Belo Horizonte, 07 de Julho de 2016

 

Visando alinhar as normas de prestações de contas da Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa – Fundep, aos critérios utilizados pelas auditorias internas e externas realizadas nos projetos do Centro de Apoio a Educação a Distância – CAED, informamos que as regras a seguir devem ser sempre adotadas pelos beneficiários que utilizam os pedidos de adiantamento de diárias, de suprimentos de fundos, de solicitação de compra de passagens e reembolso de despesas realizados via Fundep.

 

  1. Os pedidos de adiantamento de diárias, suprimentos de fundos e/ou solicitação de passagens devem ser feitos com, no mínimo 5 (cinco) dias úteis e no máximo 10 (dez) dias antes da viagem.

 

  1. As secretarias dos cursos já possuem a planilha de solicitação de viagens. As que ainda não possuírem, favor solicitar ao CAED pelo e-mail viagens@caed.ufmg.br. Todos os dados dos beneficiários devem estar devidamente preenchidos na planilha, inclusive o endereço completo com CEP, e-mail e telefone.

 

  1. Após a chegada da viagem, os beneficiários terão, no máximo, 7 (sete) dias úteis para realizar a prestação de contas.

 

  1. Beneficiários que possuam qualquer tipo de pendência na prestação de contas não serão contemplados com novos pedidos de adiantamento de diárias, suprimento de fundos e/ou passagens.

 

  1. Se o recurso não foi totalmente utilizado, a diferença deve ser devolvida. E se houve a necessidade de prorrogar a estadia além do previsto e/ou os gastos foram superiores ao recurso adiantado, poderá ser concedido um Complemento de Adiantamento de Viagens no ato do acerto.

 

  1. Documentos para prestação de contas, atenção:

 

6.1.  Para adiantamento de diárias somente serão aceitos:

6.1.1.  Nota fiscal de venda a consumidor série D relativo a alimentação. As notas fiscais relativas a consumo podem estar em nome do beneficiário.

6.1.2. Cupom fiscal relativo a alimentação.

 

6.1.3. Para comprovação de estadia:

  1. a) Nota fiscal de prestação de serviços série A, em nome do beneficiário;
  2. b) Nota fiscal de serviços eletrônica, em nome do beneficiário.

 

6.1.4. Não serão aceitos

  1. a) notas de balcão, notas simples ou quaisquer outros tipos de recibos, que não possuam validade fiscal;
  2. b) notas fiscais e/ou cupons fiscais onde estejam discriminados produtos de higiene, cigarros e bebidas alcoólicas;
  3. c) notas emitidas em nome da Fundep deverão estar preenchidas com os dados da fundação e devidamente quitadas;
  4. d) comprovantes de pagamento com cartões;

 

6.2. Adiantamento para combustível – é permitido:

  1. a) Nota fiscal de venda a consumidor série D, sempre em nome da Fundep, devidamente preenchida e quitada;
  2. b) Documento auxiliar de nota fiscal eletrônica (DANFE), sempre em nome da Fundep e com quitação;
  3. c) Cupom fiscal em nome da Fundep, para postos cadastrados;
  4. d) o valor não utilizado no abastecimento deverá ser devolvido ao projeto, em conta a ser informada no momento da prestação de contas;
  5. e) o abastecimento deverá ser realizado somente após a confirmação do depósito do valor adiantado.

 

6.2.1. Não é permitido:

  1. a) receber comprovante fiscal de abastecimento com nome e CPF do beneficiário;
  2. b) receber notas simples, recibos ou comprovantes de pagamentos com cartões;
  3. c) utilizar o valor do combustível para outras finalidades, tais como aquisição de passagens ou óleos lubrificantes.

 

6.3. Para compra de passagens rodoviárias, ferroviárias ou aéreas serão aceitos:

  1. a) bilhetes de passagens e recibos de embarque contemplando o período e a localidade da viagem;
  2. b) se identificadas, as passagens deverão estar em nome do beneficiário;
  3. c) a compra de passagens deverá ser realizada somente após a confirmação do depósito do valor adiantado.

 

6.4. Não será permitido:

  1. a) utilizar o valor adiantado para outras finalidades, tais como abastecimento de veículo ou compra de passagem para meio de transporte diferente do informado no pedido de viagem.

 

6.5. Passagens adquiridas pela Fundep (Sistema Pegue-Pague):

  1. a) bilhetes de passagens e recibos de embarque contemplando o período e a localidade da viagem;
  2. b) se identificadas, as passagens deverão estar em nome do beneficiário

 

 

IMPORTANTE:

1 – Abastecimentos feitos antes do depósito do adiantamento deverão ser devolvidos, pois perdem a característica de adiantamento. Nesses casos, após a devolução, o beneficiário poderá pedir o reembolso do valor gasto com combustível.

2 – O valor destinado ao abastecimento é calculado pelo CAED, cuja tabela com valores para ida e volta a cada polo, está disponível em nosso site (www.ead.ufmg.br). Após acessar o site na aba CAED e depois entre em VIAGENS.

3 – Os comprovantes de abastecimentos deverão, obrigatoriamente, atender ao percurso da viagem solicitada.

4 – Os valores utilizados em aquisição de passagens antes do depósito, deverão ser devolvidos, pois perdem a característica de adiantamento. Após a devolução, o beneficiário poderá solicitar o reembolso do valor gasto com as passagens.

5 – Todas as devoluções deverão ser feitas sob a forma de depósito identificado pelo próprio beneficiário e, obrigatoriamente, na conta informada pela equipe CAED.

6 – Quaisquer documentos que contenham rasuras não serão aceitos.

7 – Recibos contendo apenas o CNPJ do estabelecimento não são considerados nota fiscal e, por isso, não serão aceitos para prestação de contas.

8 – É de inteira responsabilidade do beneficiário observar todos os dados e a validade dos comprovantes fiscais de sua viagem.

9 – Comprovantes que não estiverem de acordo com as normas não serão aceitos e o recurso adiantado para viagem deverá ser devolvido integralmente.

10 – Os beneficiários que têm direito a reembolso, só o receberão se não tiverem nenhum tipo de pendência.

11 – Todo beneficiário deve apresentar, obrigatoriamente, um comprovante para cada dia de viagem.

12 – Dados da Fundep: FUNDAÇÃO DE DESENVOLVIMENTO DA PESQUISA – FUNDEP

CNPJ: 18.720.938/0001-41

ENDEREÇO: Avenida Presidente Antônio Carlos, 6627 – Unidade Administrativa II

Campus UFMG

CEP 31.270-901 – Belo Horizonte / MG

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