O Conselho Universitário aprovou, na última terça-feira, 31, regimento que estabelece a estrutura organizacional e as competências da Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq), órgão auxiliar da Reitoria que tem a finalidade de implantar a política de arquivos da Universidade.

“A aprovação do regimento foi uma importante conquista”, afirma o diretor da Diarq, professor Renato Venâncio. A estrutura formalizada no texto aprovado pelo Conselho Universitário inclui, por exemplo, a Comissão Central Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos e o estabelecimento de competências das unidades acadêmicas e administrativas da Universidade na guarda e conservação de acervos.

Segundo Venâncio, a Diarq tem dois grandes desafios: implementar a gestão correta das massas documentais da Universidade, garantindo condições adequadas de preservação e acesso para aqueles considerados de guarda permanente, por representarem os registros da memória institucional da UFMG, e orientar a gestão e a guarda permanente dos documentos digitais.

Segundo ele, contudo, para viabilizar essas ações, serão necessários estrutura física, como arquivos central e setoriais, e recursos humanos, com ampliação do quadro de arquivistas. “Para alcançar tais objetivos, de interesse de todas unidades acadêmicas e administrativas, a Diarq espera contar com a mobilização de toda comunidade universitária”, diz Renato Venâncio.

Instituída por portaria em julho de 2013 e responsável pela coordenação do Sistema de Arquivos (Siarq) da Universidade, a Diarq coordenou, nos dois últimos anos, a realização do Diagnóstico das Massas Documentais Acumuladas, “revelando que são muitas as demandas da Universidade”, destaca Venâncio.

“Constatou-se, por exemplo, que a documentação da UFMG, nos mais diferentes suportes e formatos, mobiliza 655 salas e depósitos improvisados. Em termos de espaço em estantes, essa documentação ocupa o equivalente a 24 mil metros e, se calculada em termos de número de folhas, isso equivaleria a aproximadamente cem milhões de páginas”, contabiliza o professor da Escola de Ciência da Informação (ECI).