A Diretoria de Arquivos Institucionais da Universidade Federal de Minas Gerais (DIARQ/UFMG) realizou, entre os dias 27 e 29 de junho, a transferência de documentos passíveis de eliminação de diversas unidades acadêmicas e administrativas para um depósito centralizado. Essa iniciativa tem como objetivo liberar espaço nas unidades enquanto aguarda a suspensão temporária da eliminação de documentos públicos determinada pelo juízo da 21ª Vara Federal do Rio de Janeiro na Ação Civil Pública nº 5006596-71.2022.4.02.5101/RJ.

Embora a suspensão temporária da eliminação de documentos públicos esteja em vigor, os demais procedimentos relacionados à classificação e destinação de documentos devem ser mantidos. Assim, procedeu-se à transferência para um depósito centralizado, com o apoio essencial da COPEVE/UFMG, dos documentos já classificados e passíveis de eliminação provenientes de diversas unidades acadêmicas e administrativas. Esse processo foi realizado visando a liberação de espaço físico nessas unidades. No total, aproximadamente 800 caixas-arquivo foram transferidas. A medida adotada pela DIARQ/UFMG busca dar continuidade às atividades de gestão documental na UFMG, levando em consideração a importância histórica e administrativa desses registros.

A transferência dos documentos ocorreu de maneira meticulosa e organizada, levando em consideração a classificação e a temporalidade de cada conjunto documental. A DIARQ/UFMG conta com uma equipe especializada em gestão documental, que se empenha em garantir a integridade e a segurança dos documentos durante todo o processo de classificação, transferência e armazenamento.

A eliminação de documentos de arquivo é necessária, desde que sejam respeitados os instrumentos legais, e visa analisar e preservar documentos que possam ter valor histórico ou científico. A preservação adequada dos documentos contribui para a transparência administrativa, o avanço do conhecimento e a valorização da história e cultura da instituição.

Com essa ação, a DIARQ/UFMG busca assegurar que nenhum documento seja perdido ou danificado, garantindo a adequada preservação do acervo documental da universidade, aguardando definições do executivo federal sobre a eliminação de documentos.

A DIARQ/UFMG está disponível para esclarecer dúvidas e prestar assistência às unidades que desejem implementar a gestão documental e avaliar possíveis transferências de documentos passíveis de eliminação para o depósito centralizado.

Para obter mais informações, entre em contato com a DIARQ pelo telefone (31) 3409-3844 ou pelo e-mail: info@diarq.ufmg.br.