Nesta quinta-feira, 5 de novembro, às 14 horas, a Diarq realizará o webinar “Gestão de documentos: novos procedimentos para classificação e eliminação”. O evento trata dos novos procedimentos na gestão de documentos, definidos pelo Decreto 10.148, de 02 de Dezembro de 2019 – que Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA) da administração pública federal e dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – e também pela Portaria 47 do Arquivo Nacional, de 14 de Fevereiro de 2020 – que altera o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.
A transmissão será realizada pelo canal da Coordenadoria de Assuntos Comunitários no Youtube: https://youtu.be/bCoxWR-TZvg
Pela segunda vez neste ano, a UFMG eliminou grande quantidade de documentos. Foram 950,44 metros lineares de material impresso, o equivalente a mais de três milhões de folhas de papel A4. A operação foi realizada neste mês, sob a coordenação da Diretoria de Arquivos Institucionais (DiArq) e do Departamento de Gestão Ambiental (DGA/PRA).
O material, que corresponde a quase o triplo do volume descartado em abril deste ano, é oriundo dos arquivos do Colégio Técnico (Coltec), da Comissão Permanente do Vestibular (Copeve), da Comissão Permanente de Pessoal Docente (CPPD), da Diretoria de Ação Cultural (DAC), do Departamento de Atenção à Saúde do Trabalhador (Dast), do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF), do Departamento de Logística de Suprimentos e de Serviços Operacionais (DLO) e da Pró-reitoria de Pós-graduação (PRPG).
Os procedimentos seguiram a Resolução nº 40 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). O órgão integra o Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), cuja finalidade é implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando a sua gestão, preservação e acesso.
A vice-diretora de Arquivos Institucionais, Júnia Terezinha Ramos, destaca a atenção aos trâmites avaliativos antes de tomar qualquer medida em relação a documentos públicos. “Antes dessa eliminação, foi feito todo um trabalho para que não restassem dúvidas de que esses documentos podiam ser descartados.”
Parceria A Resolução nº 40 do Conarq determina que documentos oficiais sejam destruídos após o descarte, podendo ser fragmentados, de forma manual ou mecânica, pulverizados ou, no caso de documentos digitais, desmagnetizados ou reformatados. Para dar conta do volume gerado, a UFMG firmou parceria com a Associação dos Trabalhadores em Materiais Recicláveis da Pampulha (Astermap). Os documentos são doados para a entidade.
Em abril, os documentos descartados foram levados para a sede da Astermap antes de serem encaminhados para a empresa responsável pela reciclagem do material. Dessa vez, devido ao volume descartado, a UFMG arcou com o transporte diretamente para a empresa. A logística dessa etapa é executada pelo Setor de Resíduos do Departamento de Gestão Ambiental (DGA) da Pró-reitoria de Administração.
Entre os dias 26 e 30 de agosto de 2019, os servidores e estagiários da Diarq participaram do curso de Conservação de Acervos Arquivísticos em suporte de papel ministrado pela bibliotecária, conservadora e restauradora Diná Marques Pereira Araújo, da Divisão de Coleções Especiais da Biblioteca Universitária – Dicolesp da UFMG.
O curso contou com noções teóricas e práticas acerca de conservação de acervos arquivísticos em papel e teve a carga horária de 20 horas.
Entre os dias 1º e 5 de julho de 2019, o comitê formado pelos titulares da Chefia do Gabinete da Reitora, das Pró-Reitorias de Planejamento e de Recursos Humanos, da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) e da Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq), promoverá o curso de capacitação do SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI), ministrato pelo Diretor do Arquivo Central da UnB, Sr. Rodrigo de Freitas.
O curso terá 10 turmas de 30 participantes, totalizando 4 horas para cada turma, sendo voltado aos servidores lotados nas Secretarias e Seções de Pessoal.
A UFMG está implantando o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta que dá suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos. O objetivo é garantir mais celeridade e transparência aos processos da Universidade, além da enorme economia de papel. O SEI foi apresentado na manhã desta terça, 25, à comunidade da UFMG, no auditório da Reitoria, campus Pampulha.
O novo sistema, desenvolvido pelo Tribunal Federal da 4ª Região, e já implantando com sucesso por órgãos da administração pública, rompe com a tramitação linear tradicional e pode envolver unidades diversas, simultaneamente. O SEI possibilita assinatura (por meio de login), acompanhamento remoto e determinação de sigilo para os processos.
A implantação do Sistema Eletrônico de Informações é coordenada por comitê formado pelos titulares da Chefia do Gabinete da Reitora, das pró-reitorias de Planejamento e de Recursos Humanos, da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) e da Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq). Uma comissão técnica foi instituída pelo comitê e, sob a coordenação da vice-diretora do Cecom, está trabalhando na implantação do SEI. Esse processo inclui a preparação dos formulários e documentos que deverão estar disponíveis em meio digital, com a colaboração de integrantes dos três departamentos da PRORH (DAP, DRH e Dast), destacados para cuidar da transição.
O SEI, considerado bastante intuitivo, funciona integralmente no ambiente web. É compatível com os principais sistemas operacionais e navegadores e pode ser acessado por meio de tablets e smartphones. Algumas de suas funcionalidades são controle de prazos, produção de estatísticas, geração de base de conhecimento e modelos de documentos.
A adoção do SEI é consistente com o Decreto 8.539, de 2015, que estabelece o uso de meio eletrônico para tramitação de documentos nos órgãos da União. O sistema foi escolhido como solução no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN).
A UFMG está implantando o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta que dá suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos. O objetivo é garantir mais celeridade e transparência aos processos da Universidade, além da enorme economia de papel. O SEI foi apresentado na manhã desta terça, 25, à comunidade da UFMG, no auditório da Reitoria, campus Pampulha.
O novo sistema, desenvolvido pelo Tribunal Federal da 4ª Região, e já implantado com sucesso por órgãos da administração pública, rompe com a tramitação linear tradicional e pode envolver unidades diversas, simultaneamente. O SEI possibilita assinatura (por meio de login), acompanhamento remoto e determinação de sigilo para os processos.
“A Universidade vai se beneficiar muito dessa iniciativa, destinada a acelerar e dar mais segurança aos processos. Além disso, a adoção do SEI segue o planejamento estratégico da UFMG, que prevê melhorias geradas por soluções de tecnologias de informação e comunicação”, afirma a pró-reitora de Recursos Humanos, Maria Márcia Machado. Os processos vinculados à Pró-reitoria, em razão de sua capilaridade e de sua visibilidade potencial, serão os primeiros a migrar para o novo sistema.
No próximo mês, serão realizados testes de utilização do sistema, e, em agosto, alguns processos já circularão no novo formato. Dez turmas de servidores dos setores de pessoal, das secretarias gerais e de departamentos farão, na próxima semana (1 a 5 de julho), treinamento com duração de quatro horas.
Intuitivo e compatível A implantação do Sistema Eletrônico de Informações é coordenada por comitê formado pelos titulares da Chefia do Gabinete da Reitora, das pró-reitorias de Planejamento e de Recursos Humanos, da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) e da Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq). Uma comissão técnica foi instituída pelo comitê e, sob a coordenação da vice-diretora do Cecom, está trabalhando na implantação do SEI. Esse processo inclui a preparação dos formulários e documentos que deverão estar disponíveis em meio digital, com a colaboração de integrantes dos três departamentos da PRORH (DAP, DRH e Dast), destacados para cuidar da transição.
O SEI, considerado bastante intuitivo, funciona integralmente no ambiente web. É compatível com os principais sistemas operacionais e navegadores e pode ser acessado por meio de tablets e smartphones. Algumas de suas funcionalidades são controle de prazos, produção de estatísticas, geração de base de conhecimento e modelos de documentos.
A adoção do SEI é consistente com o Decreto 8.539, de 2015, que estabelece o uso de meio eletrônico para tramitação de documentos nos órgãos da União. O sistema foi escolhido como solução no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN).
Outras informações estão disponíveis na página do SEI. A apresentação desta terça-feira pode ser assistida no canal da Coordenadoria de Assuntos Comunitários (CAC) no YouTube.
A primeira manhã da Semana Nacional de Arquivos foi marcada pela conferência de Júnia Morais Ramos, vice-diretora da Diretoria de Arquivos da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), a DIARQ. Ela falou sobre a trajetória da Diretoria, responsável por toda a gestão de documentos e arquivos institucionais da UFMG, bem como sobre seu funcionamento e os desafios enfrentados até hoje.
Segundo Júnia, até a implantação da DIARQ havia dificuldade quanto ao gerenciamento, guarda e descarte de documentos; falta de padronização no tratamento documental; problema de recuperação de informações que, ainda hoje, são comuns a outras instituições brasileiras. Daí a importância da arquivologia.
O tema será aprofundado em palestras e atividades da 3ª Semana Nacional de Arquivos. Também estão previstas, ao longo da programação, visitas guiadas à Reitoria e ao Museu de Arte da UFC (MAUC). Na UFC, o evento é promovido pela CPAD em parceria com a Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD), o Memorial e o Museu de Arte da UFC.
A UFMG eliminou, na semana passada, cerca de 330 metros lineares de documentos – que correspondem a pouco mais de 1 milhão de folhas – de oito unidades acadêmicas e administrativas. A operação foi conduzida pela equipe da Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq).
Para realizar esse trabalho, o órgão segue regulamentação estabelecida pela Resolução 40, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), uma vez que todos os documentos recebidos e produzidos pela UFMG são públicos. O Conarq integra o Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), que tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à sua gestão, preservação e acesso.
De acordo com a arquivista Júnia Terezinha Morais Ramos, vice-diretora de Arquivos Institucionais, é necessário cumprir todos os passos previstos pela resolução para a correta eliminação dos acervos, observando os prazos de guarda e classificação para possível descarte ou preservação. “O artigo 305 do Código Penal é bem claro ao determinar que a supressão de documentos públicos sem autorização é crime passível de reclusão”, alerta a arquivista.
Reciclagem
O processo tem início assim que as unidades enviam para a Diarq as tipologias dos documentos. Esse material é classificado e avaliado com o auxílio da equipe da Diretoria, que acompanha todo o processo. Uma listagem com itens para uma provável eliminação é elaborada e submetida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da UFMG, responsável pela análise.
“Após a anuência da CPAD, a listagem é encaminhada para assinatura da reitora e, em seguida, para o Arquivo Nacional, que concede a autorização de eliminação”, afirma Júnia Ramos. Posteriormente, um Termo de Ciência de Eliminação de Documentos é publicado no Diário Oficial da União (DOU) e, após 30 dias, caso não haja interesse de algum cidadão por um dos documentos contemplados no termo de eliminação, a massa documental pode ser descartada. “A publicação no DOU visa divulgar a eliminação e assegurar que nenhum agente possa manifestar interesse futuro”, explica Júnia Ramos.
Os documentos eliminados foram encaminhados para a Associação dos Trabalhadores em Materiais Recicláveis da Pampulha (Astermap), que firmou acordo com a Universidade para que sejam destinados apenas à reciclagem. “Conduzimos todo o processo, desde o recolhimento nas unidades até a entrega do material na cooperativa”, esclarece a arquivista.
A Pró-reitoria de Graduação (Prograd) reuniu a maior parte do material eliminado – aproximadamente 220 metros lineares provenientes de atividades executadas de 1977 a 2015. “Com o descarte legal, evita-se o acúmulo desnecessário de arquivos e abre-se espaço físico para a acomodação dos documentos de guarda definitiva. Eliminamos para preservar”, sentencia Júnia Ramos.
Convocação de outra comissão de avaliação está programada para esta semana. Estima-se que a nova operação de eliminação seja ainda mais vultosa, com 1,3 mil metros lineares de massa de documentos, dos quais 1 mil é proveniente apenas da Comissão Permanente do Vestibular (Copeve). “Como há todo esse trâmite, da classificação até a publicação no DOU, calculamos que a operação ocorra em julho”, projeta Júnia Ramos.
Digitalização
A arquivista esclarece que a digitalização não é uma solução aplicável para a substituição dos documentos originais. “Esse assunto é sempre posto em pauta. No entanto, a Lei 12.682, de 2012, ainda vigente, estabelece que a digitalização de um documento não exclui a necessidade de guardá-lo em papel”, salienta a vice-diretora de Arquivos Institucionais.
A TV UFMG acompanhou a operação de eliminação dos documentos. Assista ao vídeo:
A Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq) está com inscrições abertas para preencher oito bolsas de estágio não obrigatório e formação de cadastro de reserva. O prazo, que se encerrava nesta sexta sexta, 22, foi estendido para 31 de março. Leia o edital de prorrogação, que registra alterações nas datas relativas ao processo seletivo. Os selecionados exercerão atividades de natureza arquivística e administrativa.
Das vagas, duas serão para atuação no Departamento de Atenção à Saúde do Trabalhador (Dast), localizado na Alameda Álvaro Celso, 175, Santa Efigênia, e as demais para o campus Pampulha. Os aprovados poderão exercer, em comum acordo com o gestor, carga horária de 20 horas semanais, com remuneração mensal de R$ 364, ou 30 horas, R$ 520 mensais. Além da bolsa, os estagiários também receberão auxílio transporte de R$6 por dia trabalhado.
Podem se candidatar graduandos, a partir do primeiro período, dos cursos de Arquivologia, Biblioteconomia, Gestão de Serviços de Saúde, Gestão Pública e História. Somente serão admitidos os estudantes que ainda tenham, no mínimo, seis meses de vínculo com a Universidade.
Os candidatos deverão enviar e-mail para info@diarq.ufmg.br, assinalando no campo assunto a expressão Edital 01/2019 – Seleção de Estagiários. O anexo deverá conter o formulário de inscrição preenchido, conforme o modelo disponível no anexo I do edital, e a lotação para a qual pretendem estagiar. Os candidatos que desejarem concorrer nas modalidades de reserva de vagas para negros e pessoas com deficiência deverão, também, enviar modelo de autodeclaração de acordo com os anexos II e III.
O requerimento de atendimento especial para a realização das provas deverá ser solicitado no ato da inscrição, sendo necessário o envio do atestado médico que justifique o pedido.
Os participantes do cadastro de reserva poderão ser lotados em áreas distintas daquelas nas quais se inscreveram. A seleção será feita por meio de prova e entrevistas. Mais informações estão disponíveis no edital da seleção.
[Notícia atualizada em 21/03/2019, às 10h29, com informações sobre o edital de prorrogação do processo seletivo]
*Arquivista da Fafich **Assistente em administração do Departamento de Contabilidade da Pró-reitoria de Planejamento ***Professor da Escola de Ciência da Informação ****Bibliotecária em exercício na Pró-reitoria de Recursos Humanos
A Equipe de Implantação do Projeto Piloto do SEI da UFMG promoveu, nos dias 22, 23 e 24, em sala da Escola de Engenharia, um curso sobre o sistema, com instrutores da UnB – Universidade de Brasília. O curso, com carga horária de 24 horas, abordou conceitos de como usar e como administrar, de forma avançada, os recursos do sistema, ou seja, apresentou os módulos SEI Usar e SEI Administrar.
O SEI Usar é utilizado, basicamente, para elaboração e tramitação de documentos e o SEI Administrar é usado para definição, configurações e parametrizações que serão aplicadas no SEI Usar. Os instrutores foram Rodrigo de Freitas Nogueira e Edmilson Cosme, e participaram do curso os funcionários: Adriane da Conceição (Prograd), Alexandre Naves Magalhães (Proplan), Aline Cândido Domin-gos Teixeira (DGI), Carla Lorena Canela de Miranda (Auditoria), Célia Schneider (EBA), Daniel Brito Paixão (Diarq), Eliane Bezerra Lima (DLO), Franciane Ester de Souza (Fafich), Gustavo Henrique Gonçalves Cunha (Cedecom), Janice Pereira da Costa (DCF), Joana Aline Vasconcelos Gomes (Proplan), Júnia Terezinha Morais Ramos (Diarq), Karina Flaviana Ribeiro (CECOM), Lilian Aparecida Moreira Reis (Diarq), Marcelo Lacerda Garcia (CECOM), Maria Juliana Nunes da Silva (Diarq), Mário Araújo Rodrigues (ProRH), Ronald Marcelo Tataro (Fafich), Silvana Aparecida da Silva Santos (ProRH), Thalita Ferreira Drumond (CECOM), Tomaz Roberto Baêta Zilli (Pro-curadoria) e Wander Paulo da Rocha (DLO).
Está marcado para o período de 22 a 24 de maio um curso sobre o SEI, organizado pela Diarq e CECOM, para funcionários da UFMG. Como já foi divulgado, antes desse curso, a DPS – Divisão de Processos e Segurança e DIS – Divisão de Infraestrutura e Serviços, estão promovendo hoje e amanhã, um curso de nivelamento de conhecimento da equipe do Projeto Piloto na ferramenta SEI.
O curso está acontecendo na Sala de Aulas do CECOM, no subsolo da Reitoria, no horário de 9h às 12h. A apresentação está a cargo de Marcelo Lacerda Garcia, da DPS, e de Gessy Caetano da Silva, da DIS, que estão demonstrando as principais funcionalidades do sistema, alinhando expectativas e estabelecendo uma comunicação efetiva entre os participantes. Com isso, serão sanadas dúvidas sobre o SEI, promovendo também dúvidas para serem apresentadas no curso da próxima semana com o instrutor da Universidade de Brasília.
Estão participando do curso de nivelamento: Célia Shneider (EBA), Daniel de Brito Paixão (Diarq), Érika Campos Martins Fernandes (Diarq), Franciane Ester de Souza (Fafich), Janice Pereira Costa (DCF), José Carlos Tadeu (DLO), Karina Flaviana Ribeiro (Vice-Diretora do CECOM), Lilian Aparecida Moreira Reis (Diarq), Maria Juliana Nunes da Silva (Diretora da Diarq), Ronald Marcelo Tataro (Fafich), Thalita Ferreira Drumond (CECOM) e Wander Paulo Rocha Custódio (DLO).
