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Bolsistas trabalho arquivo

Aberta seleção para oito bolsistas de estágio na Diretoria de Arquivos Institucionais

Inscrições foram prorrogadas até 31 de março

A Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq) está com inscrições abertas para preencher oito bolsas de estágio não obrigatório e formação de cadastro de reserva. O prazo, que se encerrava nesta sexta sexta, 22, foi estendido para 31 de março. Leia o edital de prorrogação, que registra alterações nas datas relativas ao processo seletivo. Os selecionados exercerão atividades de natureza arquivística e administrativa.

Das vagas, duas serão para atuação no Departamento de Atenção à Saúde do Trabalhador (Dast), localizado na Alameda Álvaro Celso, 175, Santa Efigênia, e as demais para o campus Pampulha. Os aprovados poderão exercer, em comum acordo com o gestor, carga horária de 20 horas semanais, com remuneração mensal de R$ 364, ou 30 horas, R$ 520 mensais. Além da bolsa, os estagiários também receberão auxílio transporte de R$6 por dia trabalhado.

Podem se candidatar graduandos, a partir do primeiro período, dos cursos de Arquivologia, Biblioteconomia, Gestão de Serviços de Saúde, Gestão Pública e História. Somente serão admitidos os estudantes que ainda tenham, no mínimo, seis meses de vínculo com a Universidade.

Os candidatos deverão enviar e-mail para info@diarq.ufmg.br, assinalando no campo assunto a expressão Edital 01/2019 – Seleção de Estagiários. O anexo deverá conter o formulário de inscrição preenchido, conforme o modelo disponível no anexo I do edital, e a lotação para a qual pretendem estagiar. Os candidatos que desejarem concorrer nas modalidades de reserva de vagas para negros e pessoas com deficiência deverão, também, enviar modelo de autodeclaração de acordo com os anexos II e III.

O requerimento de atendimento especial para a realização das provas deverá ser solicitado no ato da inscrição, sendo necessário o envio do atestado médico que justifique o pedido.

Os participantes do cadastro de reserva poderão ser lotados em áreas distintas daquelas nas quais se inscreveram. A seleção será feita por meio de prova e entrevistas. Mais informações estão disponíveis no edital da seleção.

[Notícia atualizada em 21/03/2019, às 10h29, com informações sobre o edital de prorrogação do processo seletivo]

*Arquivista da Fafich
**Assistente em administração do Departamento de Contabilidade da Pró-reitoria de Planejamento
***Professor da Escola de Ciência da Informação
****Bibliotecária em exercício na Pró-reitoria de Recursos Humanos

Mesa Especialistas

Especialistas discutem funcionalidades e fragilidades do Sistema Eletrônico de Informação

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), software adotado pelos órgãos do Poder Executivo como plataforma de gestão de processos e documentos digitais, foi objeto de mesa-redonda no campus Pampulha nesta quinta-feira, 8. A atividade integra a agenda de comemorações dos 90 anos da UFMG.

O 4º Ciclo de Palestras da Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq) da UFMG reuniu o professor Daniel Flores, da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), o analista em Tecnologia da Informação Marco Aurélio Rodrigues Braga, do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, e o professor Diógenes da Silva Jr., diretor de Tecnologia da Informação da UFMG.

Intitulado O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e a preservação digital: o impacto na administração pública – mudanças e desafios, o debate foi mediado pelo professor Renato Venâncio, diretor de Arquivos Institucionais da UFMG.

Limitações
Ao analisar o atual desenho do SEI, Daniel Flores detectou fragilidades, como a ausência de arquivamento adequado dos arquivos digitais, e ressaltou a necessidade de alterações, de modo que o Sistema considere todos os requisitos da legislação arquivística brasileira. Segundo ele, especialistas do Arquivo Nacional analisaram o SEI e identificaram o atendimento de apenas 30% desses requisitos.

“Este não seria o melhor sistema a ser adotado nacionalmente para a gestão de documentos, mas não tem mais volta. Nossa perspectiva agora é fazê-lo atender aos requisitos do e-Arq Brasil, modelo brasileiro para a gestão eletrônica de documentos, estabelecido em resolução do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)”, afirma Flores, líder de grupos de pesquisa do CNPq que investigam temas como gestão e preservação de documentos digitais.

O professor da UFSM também citou a ausência, no SEI, de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), modelo internacional definido como ambiente de preservação e acesso, para documentos digitais fora de uso corrente.

Para Flores, o uso do repositório teria impedido as recentes invasões com vírus do tipo ransomware, que capturaram dados digitais em empresas e hospitais da Europa e ameaçaram tribunais de justiça no Brasil. “Esses tribunais tiveram de desligar servidores porque não obedeciam a esse modelo de preservação: seus documentos estavam em um ambiente de gestão, e não em RDC-Arq, que é blindado, seguro”, ressaltou.

Otimista em relação ao futuro do SEI, Daniel Flores considera tecnicamente viável a adoção da chamada interoperabilidade com ambientes de preservação, de forma que o sistema passe a selecionar automaticamente os documentos passíveis de recolhimento e os envie a um RDC-Arq. Um dos softwares livres cotados para uso nesse caso é o Archivemática, mas há outras possibilidades, observou o professor. “O Ministério do Planejamento, o Arquivo Nacional e o Conarq têm grandes especialistas que estão fazendo esses estudos”, disse.

Ajustes
O analista em Tecnologia da Informação Marco Aurélio Rodrigues Braga, do Ministério do Planejamento, órgão que fomenta a disseminação do SEI, explicou que o atendimento aos requisitos arquivísticos é prioritário, tendo levado, inclusive, à criação do Grupo de Trabalho (GT) de Gestão Documental. “Nossa meta é cumprir esses itens da legislação, que já estão mapeados”, afirmou.

Marco Aurélio Braga explicou que o SEI é parte do Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa que reúne órgãos e entidades de diversas esferas, para a construção de uma infraestrutura pública de processos administrativos eletrônicos. Também está no horizonte da equipe do Ministério estabelecer um protocolo integrado e facilitar o trâmite de processos digitais entre os órgãos usuários do SEI.

Em sua apresentação, Marco Aurélio Braga enumerou as premissas do PEN, que levaram à escolha do SEI para uso no serviço público, como agilidade, produtividade, redução de custos, transparência ativa e compartilhamento de informações. O analista também citou as evoluções pelas quais vem passando o Sistema, já adotado por 185 instituições públicas do país.

Autenticidade
O técnico do Ministério do Planejamento manifestou a intenção de que as alterações feitas no SEI o transformem em um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (Sigad), que vai muito além do patamar de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Para Daniel Flores, só como Sigad o SEI cumprirá de fato sua função. “Pela legislação, ele ainda não poderia estar produzindo documentos públicos, porque os bancos de dados são susceptíveis a adulterações”, enfatizou. Flores também explicou a diferença entre documentos autênticos e autenticados e lembrou que “modernizar é trabalhar com documentos natodigitais”, ou seja, nascidos no meio eletrônico e arquivados juntamente com metadados que conferem autenticidade.

 

Preservação de arquivos digitais será tema de palestra no campus Pampulha na próxima semana

O impacto da gestão de processos e documentos eletrônicos na preservação de arquivos digitais será abordada pelo professor Daniel Flores, da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), no próximo dia 8, às 14h, no auditório 4 da Faculdade de Ciências Econômicas (Face), campus Pampulha.

Flores participa do 4º Ciclo de Palestras da Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq) da UFMG, em mesa com o analista em Tecnologia da Informação Marco Aurélio Rodrigues Braga, do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, e com o professor Diógenes da Silva Jr., diretor de Tecnologia da Informação da UFMG. O debate será mediado pelo professor Renato Venâncio, diretor da Diarq.

O evento será aberto ao público, sem necessidade de inscrição.

Caminhão Documentos

UFMG elimina documentos de arquivo sem valor permanente

De acordo com a arquivista Júnia Terezinha Morais Ramos, vice-diretora da Diarq, esta foi a primeira eliminação de documentos de arquivo da UFMG e seguiu todos os passos definidos pela Resolução nº 40, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
Segundo a Resolução, para que a eliminação seja realizada, é necessário elaborar e enviar, para avaliação do Arquivo Nacional, listagem de todos os documentos a serem descartados. Esse órgão é a autoridade arquivística responsável por autorizar a eliminação na esfera do poder executivo federal.

Após aprovada, a listagem é publicada no Diário Oficial da União, em edital de ciência de eliminação de documentos. Posteriormente, deve ser elaborado termo de eliminação de documentos, cujo objetivo é registrar as informações relacionadas ao ato de eliminação, “devendo ser publicado em boletim interno, no próprio portal ou sítio eletrônico”. Cópia da publicação deve ser enviada ao Arquivo Nacional, para ciência da efetivação da eliminação.

“Qualquer eliminação de documentos de arquivos que não siga tal procedimento é considerada contravenção pela legislação federal”, alerta o diretor da Diarq, professor Renato Pinto Venâncio.

Sem uso
Os documentos eliminados no dia 26 de outubro foram produzidos Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) de 1998 a 2000, pelo Departamento de Logística de Suprimentos e de Serviços (DLO), de 1996 a 2013, e pela Escola de Enfermagem, de 2002 a 2011. Estes últimos eram artigos não aprovados para publicação na Revista Mineira de Enfermagem (Reme), enquanto os outros documentos eram referentes à rotina dos dois departamentos, como requisições e controles de serviços. 

O descarte ocorreu por meio de termo de compromisso, firmado pela Universidade e a Associação dos Trabalhadores em Materiais Recicláveis da Pampulha (Astermap). Acompanhado pelas servidoras Júnia Terezinha Morais Ramos e Eliane Bezerra Lima, o procedimento de descaracterização de documentos foi realizado por fragmentação.

Conselho Universitário formaliza criação da Diretoria de Arquivos Institucionais

O Conselho Universitário aprovou, na última terça-feira, 31, regimento que estabelece a estrutura organizacional e as competências da Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq), órgão auxiliar da Reitoria que tem a finalidade de implantar a política de arquivos da Universidade.

“A aprovação do regimento foi uma importante conquista”, afirma o diretor da Diarq, professor Renato Venâncio. A estrutura formalizada no texto aprovado pelo Conselho Universitário inclui, por exemplo, a Comissão Central Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos e o estabelecimento de competências das unidades acadêmicas e administrativas da Universidade na guarda e conservação de acervos.

Segundo Venâncio, a Diarq tem dois grandes desafios: implementar a gestão correta das massas documentais da Universidade, garantindo condições adequadas de preservação e acesso para aqueles considerados de guarda permanente, por representarem os registros da memória institucional da UFMG, e orientar a gestão e a guarda permanente dos documentos digitais.

Segundo ele, contudo, para viabilizar essas ações, serão necessários estrutura física, como arquivos central e setoriais, e recursos humanos, com ampliação do quadro de arquivistas. “Para alcançar tais objetivos, de interesse de todas unidades acadêmicas e administrativas, a Diarq espera contar com a mobilização de toda comunidade universitária”, diz Renato Venâncio.

Instituída por portaria em julho de 2013 e responsável pela coordenação do Sistema de Arquivos (Siarq) da Universidade, a Diarq coordenou, nos dois últimos anos, a realização do Diagnóstico das Massas Documentais Acumuladas, “revelando que são muitas as demandas da Universidade”, destaca Venâncio.

“Constatou-se, por exemplo, que a documentação da UFMG, nos mais diferentes suportes e formatos, mobiliza 655 salas e depósitos improvisados. Em termos de espaço em estantes, essa documentação ocupa o equivalente a 24 mil metros e, se calculada em termos de número de folhas, isso equivaleria a aproximadamente cem milhões de páginas”, contabiliza o professor da Escola de Ciência da Informação (ECI).

Diretoria de Arquivos Institucionais realiza ciclo de palestras e lança site

Os desafios enfrentados para se implantar uma política de arquivos, tanto no que diz respeito à gestão dos documentos correntes, quanto à preservação daqueles com valor histórico, será tema de debates no campus Pampulha no dia 7 de maio.

Promovido pela Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq) da UFMG, o evento com o tema Os arquivos e os arquivos universitários: desafios do século XXI inclui o lançamento do site institucional da Diarq e do livro Arquivo: estudos e reflexões, da professora Heloísa Liberalli Bellotto (USP), publicado pela Editora UFMG.

Segundo a autora, arquivos institucionais são conjuntos dos documentos em suporte papel ou eletrônico que não só provam a existência e o funcionamento de instituições, sejam órgãos públicos ou organizações privadas, “mas também contribuem fortemente para que as entidades sejam mais racional e produtivamente geridas”.

A professora, que também fará a palestra O sentido dos arquivos, explica que a importância dos arquivos institucionais “advém do fato de que nenhuma instituição pode funcionar sem os registros documentais que provam e garantem a legitimidade de sua existência”.

Além disso, sendo o arquivo o centralizador do sistema interno de informações e sendo o reflexo das relações daquela entidade com o meio em que age e atua, “ele é de vital importância para o bom desenvolvimento e o cumprimento do papel que cabe a uma determinada instituição em uma determinada sociedade”, completa.

Com relação ao livro, publicado pela Editora UFMG, Heloísa Bellotto informa que a obra permite uma visão panorâmica da arquivologia e da evolução dos estudos arquivísticos no Brasil nos últimos 30 anos, por meio de uma seleção de artigos, capítulos de coletâneas e entrevistas concedidas, publicados em revistas esgotadas ou de difícil acesso, assim como conferências e pronunciamentos inéditos.

“É preciso que os profissionais respondam satisfatoriamente diante da urgente, quase instantânea, necessidade de informações de toda ordem que se exige em todos os campos do conhecimento e principalmente no funcionamento dos órgãos públicos e das organizações privadas”, comenta a autora. Segundo ela, tais estudos e reflexões são apresentados por meio de 37 textos distribuídos em cinco módulos – arquivos, arquivistas, documentos, diplomática, entrevistas e pronunciamentos.

Evento
Aberto ao público, o I Ciclo de Palestras da Diretoria de Arquivos Institucionais acontece no auditório da Reitoria, a partir das 14h. Confira a programação:
14h – Abertura: lançamento do Portal Diarq
14h30 – Palestra O sentido dos arquivos – professora Heloísa Liberalli Bellotto (USP)
15h30 – Palestra Estratégias de avaliação na gestão de documentos – professora Ana Celeste Indolfo (Arquivo Nacional e Unirio)
17h – Lançamento do livro Arquivo: estudos e reflexões – Heloísa Liberalli Bellotto