respondidas rapidamente, aquelas que exigirem maior tempo para averiguação deverão ser sanadas o mais breve possível.

OBJETIVO: O objetivo deste procedimento é estabelecer o fluxo de atendimento às demandas tanto das unidades pela equipe técnica quanto para atividades administrativas.

PÚBLICO ALVO: Servidores da Diarq.

PROCEDIMENTO: A Diarq possui três emails, info@diarq.ufmg.br (utilizado pela equipe técnica e pela administração), pessoal@diarq.ufmg.br que trata apenas dos Recursos Humanos e é utilizado pela administração e o da dir@diarq@ufmg.br, de uso exclusivo do diretor e da vice-diretoria.

Emails de cunho administrativo devem ser respondidos somente por pessoas deste setor, enquanto os emails relativos às questões arquivísticas devem ser solucionados apenas pelos arquivistas/técnicos, indagações tecnológicas devem ser aclaradas pelo Marcelo que tem experiência na área, nada impede e inclusive é necessário que haja uma conversa entre as áreas que neste caso são inter relacionadas.

Todos os e-mails enviados pela DIARQ devem conter: nome do servidor, cargo, setor, e o nome da universidade. Dependendo do assunto e do tempo da sua resolução criar subpastas no e-mail criando dossiês e até mesmo classificando-os para ter um mínimo de organização, o que facilita o atendimento por parte do servidor que o iniciou, em caso de ausência do mesmo, todo histórico da conversa ajuda para que outro servidor continue dando andamento a solicitação. É desejável que todos os e-mails independentemente do assunto sejam respondidos em no máximo dois dias, excetuando aqueles cuja solução não seja tão breve, contudo, deve-se fazer um esforço para sanar a questão o mais rápido possível. Importante, antes de enviar qualquer resposta no e-mail verificar nos enviados se alguém já deu andamento no assunto.

OBJETIVO: O objetivo deste procedimento é facilitar a elaboração de documentos de forma gerenciada com a contribuição de todos os servidores da Diarq.

PÚBLICO ALVO: Servidores da Diarq.

PROCEDIMENTO: Para organizar e gerenciar a criação de documentos pela Diarq deverá ser utilizado o Aplicativo Asana que funciona tanto via web quanto pelo smartphone, sendo possível atribuir um responsável pelo projeto, assim como colocar o link do mesmo que vai estar no Google Drive o que facilita a utilização simultânea de todos os servidores, e não deixa dúvidas quanto a última versão do documento, além de permitir a elaboração de um esboço e a discussão em grupo. Todos os servidores podem atribuir tarefas, não tendo somente um responsável.

OBJETIVO: O objetivo deste procedimento é organizar os documentos em meio eletrônico que podem ser correntes, intermediários ou permanentes.

PÚBLICO ALVO: Servidores da Diarq.

PROCEDIMENTO: Todos tem acesso e podem usar a pasta compartilhada, tão logo termine a pandemia e finalmente possamos ter um acesso real, deve-se verificar realmente todos os documentos que devem permanecer na pasta compartilhada, organizando-as por meio de pastas que devem se embasar na suas construções no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade do Executivo Federal, sem arquivos soltos, de uma forma extremamente sucinta, é essencial que se evite duplicação de arquivos em pastas diferentes, será necessário nomear um servidor para que faça uma varredura mensal e corrija possíveis falhas. Os documentos que estão dentro da pasta compartilhada são armazenados no servidor da DTI, onde são realizados backups rotineiros, caso haja necessidade a Diarq também poderá realizar backups no seu dispositivo de memória externo.

OBJETIVO: O objetivo deste procedimento é direcionar as ligações, dependendo dos assuntos, para os servidores responsáveis, a fim de otimizar os serviços prestados pela DIARQ

PÚBLICO ALVO: Servidores da DIARQ.

PROCEDIMENTO: A DIARQ atualmente possui duas linhas telefônicas, uma para ser utilizada pela equipe técnica e a outra para atendimento administrativo, os ramais já estão definidos para que cada um possa executar seu trabalho de maneira individualizada.

Os atendimentos realizados por telefone devem ser registrados para fins de controle estatístico.

OBJETIVO: O objetivo deste procedimento é criar boas práticas para a utilização do grupo do Telegram da Diarq destinado a discussão de questões arquivísticas e do setor.

PÚBLICO ALVO: Servidores da Diarq.

PROCEDIMENTO: O Telegram foi escolhido pelos servidores como meio de comunicação para facilitar a troca de mensagens rápidas entre os mesmos, portanto deve ser utilizado apenas para tratar de assuntos ligados às atividades desempenhadas pela Diarq. Caso identifiquem algum usuário que não foi aceito favor providenciar a exclusão/bloqueio já que todos são administradores, qualquer inadequação favor comunicar a todo o grupo para que ações sejam tomadas, como por exemplo o bloqueio. Podem ser enviados textos, áudios, pdfs e imagens;

OBJETIVO: O objetivo deste procedimento é criar diretrizes para o arquivamento de documentos na DIARQ.

PÚBLICO ALVO: Servidores da DIARQ

RESPONSÁVEIS: Marcos e Lilian (criação de pastas e arquivamento)

PROCEDIMENTO: Os documentos arquivísticos analógicos gerados interna e externamente devem ser arquivados da seguinte maneira: os visores devem ser identificados de acordo com o assunto ao qual se referem, depois devem ser colocados em pastas suspensa e classificadas de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade das atividades meio e fim, seguindo a ordem alfabética das demais pastas que já estão dentro do armário da DIARQ. Deve ser feita uma planilha para monitoramento dos documentos com os seguintes dados: assunto dos documentos, código de classificação e prazo de guarda, definindo assim aqueles que deverão ser eliminados, cumprir prazos intermediários e os de guarda permanente.

Já os documentos em meio eletrônico tanto interno quanto externos devem estar contidos em pastas com o assunto ao qual tratam e dentro devem conter arquivos nomeados de forma sucinta. Como são em suma documentos digitalizados apenas para consulta, os servidores deverão avaliar a permanência deles dentro das pastas.

OBJETIVO: O objetivo deste procedimento é nortear como devem ser recebidos os documentos provindos de outros setores na Diarq.

PÚBLICO ALVO: Servidores da Diarq 

RESPONSÁVEIS: Todos

PROCEDIMENTO: Todos os servidores da Diarq poderão receber documentos que venham de outro setores, afinal nem todos podem estar na sala quando o fato ocorrer e os documentos não podem deixar de ser recebidos, é provável que o setor remetente peça para que se assine o caderno de protocolo confirmando o recebimento. Após o documento ser recebido deverá ser entregue ao servidor que dará encaminhamento a solicitação.

OBJETIVO: O objetivo deste procedimento é determinar como devem ser enviados os documentos para outros setores.

PÚBLICO ALVO: Servidores da DIARQ

RESPONSÁVEIS: Todos

PROCEDIMENTO: Todos os servidores da DIARQ poderão enviar documentos para outros setores, porém devem levar o caderno de protocolo, ou a cópia do documento com os dados solicitados devidamente preenchidos e com a assinatura do servidor que recebê-los.

OBJETIVO: O objetivo deste procedimento é fazer a conferência de todos os bens móveis existentes na Diarq e direcionar documentação comprobatória ao DLO.

PÚBLICO ALVO: DIARQ

RESPONSÁVEIS: Júnia

PROCEDIMENTO: Todos os anos é realizada a conferência dos bens móveis que fazem parte do patrimônio da DIARQ. O Setor de Patrimônio da Divisão de Material do DLO abre o processo no SEI Materiais: Inventário de Material Permanente e encaminha para a DIARQ com a Relação de Bens para Inventário do Exercício, constando os bens existentes com os respectivos números de patrimônio, os campos para serem preenchidos de OC ocioso; QB quebrado; NE não encontrado; SP sem plaqueta. O processo passou a ser no SEI a partir do ano de 2020.

Devemos conferir se todos os bens estão com as plaquetas com o número de patrimônio, caso não esteja, e o bem constar na planilha, devemos marcar SP sem plaqueta, bem está patrimoniado mas não está com a plaqueta.

Para os bens que estão no setor, mas não constam na planilha, devemos informar no ofício, provavelmente ainda não está patrimoniado. 

Para os bens que constam na relação e não estão no setor, devemos averiguar se o bem faz parte do patrimônio e estão em outro setor, pode estar por empréstimo ou engano, caso não sejam encontrados devemos marcar NE não encontrado.

OBJETIVO: O objetivo deste procedimento é demonstrar como funciona o recebimento e a conferência de bens cujas compras foram executadas por outros setores, mas que pertencem a  DIARQ.

PÚBLICO ALVO: DIARQ

RESPONSÁVEIS: Todos

PROCEDIMENTO: O setor responsável pelas compras da DIARQ é o Departamento de Logísticas e Suprimentos – DLO, pois deve estar previsto no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações – PGC do referente ano. Quando é recebido equipamento ou material, ele vem juntamente com a nota fiscal, o servidor que o receber deve conferir se o bem está de acordo com a nota fiscal, posteriormente, o bem deve ser testado para ver seu funcionamento, se estiver em bom estado, será batido o carimbo na nota fiscal de ateste, datando e assinando, tirar uma cópia da nota fiscal, a original deverá ser enviada ao DLO para realizar o pagamento.

A cópia da nota fiscal deve ser colocada na pasta suspensa que fica no armário da DIARQ com o visor nomeado como compras. Dentro da pasta as cópias de compras devem ser colocadas em ordem cronológica, do mais antigo para o mais recente.

OBJETIVO: estabelecer a execução orçamentária (a utilização dos créditos consignados no orçamento anual) e administrar a movimentação dos recursos financeiros, de capital e de custeio, visando a atender a realização das ações da Diarq, em conformidade com as diretrizes da PROPLAN.

PÚBLICO ALVO: Servidores da Diarq. 

RESPONSÁVEL: Erika

PROCEDIMENTO: a utilização de todo e qualquer recurso financeiro necessário depende de solicitação de repasse, que deverá ser encaminhada à PROPLAN, por meio do sistema Notes, informando os seguintes dados: A Unidade Gestora que irá executar a despesa (providenciar o empenho e o pagamento).

Nome da UG Executora: DCF

Código da UG Executora: 153062

O código do Programa de Trabalho Resumido (PTRES): 169687

A fonte de recurso detalhada

Fonte Detalhada: 8100

Natureza de Despesa: 339036 (A natureza da despesa)

Plano Interno: M20RKQ0111J (de acordo com o tipo de despesa – custeio ou capital)

Exemplo:

MEIOS DE COMUNICAÇÃO: orcamento@proplan.ufmg.br

Maiores orientações no site da PROPLAN:

https://www.ufmg.br/proplan/orientacoes-diversas/

OBS: Do mais antigo para o mais recente.

PROPOSIÇÃO: Diretoria de Arquivos Institucionais – DIARQ

ASSUNTO: Seção de Pessoal da DIARQ

OBJETIVO: Responsável por administrar e orientar os servidores da DIARQ, de acordo com a Lei 8.112/90, em suas obrigações, direitos e vantagens trabalhistas, seguindo as orientações da PRORH. Coordena ainda, anualmente.

PÚBLICO ALVO: Servidores da DIARQ

RESPONSÁVEL: Erika

PROCEDIMENTO: As informações sobre cada servidor são lançadas nos sistemas de RH abaixo: Os sistemas e as respectivas orientações de uso estão disponíveis para download na página do CECOM/UFMG: https://www.ufmg.br/dti/cecom/pagina-Inicial/aplicativos-e-sistemas/

• SISCAF – Sistema de Controle e Apuração de Frequência
• PESCAD – Pessoal e Cadastro
• PESPAD – Programa de Avaliação de Desempenho
• PESSAÚDE – Programa de Adesão ao Plano de Assistência à Saúde

ORIENTAÇÃO: programas, normas e formulários podem ser consultados na

página da PRORH: https://www.ufmg.br/prorh/

OBS: Programas, normas e formulários podem ser consultados na página da PRORH

OBJETIVO: planejar, executar e coordenar os deslocamentos à serviço e a concessão de diárias de viagens ao(s) servidor(es), colaborador(es) e convidado(s).

PÚBLICO ALVO: Servidores, colaboradores eventuais e convidados pela Diarq. 

RESPONSÁVEL: Erika

PROCEDIMENTOS: as passagens devem ser solicitadas no sistema SCDP:

http://www.scdp.mg.gov.br/scdp-web/home.xhtml

onde serão informados todos os dados da(s) pessoa(s) que irão se deslocar e o período de permanência no local de destino. Ao lançar essa informação, as diárias serão calculadas automaticamente e seus valores informados no próprio sistema. Ao concluir todo o processo, o próprio sistema encaminhará a solicitação ao primeiro proponente (a Chefia de Gabinete) para aprovação, gerando e informando um número PCDP (proposta de compra de diárias e passagens) e um outro da reserva da passagem.

Exemplo:

Número PCDP: 001080/18 

Reserva Passagem: #242

Estes números devem ser anotados e encaminhados, por e-mail, à Chefia de Gabinete (chefia@gabinete.ufmg.br), solicitando a aprovação. Após encaminhar o e-mail, é necessário ligar, informando os dados e solicitando que a Chefia de Gabinete aprove.

Proposto: RODRIGO DE FREITAS NOGUEIRA

Número PCDP: 001080/18 

Reserva Passagem: #242

Data da Viagem: 21/05/2018

Após a aprovação do Gabinete, é necessário ligar para o Setor Financeiro (ordenador da despesa) solicitando a aprovação. Contato: ramal: 4078 (Neiliane).

Ao retornar ao destino de origem o proposto deverá entregar os bilhetes de passagens juntamente com o formulário Roteiro de viagem, devidamente preenchido e assinado, para a comprovação da realização da viagem. Com a posse destes documentos, o proponente deverá entrar no SCDP, dar baixa e arquivar todo o processo.

ORIENTAÇÃO: O manual SCDP está disponível em: https://www.scdp.gov.br/Manual/Manual_do_Solicitante_do_SCDP.pdf