A gestão eficiente de documentos é fundamental para qualquer instituição, e a Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) não é exceção. Recentemente, a Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG conduziu um processo de eliminação de documentos conforme as normativas estabelecidas. A coleta ocorreu nos dias 09, 28 e 29 de fevereiro, e 01 e 05 de março de 2024.

De acordo com as Listagens de Eliminação de Documentos aprovadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFMG e registradas em ata da reunião ocorrida em 26/10/2023, bem como pelos dirigentes das respectivas unidades que possuem documentos eliminados, esse processo foi realizado de forma criteriosa e seguindo os procedimentos estabelecidos.

A eliminação dos conjuntos documentais foi autorizada pelo Vice-Reitor da Universidade, conforme consta no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº 03/2023/DIARQ-UFMG, publicado no Diário Oficial da União, edição 238, seção 3 de 15/2/2023. Esse processo envolveu diversas unidades da UFMG e foi conduzido com transparência e responsabilidade institucional.

As unidades envolvidas na eliminação de documentos são:
Departamento de Logística de Suprimentos e de Serviços Operacionais (DLO)
Escola de Belas Artes (EBA)
Escola de Ciência da Informação (ECI)
Escola de Educação Física, Fisioterapia e Terapia Ocupacional (EEFFTO)
Escola de Música
Faculdade de Direito
Faculdade de Filosofia e Ciências Humanas (FAFICH)
Instituto de Ciências Biológicas (ICB)
Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE)
Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN)
Pró-Reitoria de Recursos Humanos (PRORH)

A quantidade de documentos eliminados é notável, totalizando mais de 250 metros lineares e abrangendo uma diversidade de áreas e períodos, o que reflete a amplitude das atividades realizadas pela universidade ao longo do tempo. Este descarte representa aproximadamente 4 toneladas de papel, incluindo desde documentos relacionados às atividades-meio, como administrativos, até as áreas fins, como ensino, pesquisa e extensão.

É importante destacar que os materiais coletados para descarte foram destinados a uma cooperativa de reciclagem parceira da UFMG. Antes de serem encaminhados para a reciclagem, esses documentos passaram por um processo de fragmentação, a fim de tornar inacessíveis as informações constantes nos documentos eliminados, garantindo a privacidade e segurança das informações.

Para aqueles interessados em consultar as listagens de eliminação e obter mais informações sobre o processo, as mesmas estão disponíveis para acesso público no endereço eletrônico da Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG (https://www.ufmg.br/diarq/eliminacao/2024-2/). É importante ressaltar a importância da transparência nesse processo, permitindo que a comunidade acadêmica e o público em geral tenham conhecimento das ações realizadas pela instituição.

Em resumo, a eliminação de documentos conduzida pela UFMG reflete o compromisso da universidade com a eficiência administrativa e a adequação às normativas vigentes. Trata-se de um processo cuidadoso e transparente, que contribui para a otimização dos recursos e a preservação da memória institucional a longo prazo.