De acordo com a arquivista Júnia Terezinha Morais Ramos, vice-diretora da Diarq, esta foi a primeira eliminação de documentos de arquivo da UFMG e seguiu todos os passos definidos pela Resolução nº 40, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
Segundo a Resolução, para que a eliminação seja realizada, é necessário elaborar e enviar, para avaliação do Arquivo Nacional, listagem de todos os documentos a serem descartados. Esse órgão é a autoridade arquivística responsável por autorizar a eliminação na esfera do poder executivo federal.

Após aprovada, a listagem é publicada no Diário Oficial da União, em edital de ciência de eliminação de documentos. Posteriormente, deve ser elaborado termo de eliminação de documentos, cujo objetivo é registrar as informações relacionadas ao ato de eliminação, “devendo ser publicado em boletim interno, no próprio portal ou sítio eletrônico”. Cópia da publicação deve ser enviada ao Arquivo Nacional, para ciência da efetivação da eliminação.

“Qualquer eliminação de documentos de arquivos que não siga tal procedimento é considerada contravenção pela legislação federal”, alerta o diretor da Diarq, professor Renato Pinto Venâncio.

Sem uso
Os documentos eliminados no dia 26 de outubro foram produzidos Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) de 1998 a 2000, pelo Departamento de Logística de Suprimentos e de Serviços (DLO), de 1996 a 2013, e pela Escola de Enfermagem, de 2002 a 2011. Estes últimos eram artigos não aprovados para publicação na Revista Mineira de Enfermagem (Reme), enquanto os outros documentos eram referentes à rotina dos dois departamentos, como requisições e controles de serviços. 

O descarte ocorreu por meio de termo de compromisso, firmado pela Universidade e a Associação dos Trabalhadores em Materiais Recicláveis da Pampulha (Astermap). Acompanhado pelas servidoras Júnia Terezinha Morais Ramos e Eliane Bezerra Lima, o procedimento de descaracterização de documentos foi realizado por fragmentação.