UFMG testa programa automatizado
de registro de diplomas

Ana Rita Araújo

longo tempo de espera pelo registro de diplomas na UFMG está prestes a ser reduzido. Em fase de testes, um programa informatizado substituirá o arcaico e lento processo de registro manual. Ele está sendo desenvolvido pela Universidade em parceria com uma empresa privada.

“A informatização não vai resolver todos os problemas, pois há aspectos que dependem de fatores externos, mas temos buscado soluções na esfera que está sob a nossa responsabilidade”, ressalta a diretora do Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA), Ana Lúcia Ribeiro Diniz.

A UFMG registra, anualmente, cerca de 15 mil diplomas emitidos por 44 instituições particulares de ensino superior de Minas Gerais, entre centros universitários e faculdades isoladas. De acordo com o Ministério da Educação, para terem validade, esses diplomas devem ser registrados em uma das três universidades públicas federais do Estado credenciadas para essa finalidade.

Foca Lisboa Ana Lúcia Diniz: equipe sobrecarregada

A demanda crescente tem ampliado os prazos para a liberação dos diplomas, já que o processo de registro é complexo e exige cuidados especiais da equipe de servidores encarregada desta tarefa. Hoje, o registro na UFMG dura, em média, dez meses. Segundo Ana Lúcia Ribeiro Diniz, a expansão do ensino superior no país, somada à não reposição de servidores no quadro permanente da Universidade, ao longo dos últimos anos, levaram à atual situação, que gera excesso de trabalho para os funcionários e insatisfação entre os estudantes.

“São pilhas de documentos a serem conferidos, meses de espera pelo diploma, ex-alunos angustiados por não terem em mãos o documento capaz de comprovar o título obtido e funcionários cansados de uma verdadeira luta diária”, descreve a diretora, ao lembrar que há ainda dificuldades adicionais, como a falta de modernização do processo e as incongruências na legislação sobre o assunto.

Mais que um carimbo
O processo de registro é muito mais que o carimbo aposto no verso do diploma. Começa com o exame de diversos documentos, entre os quais certificado de conclusão de segundo grau, histórico escolar e dados pessoais de cada aluno. As informações são anotadas manualmente em livros, cujas referências – nome do livro, número do registro, da folha, do processo e data – são transcritas para o verso do diploma. Após conferência dos dados, o diploma recebe assinaturas e pode finalmente ser devolvido à instituição de origem. “Isso quando não são constatados erros nos documentos analisados”, adverte a diretora.

Com a informatização, a conferência dos dados será feita no momento em que forem incluídos no sistema. Além disso, no lugar dos livros manuscritos e do carimbo, haverá registros digitais e a emissão de selo holográfico.

Indicação
Durante anos, em Minas Gerais, apenas duas instituições, além da UFMG, tinham delegação do MEC para registrar os diplomas das faculdades e centros universitários privados – as universidades federais de Uberlândia e de Juiz de Fora. Cada uma recebia os diplomas de acordo com a origem geográfica dos pedidos. Tal situação deveria mudar com a nova Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDBN), uma vez que o Conselho Nacional de Educação (CNE) indicaria outras universidades credenciadas a receber e a registrar os diplomas expedidos por instituições não-universitárias.

Até hoje, entretanto, o CNE não fez as indicações previstas na LDBN, criando assim uma situação que, na opinião da diretora do DRCA, sobrecarrega a UFMG. Segundo Ana Lúcia Diniz, as novas instituições particulares deveriam encaminhar diplomas para registro em universidades a serem indicadas pelo CNE. “Como a indicação não ocorreu, atualmente as próprias instituições escolhem para onde enviar sua demanda, utilizando a ultrapassada divisão territorial”, diz Ana Lúcia, ao lembrar que o maior número de cursos recém-criados concentra-se na Região Metropolitana de Belo Horizonte, o que contribui para o aumento de pedidos de registro na UFMG.

Além do grande volume de trabalho, o setor de registro de diplomas do DRCA sofreu uma redução, em seu quadro de pessoal, de nove para cinco servidores. Os funcionários se dividem entre as tarefas de registro; conferência dos dados; recebimento, cadastramento e devolução dos diplomas às instituições e/ou aos interessados. “E são os mesmos funcionários responsáveis pelo serviço que atendem a todos os telefonemas dirigidos ao setor”, acrescenta Ana Lúcia Diniz.