O Plano de Contratações Anual é um documento que consolida todas as contratações que o órgão ou entidade pretende realizar ou prorrogar, no exercício subsequente. Com o levantamento prévio das contratações que pretende contratar ou prorrogar, a gestão passa a dispor de dados gerenciais que permitem ampliar a realização de compras compartilhadas, viabilizando novas oportunidades de ganhos de escala, além de sinalizar ao mercado fornecedor as suas pretensões de modo que este se prepare adequadamente e com antecedência para participar dos certames licitatórios.
Destaca-se que a partir de um calendário de licitações, construído a partir do Plano de Contratações Anual, pode se obter maior previsibilidade na gestão, primando-se pelo cumprimento de prazos e pela melhor alocação da força de trabalho. A elaboração dos planos propicia, ainda, a maximização dos resultados institucionais, a partir da melhoria da governança e da gestão das contratações, além de maior transparência e controle.
Dispõe a lei de Licitações e Contratos Administrativos nº 14.133, de 01 de abril de 2021, em seu Art. 12°:
Em cada setor do órgão, as pessoas requisitantes devem criar no Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC) seus Documentos de Formalização das Demandas (DFDs), submetê-los aos setores técnicos, quando couber, e enviá-los ao setor de contratações durante os meses de janeiro a março. Em abril, o setor de contratações realiza o agrupamento dos itens dos DFDs em processos de contratação, gerando o cronograma de execução do PCA que é, então, submetido à aprovação da autoridade competente. Por sua vez, a autoridade competente deve analisar o plano anual elaborado pelo setor de contratações para proceder com sua aprovação. Após a aprovação, o plano é enviado automaticamente ao Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP).
De acordo com a Instrução Normativa nº 1, de 10 de janeiro de 2019, em seu Art 3º: