1) CERIMONIAL: CONCEITO

De acordo com Viana (1998, p. 17), “[…] o cerimonial é um conjunto de formalidades específicas de um ato público, dispostas numa ordem sequencial, que envolve a utilização de indumentária própria, a ordem de precedência a ser observada, com seus elementos sígnicos e o cumprimento de um ritual.”

Lins (1991), que seguiu carreira diplomática, elenca as funções do cerimonial:

a)  disciplinativa, que estabelece a ordem de precedência e outros protocolos;

b)  organizacionativa, que ordena a cerimônia, antes, durante e depois dos eventos;

c)  semiológica, que prevê os tipos de linguagens, formas de expressão e redação de acordo com a tipologia dos eventos;

d)  legislativa, que executa a legislação vigente;

e)  pedagógica e ética, que articula, comunica e transmite valores culturais entre comunidades públicas e privadas; e

f)  informativa, que comunica e realiza eventos sociais e comemorativos.

2) CERIMONIAL DO GABINETE DO(A) REITOR(A) DA UFMG

O Cerimonial do Gabinete do(a) Reitor(a) atua nos diversos eventos que contam com a presença do(a) Reitor(a) e do(a) Vice-reitor(a).

Para a execução das múltiplas tarefas que envolvem essa atividade, a cada evento, é constituída uma equipe de colaboradores que se disponibilizam a auxi- liar em funções de locução, assistência de palco, entre outras.

2.1 Equipe de Cerimonial

A equipe poderá ser constituída pelos seguintes membros: I. Coordenador do Cerimonial

Atribuições: Função gerencial. Responsável i) pelo planejamento e gestão global dos projetos de eventos e da equipe; ii) pela delegação de atividades pertinentes a cada membro da equipe; iii) pelo estabelecimento de contato com as unidades acadêmicas, com os setores da Universidade e com a equipe; iv) pela elaboração de planos, roteiros, pautas e checklists de providências para os eventos; v) pelo reconhecimento e recepção de autoridades; vi) pela condução, controle e gestão das atividades dos eventos.

Devido à grande responsabilidade dessa função, o profissional que a exerce precisa de disponibilidade de horários, capacidade de antever mudanças e de lidar com o imprevisível.

II. Mestre de Cerimônias

Atribuições: Responsável pela locução do evento. Esse profissional deverá ter disponibilidade e atenção às possíveis solicitações dos integrantes da mesa.

III. Assistente administrativo/auxiliar

Atribuições: Responsável por i) auxiliar o Coordenador, ii) registrar as personalidades importantes antes e durante os eventos, iii) reservar assentos para as autoridades, iv) conduzir homenageados, v) indicar os lugares devidos para os constituintes da mesa de honra e vi) entregar placas, diplomas e termos.

IV. Assistente técnico

Atribuições: Responsável pela disponibilização e execução de materiais que envolvam gravação, imagens, vídeos, iluminação e áudio.

V. Assistente logístico

Atribuições: Responsável por atender às solicitações de reservas de espaços, materiais, alojamentos, equipamentos, escala de pessoal para suporte técnico e demais providências logísticas.

VI. Garçom e Copeiro

Atribuições: Responsável por providenciar a jarra com água e os copos, servir e oferecer água às autoridades e aos indivíduos que discursam.

2.2 Setores de apoio ao Cerimonial da UFMG

Além dessa equipe, o Cerimonial conta com o apoio dos seguintes setores da UFMG:

1)  Coordenadoria de Assuntos Comunitários (CAC) – para aspectos relacionados a logística e a recursos audiovisuais.

2)  Centro de Comunicação (Cedecom) – para assuntos relacionados a comunicação.

3)  Diretoria de Relações Internacionais (DRI) – para assuntos relacionados a recepções de autoridades internacionais.

3) EVENTOS TÍPICOS COM A PARTICIPAÇÃO DO REITORADO DA UFMG

No âmbito da UFMG, são exemplos de eventos institucionais que necessitam seguir regras protocolares específicas:

a) posses – Reitor(a), Vice-reitor(a), Diretores(as), Vice-diretores(as); b) outorga de títulos honoríficos;
c) eventos acadêmicos;
d) inaugurações;

e) comemorações de aniversário da UFMG e das unidades acadêmicas.

4) DETALHAMENTO DOS EVENTOS

4.1 Posses e transmissões de cargos

As posses e transmissões de cargos são atos legais e públicos de caráter individual ou coletivo. Compreende passar a autoridade e a responsabilidade inerentes ao cargo ao empossado – Reitor(a), Vice-reitor(a), Diretor(a) e Vice-diretor(a) das unidades acadêmicas. De acordo com a estrutura estatutária, os cargos são eletivos e obedecem a mandatos preestabelecidos.

Para o cumprimento da formalidade do ato será elaborado um Termo de Posse, preenchido com os dados transcritos do Decreto da Presidência da República, no caso de posse em cargo de Reitor(a), e da Portaria de nomeação, para posse em cargos de Vice-reitor(a), Diretor(a) e Vice-diretor(a) de unidade acadêmica, devidamente publicados no Diário Oficial da União (DOU).

O Termo deverá ser lavrado 48 horas antes do evento. A Equipe de Cerimonial é responsável pela elaboração e impressão, em duas vias, do Termo para a assinatura no dia do evento.

Na UFMG, essa cerimônia é realizada em local de elevada importância – auditórios, antessala do Gabinete do(a) Reitor(a), compondo uma mesa de autori- dades, em sua maioria personalidades internas da UFMG. A Equipe de Cerimonial deverá providenciar nominata das autoridades presentes à cerimônia em forma de cartões individuais com nome, cargo/entidade e, ainda, os dados do representante, quando houver.

É importante ressaltar que as pessoas que saúdam os homenageados não compõem a mesa.

4.1.1 Providências para a cerimônia

1)  Equipe necessária: um coordenador, um locutor, dois auxiliares.

2)  Preparação e envio dos convites (mala direta usual do gabinete – convitevirtual).

3)  Logística usual: solicitar móveis, som, água etc. Providenciar toalha de honra,Hino Nacional e bandeiras. Providenciar recursos de projeção para o caso dealguma homenagem.

4)  Checar e organizar as nominatas um pouco antes de o evento começar. Olocutor deverá registrá-las e repassá-las para o(a) Reitor(a).

5)  Reservar lugares no local do evento para as autoridades.

6)  Atenção especial ao momento de homenagem ao servidor da gestão anteriore ao empossado.

7)  Atenção ao momento da saudação – combinar, com a pessoa que fará o discur-so, o tempo de sua fala e o momento em que subirá ao palco.

8)  Checar se haverá coquetel (o local, a empresa e a autorização).

4.1.2 Roteiro de pauta

1)  Recepção dos convidados

2)  Introdução

3)  Composição da mesa – Reitor(a), Vice-reitor(a), Diretor(a) na gestão anterior,Diretor(a) empossado, outras autoridades presentes

4)  Execução do Hino Nacional

5) Registro de autoridades e abertura

6) Pronunciamentos:

– saudação/homenagem feita por servidor da gestão anterior ao empossado; – pronunciamento da autoridade da gestão anterior;
– leitura do termo de posse e assinatura;
– troca de lugares entre empossado e autoridade da gestão anterior;

– pronunciamento do empossado.

7) Encerramento – Reitor(a)

4.2 Outorga de títulos honoríficos

A concessão de títulos é ato solene da Universidade e pode ser realizada de modo individual ou coletivo. Na UFMG, os títulos mais comumente concedidos são o de Doutor Honoris Causa e o de Professor Emérito. No primeiro caso, a concessão é feita pelo órgão máximo da Universidade: o Conselho Universitário. No segundo caso, é concedido por uma Congregação. O título de Doutor Honoris Causa é concedido a indivíduo que atingiu patamar de distinção em meio à sociedade, seja pela atuação em atividades artísticas, em algum campo acadêmico, seja pela sua importância política. O título de Professor Emérito é outorgado a servidor docente da UFMG que alcançou destaque e eminência em sua carreira científica e acadêmica. Trata-se de duas cerimônias com alto grau de formalidade.

Sobre os títulos honoríficos, o Regimento da UFMG assim dispõe:

Dos Títulos Honoríficos e das Dignidades Universitárias (Normas para outorga de títulos honoríficos presentes no Regimento da Universidade)
Art. 71. São títulos honoríficos outorgados pela Universidade:
I – Doutor Honoris Causa, em reconhecimento a contribuições relevantes para a ciência, a tecnologia ou a cultura;
II – Professor Honoris Causa, em reconhecimento a contribuições relevantes para a educação;
III – Professor Emérito, em reconhecimento aos professores aposentados da UFMG, cujos serviços ao magistério e à pesquisa forem considerados de excepcional relevância;
IV – Benemérito, em reconhecimento a contribuições materiais relevantes para a UFMG.
Art. 73. Os títulos honoríficos serão entregues simbolicamente em sessão pública e solene:
I – do Conselho Universitário, nos casos de Doutor Honoris Causa, Professor Honoris Causa e Benemérito;
II – da Congregação da Unidade, no caso de Professor Emérito.
§ 1o Em qualquer caso, a sessão será presidida pelo(a) Reitor(a).
§ 2o Será facultado ao agraciado impossibilitado de comparecer à sessão pública e solene, por motivo de força maior, para recebimento do título honorífico, o encaminhamento de manifestação à UFMG, declarando seu aceite e requerendo sua entrega em caráter simbólico, caso em que o órgão concedente instituirá comissão especificamente para esse fim.
§ 3o O título honorífico, caso não seja entregue no prazo de um ano de sua concessão, será considerado sem efeito.

Na UFMG, essa cerimônia é realizada em local de elevada importância (auditório), em que é composta uma mesa de autoridades, em sua maioria personalidades internas da UFMG. A Equipe de Cerimonial deverá providenciar nominata das autoridades presentes à cerimônia em forma de cartões individuais com nome, cargo/entidade e, ainda, os dados do representante, quando houver.

É importante ressaltar que as pessoas que saúdam os homenageados não compõem a mesa.

4.2.1 Providências para a cerimônia

1)  Equipe necessária: um coordenador, um locutor, dois ou três auxiliares.

2)  Convites (convite virtual/mala direta usual do gabinete e convidados da Unidade – Professor Emérito).

3)  Logística usual: solicitação de móveis, som, água etc. Providenciar toalha de honra, Hino Nacional (muitas vezes o Hino é executado ou cantado por algum músico ou grupo musical) e bandeiras. Se o homenageado for estrangeiro, providenciar o hino e a bandeira do país do agraciado. Projeção para o caso de alguma homenagem.

4)  Checar e organizar as nominatas um pouco antes de o evento começar. O locutor deverá registrá-las e repassá-las para o(a) Reitor(a).

5)  Reservar lugares no local do evento para as autoridades.

6)  Manter desocupado o lugar reservado ao homenageado, que será conduzidopela Comissão de Honra após a composição da mesa.

7)  Atenção às possíveis homenagens. Estabelecer canais de comunicação i) com o responsável da Unidade promotora do evento, ii) com os músicos, iii) com a pessoa que fará a saudação de homenagem e iv) com familiares que queiram exibir algum vídeo.

8)  Checar se haverá coquetel, local, empresa e autorização.

9)  Conferir o diploma e os seus dizeres.

4.2.2 Roteiro de pauta

  1. Recepção dos convidados
  2. Introdução
  3. Composição da mesa
  4. Condução do homenageado pela Comissão de Honra Hino
  5. Registro de autoridades e abertura
  6. Saudação ao homenageado
  7. Entrega e leitura do diploma
  8. Possível homenagem (vídeo, música)
  9. Pronunciamento do Diretor da Unidade ou outra autoridade Pronunciamento do homenageado
  10. Pronunciamento do(a) Reitor(a), que encerra a cerimônia

4.3 Eventos Acadêmicos

São exemplos de eventos acadêmicos da UFMG que contam com a presença do Reitorado: palestras, conferências, aberturas de seminários, aberturas de congressos.

4.3.1 Providências para a cerimônia

1)  Equipe necessária: um coordenador, um locutor, um auxiliar.

2)  Os convites são enviados, na maioria das vezes, de modo virtual.

3)  Logística usual: solicitação de móveis, som, água etc.

4)  Observar com antecedência as necessidades do palestrante. Providenciar re-cursos audiovisuais e, se possível, obter o arquivo virtual da apresentação an-tecipadamente.

5)  Solicitar gravação, se necessário.

6)  Anexar a programação à pauta.

7)  Reservar lugares para autoridades.

8)  Atenção aos palestrantes estrangeiros (tradução simultânea) e a outros con-vidados de destaque.

4.3.2 Roteiro de pauta

1)  Introdução

2)  Composição da mesa – Reitor(a)

3)  Reitor(a) convida o coordenador(a) da conferência/palestra de abertura,que por sua vez, apresenta e convida o conferencista (em alguns casos, o(a)Reitor(a) pode convidar o conferencista diretamente)

4)  Conferência – palestra

5)  Espaço para perguntas

6)  Pronunciamento do(a) Reitor(a) que encerra a cerimônia

4.4 Inaugurações – descerramentos

Ato simbólico e festivo que marca a exposição e apresentação ao público interno ou externo, pela primeira vez, de uma construção/obra, arte, retrato etc.

4.4.1 Providências para a Cerimônia

  1. Confecção de placa, retrato etc.
  2. Obtenção de tecido que facilite o descerramento ou fita para ser cortada no momento da inauguração.
  3. Enviar convites para a lista de convidados usual do Gabinete, para personalidades externas, se for o caso (lista mundo oficial) e para os convidados da Unidade promotora, se couber.
  4. Logística usual: solicitação de móveis (parlatório) som, água etc. Em alguns casos, solicitar bandeiras do Brasil, de Minas Gerais e da UFMG.

4.4.2 Roteiro de pauta

1)  Recepção dos convidados

2)  Introdução

3)  Pronunciamento do anfitrião

4)  Posicionamento das autoridades próximo ao retrato/obra

5)  Corte de fita/ descerramento de placa, retrato, estátua ou busto

6)  Discurso (No caso de inauguração de obras)

7)  Agradecimento (No caso de homenagem, é feito pelo homenageado. Se for homenagem póstuma, é feito pelo familiar do homenageado. Diplomas de homenagens póstumas são entregues fechados.)

8) Encerramento
9) Visita às instalações (obras)
10) Café, almoço ou coquetel (opcional)

4.5 Internacionalização da Universidade

O protocolo de operações-padrão para visitas de autoridades estrangeiras é articulado pelo Gabinete do(a) Reitor(a) e é atribuição do profissional responsável pelo Cerimonial, em conjunto com a Diretoria de Relações Internacionais (DRI).

4.5.1 Protocolo

  1. Visitante faz contato com a DRI.
  2. No caso de a visita ser de um Chefe de Estado, Cônsul Geral, Embaixador, Reitor de Universidade ou outra autoridade diplomática, a DRI aciona a disponibilidade da agenda do(a) Reitor(a)/Vice-reitor(a).
  3. A programação é elaborada pela DRI (estabelece o contato, com os horários de chegada, almoço/jantar e saída etc.) com aprovação do Gabinete. O Diretor da DRI acompanha o visitante; o transporte e a hospedagem ficam a cargo da secretaria-executiva do Gabinete do(a) Reitor(a); a recepção e a organização de precedência das falas (se necessário) fica sob responsabilidade do Cerimonial do Gabinete.

5) OS ESPAÇOS DA UNIVERSIDADE

Quando houver utilização do piano, recomendamos que seja providenciado, com
antecedência, o agendamento da passagem de som para que o músico faça a afinação
do instrumento e o reconhecimento do espaço.

Para agendamento de outros espaços, deve-se entrar em contato com a Unidade responsável.

6) PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E EXECUÇÃO DE SOLENIDADES

As solenidades precisam ser planejadas, organizadas, executadas e controladas com profissionalismo. O planejamento é o primeiro passo para a realização de um evento. Quanto mais tempo dedicado ao planejamento, menos problema haverá na sua execução.2

No planejamento das cerimônias, a equipe de cerimonial deve ficar atenta às seguintes peculiaridades elencadas por Cesca (1997):

a) o objetivo (o evento tem fins institucionais, acadêmicos, de divulgação ou outro?);

b)o público (interno, externo ou misto? Quais as autoridades previstas?);

c) as estratégias (a mediação deve ocorrer com quais setores e comunidades?);

d) os recursos;

e) os fatores condicionantes (quais as especificidades do evento que fogem ao padrão?);

f) o acompanhamento e controle (um roteiro e pauta bem estrutura- dos, um bom checklist de ações e a atenção total ao dia do evento são funda- mentais para seu sucesso).

Dessa forma, o Cerimonial deverá estabelecer contato com o proponente do evento e extrair o máximo de informação possível sobre a solenidade: as características, os objetivos, a data de realização e o perfil dos participantes.

Importante também verificar se haverá:

a)  cobertura do evento (fotografia, divulgação especial, matéria),

b)  homenagem e quem fará a saudação ao homenageado,

c)  diploma/placa e quem fará a confecção deles,

d)  entrega de presente, por quem e em que momento,

e)  apresentação artística, qual será o local e em que momento,

f)  coquetel após a sessão solene,

g)  execução do Hino Nacional por algum músico,

h)  tradução simultânea para o caso de palestrante/autoridade estrangeira,

i)  ornamentação no local do evento e quem vai providenciá-la.

São necessários alguns cuidados na preparação do espaço onde ocorrerá o evento. O Coordenador e o Mestre de Cerimônias deverão, pois, realizar uma visita ao local para checar os seguintes componentes:

a) móveis: mesa de cerimônia, mesa de registro de autoridades, cadeiras, Parlatório, móveis de apoio;

b) iluminação, imagem e som (número de microfones, caixas de som, computadores, projetores, laser points);

c) bandeiras e Hino Nacional;
d) limpeza, portaria, ar condicionado, estacionamento.

g) a avaliação (elaborar relatório final).

Na ausência de algum item necessário para a cerimônia, a equipe de infraestrutura da CAC deverá ser acionada.

O próximo passo será a elaboração de briefing, checklist, roteiro/pauta e divulgação.

6.1 Briefing

O briefing é a compilação de todas as informações básicas para o estabelecimento de projetos, programas e planos de ação. Resumo de todas as informações que embasarão as propostas de ações3. Ele deverá conter informações como: nome, temática, data, local, duração, horário, público (tipo, expectativa).

6.2 Checklist – pré-evento, dia do evento e pós-evento

Na organização de um evento, é importante ter o controle da execução do que foi planejado. Um recurso eficiente para esse acompanhamento é o checklist, que é uma lista de checagem padrão, que contém as providências, os profissionais e as áreas responsáveis por conduzi-las assim como prazos a serem respeitados, abrangendo todas as etapas: pré-evento, dia do evento e pós-evento.

No gabinete, trabalhamos com o modelo de checklist apresentado a seguir:

6.3 Roteiro e Pauta

O roteiro deve conter todas as etapas das cerimônias. É com base nesse ro- teiro que a pauta será redigida pelo mestre de cerimônias. Uma cópia do roteiro e uma da pauta deverão sempre ser dispostas na mesa de autoridades para consulta do Reitorado.

Roteiro básico

1. Introdução
2. Composição de mesa
3. Hino Nacional (opcional)
4. Registro das autoridades (opcional) e abertura
5. Homenagens /leitura e assinatura de termos/descerramento de placas (opcional)

6. Pronunciamentos de autoridades
7. Encerramento

6.4 Divulgação

A divulgação de um evento pode ser feita por meio de convites, material gráfico, site, e-mail marketing, mala direta (convite virtual).

6.4.1 Convites

Após a reserva da data do evento, o Cerimonial do Gabinete encaminha uma minuta de convite para a Unidade promotora preparar o texto. Em seguida, a Unidade encaminha essa minuta preparada de volta ao Gabinete para revisão e aprovação do(a) Reitor(a). Depois de aprovada, o Cerimonial envia para o setor de impressão. O quantitativo de convite é definido pela soma do número de convidados da Unidade com o do Gabinete.

O Cerimonial é responsável pela busca dos convites na Imprensa e pelo encaminhamento, via Correios, dos convites separados para o Gabinete. E a Unidade promotora é responsável pelo envio de seus convites e pelo pagamento da fatura emitida pela Imprensa.

Alguns pontos importantes na confecção dos convites:
– Formato: os convites eletrônicos ou impressos devem ser formulados em tamanho ofício ou ambos.
– Os textos devem ser redigidos na ordem direta (sujeito, predicado e complementos) e no padrão culto da língua.
– Deve conter logo e símbolo.
– Siglas: escreva o significado das siglas por extenso.

Esse roteiro básico poderá ser adaptado para outras cerimônias, in- cluindo os compromissos externos do Reitorado. Qualquer eventualidade fora do pa- drão que envolva homenagens, entre outros, deverá ser comunicada previamente ao Gabinete do(a) Reitor(a).

– Contato para confirmações (e-mail, site, telefone, entre outros), se necessário. – Definir os trajes, se necessário.
– Checar os dados da mailing list.
– Avaliar os prazos mínimos de antecedência para o envio dos convites.

– Monitorar a entrega.
– Deixar pronta a lista de confirmações para subsidiar a confecção das nominatas.