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DIARQ participa do Congresso de Arquivologia do Mercosul, realizado no Paraguai


No período de 7 a 10 de novembro, a Diretoria de Arquivos Institucionais (DIARQ) esteve representada na X Reunião de Arquivos Universitários, realizada no âmbito do Congresso de Arquivologia do Mercosul, sediado no Paraguai.

Durante o evento, a Técnica de Arquivo Lilian Aparecida Moreira Reis e a Assistente em Administração Erika Campos Martins Fernandes apresentaram o trabalho intitulado “As transformações decorrentes da Pandemia de COVID-19 na gestão de documentos da UFMG”.

O congresso, sediado na Universidad Nacional de Asunción (UNA), em San Lorenzo, Paraguai, teve como tema central “Los desafíos de los Archivos y Archivistas en la Sociedad de Pos Pandemia”.

O objetivo principal do congresso é fortalecer os laços de cooperação arquivística entre os países participantes, promovendo o compartilhamento de experiências e conhecimentos que contribuam para o aprimoramento do setor em escala global.

Os eixos temáticos abordados no evento incluíram:

  1. Los Archivos y la Pandemia por COVID-19.
  2. Transparencia Gubernamental y Acceso a la Información.
  3. Gestión Documental Electrónica y Preservación Digital.
  4. Formación Profesional Archivística.

A participação ativa da DIARQ neste evento destaca o comprometimento da diretoria com a eficiência administrativa e a preservação da memória institucional e também demonstra estar alinhada às mais recentes discussões e tendências da área arquivística.

DIARQ participa de evento sobre Governança e Gestão Arquivística

A Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG (DIARQ) participou do III Fórum Estadual de Gestão de Documentos, organizado pelo Arquivo Público Mineiro, no dia 10 de novembro, no auditório JK da Cidade Administrativa de Minas Gerais.

O evento contou com a participação de diversos órgãos públicos do Executivo e Judiciário de Minas Gerais e Federal.

A terceira edição do Fórum Estadual de Gestão de Documentos teve como tema “Governança e gestão arquivística: legado analógico e desafios da era digital”.

A programação contou com  as sessões temáticas:

  • O Arquivo Público Mineiro frente aos desafios da preservação digital.  Palestrante: Denis Soares da Silva – Núcleo de Gestão de Documentos do Arquivo Público Mineiro

  • O Sistema Eletrônico de Documentos e os desafios da preservação digital e a integração com os repositórios arquivísticos digitais confiáveis.  Palestrante: Marco Aurélio Rodrigues Braga – Ministério da Gestão e Inovação

  • O projeto de preservação digital do TJMG e os desafios da implementação do RDC-Arq. Palestrante: Simone Meireles Chaves – Gerência de Arquivo e Gestão Documental da Secretaria do Tribunal de Justiça e da Gestão de Documentos Eletrônicos e Permanentes – Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais

  • O papel das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPADs) na gestão e preservação dos documentos da administração pública.  Palestrante: Denis Soares da Silva – Núcleo de Gestão de Documentos do Arquivo Público Mineiro

  • Mesa redonda: Relatos de experiência das CPADs. 

    CPAD da Polícia Militar de Minas Gerais (PMMG)

    CPAD do Departamento de Estradas de Rodagem do Estado de Minas Gerais (DER-MG)

Participaram do evento a Arquivista Júnia Terezinha Morais Ramos e o Técnico de Arquivo Marcos Volpin Junior.

DIARQ lança mais três Trilhas de Aprendizagem

Em conformidade com o compromisso de orientação e capacitação de servidores da UFMG em gestão de documentos, a DIARQ lançou mais três Trilhas de Aprendizagem, em parceria com a Divisão de Desenvolvimento de Pessoas (DPP):

  • Trilha de Aprendizagem em Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD
  • Trilha de Aprendizagem em Lei de Acesso à Informação – LAI
  • Trilha de Aprendizagem em Serviços de Protocolo

Juntamente com as Trilhas já lançadas, de Documentos Digitais e Gestão de Documentos, os servidores técnicos administrativos e docentes da UFMG poderão aprimorar seus conhecimentos e desenvolver novas habilidades na área de gestão documental, impulsionando seu crescimento pessoal e profissional.

Uma das grandes vantagens das trilhas de aprendizagem é a flexibilidade que elas oferecem, podendo ser acessados os materiais quando e onde for conveniente, adaptando o ritmo de estudo de acordo com sua disponibilidade e preferências individuais. Dessa forma, o controle total sobre a jornada de aprendizagem permite o desenvolvimento de maneira autônoma e personalizada.

Para acessar todas as Trilhas de Aprendizagem oferecidas pela DIARQ, basta acessar a página disponível na aba ‘capacitação’ do site da DIARQ:

Trilhas de Aprendizagem

BOLETIM DIARQ: conectando servidores técnicos, docentes e discentes para uma universidade mais eficiente e transparente

A Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG apresenta o Boletim DIARQ, um novo canal de comunicação que visa unir servidores técnicos, docentes e discentes em torno de dois elementos fundamentais para a promoção de uma universidade cada dia mais eficiente e transparente: a gestão adequada dos documentos e o acesso à informação institucional.

A proposta do Boletim DIARQ é criar uma ponte de comunicação entre todos os membros da comunidade universitária, proporcionando um espaço de informação e diálogo. Em suas edições, o Boletim DIARQ trará à tona o que está sendo feito para tornar a universidade mais eficiente e transparente. Além disso, explorará temas relacionados à arquivologia, administração, história e outras áreas ligadas a documentos e informações, promovendo um ambiente de aprendizado e discussão rico e diversificado.

A gestão adequada dos documentos e o acesso à informação institucional são pilares fundamentais para qualquer instituição de ensino superior. O Boletim DIARQ busca estreitar os laços entre servidores técnicos, docentes e discentes, permitindo que todos estejam informados sobre as ações e projetos da DIARQ em andamento, bem como sobre as estratégias adotadas para otimizar a gestão documental na universidade.

Enfim, o Boletim DIARQ é um convite para todos os membros da comunidade acadêmica se envolverem ativamente na construção de uma instituição mais eficiente e informada.

Fique atento(a) às próximas edições do Boletim DIARQ, que serão disponibilizadas regularmente para que você possa fazer parte dessa jornada em prol de uma universidade mais eficiente e transparente.

O Boletim DIARQ está acessivel na aba Publicações, no site da DIARQ: www.ufmg.br/diarq.

DIARQ lança Orientações Técnicas para padronização de procedimentos na UFMG

A Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG (DIARQ/UFMG) lançou em seu site algumas orientações técnicas (OTs) destinadas à padronização de procedimentos. Essas diretrizes representam um marco significativo em sua busca constante pela excelência, visando aprimorar a eficiência e qualidade dos processos da comunidade acadêmica.

As orientações técnicas fornecem um valioso recurso para a comunidade de servidores docentes e técnicos-administrativos da UFMG, permitindo que eles se mantenham atualizados e alinhados com as melhores práticas. Trata-se de um conjunto de instruções detalhadas voltadas para a área de organização de arquivos.

Desenvolvidas pelos técnicos da DIARQ, as OTs têm como objetivo principal padronizar procedimentos, resolver problemas, promover a qualidade e eficiência na gestão de informações e documentos, e estabelecer critérios claros para a organização, armazenamento e recuperação de documentos.

Com cooperação e dedicação, a UFMG está construindo um futuro mais uniforme e eficaz em sua gestão de informações e documentos, contribuindo assim para o aprimoramento contínuo de seus serviços e processos. Essas novas diretrizes são um passo importante nessa direção, demonstrando o compromisso da UFMG com a excelência em suas operações.

Para acessar as Orientações Técnicas, acesse: 

https://www.ufmg.br/diarq/orientacoes-tecnicas-ots/

DIARQ divulga lista de candidatos selecionados para o Curso Básico de Gestão de Documentos Arquivísticos (Oferta 2023/02)

A Diretoria de Arquivos Institucionais da Universidade Federal de Minas Gerais (DIARQ/UFMG) divulgou as listas de candidatos selecionados para o Curso Básico de Gestão de Documentos Arquivísticos, edição 2023/02.

Foram disponibilizadas duas listas de candidatos selecionados, sendo uma destinada ao público externo e outra para os servidores docentes e técnicos-administrativos da instituição (público interno).

Todas as informações relevantes, incluindo os nomes dos candidatos selecionados e outros detalhes importantes, podem ser encontradas no site oficial  do curso, no seguinte endereço:

https://www.ufmg.br/diarq/curso-basico-de-gestao-de-documentos-arquivisticos-2023-02/.

Caso seu nome não conste na lista desta edição, não desanime. O curso é oferecido regularmente, e você terá outras oportunidades de participar nos próximos processos seletivos.

Parabéns aos candidatos selecionados e agradecemos a todos que participaram do processo seletivo. Desejamos sucesso a todos os futuros participantes do curso!

Curso Básico de Gestão de Documentos de Arquivo 2023/02

A Diretoria de Arquivos Institucionais da Universidade Federal de Minas Gerais (DIARQ/UFMG), com o apoio do Centro de Apoio à Educação a Distância (CAED/UFMG) e da Pró-Reitoria de Recursos Humanos (PRORH/UFMG), promoverá o Curso Básico de Gestão de Documentos de Arquivo (Oferta 2023/02). O curso será oferecido na modalidade à distância com carga horária de 30 horas, com o intuito de promover a capacitação em temáticas relacionadas à gestão e à preservação de arquivos.

Serão disponibilizadas 300 vagas, sendo 50 reservadas para Servidores Técnicos Administrativos e Docentes da UFMG, e 250 para o público em geral.

Os interessados devem estar preparados com os equipamentos e acesso à rede de dados necessários para participar do curso.

As inscrições estarão abertas das 8h00 do dia 2 de outubro até às 17h00 do dia 4 de outubro de 2023, por meio do preenchimento do formulário eletrônico disponível no site da DIARQ. Os candidatos receberão um e-mail de confirmação do envio do formulário de inscrição.

A ocupação das vagas ocorrerá de acordo com a ordem de inscrição no curso para os candidatos às vagas reservadas para o público geral.

As vagas reservadas ao público interno da UFMG (Servidores Técnicos e Professores) serão ocupadas de acordo com os critérios estabelecidos pela Pró-Reitoria de Recursos Humanos, disponíveis no edital de abertura do curso.

O resultado do processo seletivo será divulgado no dia 6 de outubro de 2023, no site da DIARQ. A oferta do curso ocorrerá no período de 23 de outubro a 1º de dezembro de 2023.

Ao final do curso, os participantes aprovados receberão um certificado digital.

O curso Básico de Gestão de Documentos de Arquivo, oferecido pela DIARQ, é gratuito. 

Para maiores informações, acesse:

https://www.ufmg.br/diarq/curso-basico-de-gestao-de-documentos-arquivisticos-2023-02/

Oficina de Classificação de Documentos oferecida pela Diarq capacita membros da CPAD – Setorial da Faculdade de Odontologia

Aconteceu com grande sucesso a Oficina de Classificação de Documentos promovida pela DIARQ, proporcionando aos membros da Comissão Setorial Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD – Setorial) da Faculdade de Odontologia uma oportunidade única de aprimorar seus conhecimentos na gestão de arquivos.

Realizada nos dias 23 de agosto e 5 de setembro de 2023, a oficina reuniu membros da comissão em uma jornada de aprendizado abrangente e prático sobre a classificação de documentos, um aspecto fundamental da gestão documental eficaz.

Os principais temas abordados foram: 

Introdução à Classificação de Documentos: A oficina começou com uma sólida introdução aos conceitos fundamentais da classificação de documentos e destacou a importância dessa prática para a organização eficiente dos documentos de arquivo.

Normas e Diretrizes: Durante a oficina, foram apresentadas as normas e diretrizes relevantes que devem ser seguidas para garantir a conformidade legal e organizacional na gestão documental. Isso incluiu uma explanação sobre como as regulamentações afetam a maneira como os documentos são classificados e mantidos.

Exercícios Práticos: Para consolidar o aprendizado teórico, os participantes tiveram a oportunidade de participar de exercícios práticos. Essas atividades permitiram que eles aplicassem os conceitos aprendidos em cenários reais, fortalecendo sua compreensão prática da classificação de documentos.

Esses tópicos foram abordados de maneira abrangente durante a oficina, capacitando os participantes com conhecimentos e habilidades essenciais para aprimorar suas práticas de gestão documental e contribuir para a organização eficaz de documentos em seus respectivos contextos.

Esta iniciativa de capacitação demonstra o compromisso contínuo da DIARQ em aprimorar as práticas de gestão documental e promover a excelência na gestão de documentos na UFMG.

Para mais informações sobre eventos futuros ou serviços oferecidos pela Diarq, entre em contato conosco: https://www.ufmg.br/diarq/fale-conosco/

DIARQ transfere documentos passíveis de eliminação de unidades acadêmicas e administrativas para um depósito centralizado

A Diretoria de Arquivos Institucionais da Universidade Federal de Minas Gerais (DIARQ/UFMG) realizou, entre os dias 27 e 29 de junho, a transferência de documentos passíveis de eliminação de diversas unidades acadêmicas e administrativas para um depósito centralizado. Essa iniciativa tem como objetivo liberar espaço nas unidades enquanto aguarda a suspensão temporária da eliminação de documentos públicos determinada pelo juízo da 21ª Vara Federal do Rio de Janeiro na Ação Civil Pública nº 5006596-71.2022.4.02.5101/RJ.

Embora a suspensão temporária da eliminação de documentos públicos esteja em vigor, os demais procedimentos relacionados à classificação e destinação de documentos devem ser mantidos. Assim, procedeu-se à transferência para um depósito centralizado, com o apoio essencial da COPEVE/UFMG, dos documentos já classificados e passíveis de eliminação provenientes de diversas unidades acadêmicas e administrativas. Esse processo foi realizado visando a liberação de espaço físico nessas unidades. No total, aproximadamente 800 caixas-arquivo foram transferidas. A medida adotada pela DIARQ/UFMG busca dar continuidade às atividades de gestão documental na UFMG, levando em consideração a importância histórica e administrativa desses registros.

A transferência dos documentos ocorreu de maneira meticulosa e organizada, levando em consideração a classificação e a temporalidade de cada conjunto documental. A DIARQ/UFMG conta com uma equipe especializada em gestão documental, que se empenha em garantir a integridade e a segurança dos documentos durante todo o processo de classificação, transferência e armazenamento.

A eliminação de documentos de arquivo é necessária, desde que sejam respeitados os instrumentos legais, e visa analisar e preservar documentos que possam ter valor histórico ou científico. A preservação adequada dos documentos contribui para a transparência administrativa, o avanço do conhecimento e a valorização da história e cultura da instituição.

Com essa ação, a DIARQ/UFMG busca assegurar que nenhum documento seja perdido ou danificado, garantindo a adequada preservação do acervo documental da universidade, aguardando definições do executivo federal sobre a eliminação de documentos.

A DIARQ/UFMG está disponível para esclarecer dúvidas e prestar assistência às unidades que desejem implementar a gestão documental e avaliar possíveis transferências de documentos passíveis de eliminação para o depósito centralizado.

Para obter mais informações, entre em contato com a DIARQ pelo telefone (31) 3409-3844 ou pelo e-mail: info@diarq.ufmg.br.

COMUNICADO IMPORTANTE: Emissão do certificado de conclusão do Curso

Informamos que os certificados de conclusão do curso serão emitidos em até 30 dias após o encerramento da oferta para aqueles que completarem todas as atividades e obtiverem, no mínimo, 60 pontos nas avaliações.

Os certificados são documentos oficiais, emitidos pelo CENEX-ECI da UFMG, que atestam a participação e a conclusão bem-sucedida do Curso. Essa conquista representa o reconhecimento do seu empenho e dedicação na busca por conhecimentos na área específica do curso.

Para ter acesso ao seu certificado, as instruções e os procedimentos necessários para o download serão encaminhados para o e-mail informado no momento da inscrição. Fique atento(a) à sua caixa de entrada e verifique também a pasta de spam, caso necessário.

Agradecemos a todos pelo empenho demonstrado ao longo do curso e esperamos que essa conquista seja motivo de orgulho e motivação para que continuem investindo em suas trajetórias profissionais.

Atenciosamente,

Equipe Diarq.