Concertos de rock, formaturas ou a posse de uma autoridade pública são exemplos de eventos, cerimônias que precisam ser organizadas e planejadas. A expressão material do planejamento de um evento recebe o nome de roteiro (também chamado de script, em inglês), documento que orienta a equipe responsável pelo organização e produção do evento sobre o que está previsto e como as atividades devem acontecer. É um esforço para organizar a sequência de ações, atividades e, se caso algo sair fora do trilho, saber o que fazer para colocar tudo novamente no prumo.

Os produtores e responsáveis por um evento atuam nos bastidores, garantindo que tudo esteja pronto para receber adequadamente as pessoas que ali estarão; quem estará no palco, quem estará na plateia. São os produtores dos eventos que atuam na gestão dos recursos financeiros, humanos, entre outros. Eles selecionam e gerenciam os prestadores de serviços que atuarão no evento.

Na administração pública, onde os eventos são cerimônias oficiais, há posturas e atitudes particularidades que precisam ser observadas e respeitadas. No Brasil, as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência são definidas pelo DECRETO No 70.274, DE 9 DE MARÇO DE 1972.

Na UFMG, os eventos que demandam a participação da reitora e do vice-reitor são organizados e acompanhadas pelo Cerimonial, equipe nuclear, formada por dois profissionais da área das Relações Públicas, que fazem parte da Diretoria de Cooperação Institucional.

Em um esforço de partilhar a experiência e orientar os colegas servidores da Universidade, que mesmo não sendo profissionais da área atuam na organização de eventos das Unidades (Administrativas e Acadêmicas), o Cerimonial organizou um manual com “a finalidade de contribuir para o planejamento dos eventos oficiais que são realizados na Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG)”.

O manual está organizado em duas partes. A primeira traz o conceito de cerimonial e detalha os tipos de evento, indica aqueles com a participação do Reitorado e ainda apresenta os espaços da Universidade onde normalmente os eventos são realizados. Nesta parte ainda há informações sobre como planejar, organizar e executar solenidades.

A segunda parte é dedicada aos protocolos: conceito, orientação da ordem geral de precedências de autoridades, composição de mesas e até mesmo a indicação dos corretos pronomes de tratamento.

Como uma medida de otimização de recursos públicos, a Diretoria de Cooperação Institucional autorizou a impressão limitada de exemplares do manual. Cada Unidade Acadêmica da UFMG irá receber um exemplar impresso e aqui, neste site, é possível acessar todo o conteúdo nos links a seguir ou em PDF.

I. Introdução

II. Cerimonial

1. Cerimonial: conceito

2. Cerimonial do Gabinete do(a) Reitor(a) da UFMG

3. Eventos Típicos com a participação do Reitorado da UFMG

4. Detalhamento dos eventos

5. Os espaços da Universidade

6. Planejamento, organização e execução das solenidades

III. Protocolo

7. Protocolo: conceito

8. Ordem geral de precedência

9. Ordem de precedência – Gabinete do(a) Reitor(a)

10. Composição de mesas

11. Pronunciamentos

12. Luto oficial

13. Bandeiras

14. Pronomes de tratamento

IV. Referências

Organizadores

Reitora: Sandra Regina Goulart Almeida

Vice-reitor: Alessandro Fernandes Moreira

Chefe de Gabinete: Rui Rothe-Neves

Diretora de Cooperação Institucional: Maria Elizabeth de Carvalho Duarte

Diretora do Centro de Comunicação: Fábia Pereira Lima

Coordenador de Cerimonial e Relações Públicas: Rafael Magalhães Angrisano

Autoria

Coordenador de Cerimonial e Relações Públicas: Rafael Magalhães Angrisano

Revisão

Sonia Marcia Corrêa Lôbo

Projeto Gráfico e Diagramação

Marcelo Lustosa Cabral de Almeida

Impressão e Acabamento

Imprensa Universitária da UFMG