Em outubro de 2013 iniciou-se um diagnóstico da documentação da UFMG. Pouca gente sabe, mas a documentação corrente e as massas documentais acumuladas ocupam aproximadamente 600 salas da Universidade. A Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG, criada por portaria da Administração Central em julho do ano passado, tem por objetivo coordenar a implantação da política de arquivos na Instituição. Essa iniciativa tem raízes históricas. Na década de 1970 tentou-se estabelecer um Arquivo Central na UFMG. Esse arquivo chegou a ser implantado, funcionando em um dos andares do prédio da Reitoria. Infelizmente, acabou desativado ainda nos anos 70.

Na década de 1990, foi realizado um diagnóstico de acervo da UFMG, iniciativa que deu origem a projeto piloto na Escola de Farmácia, que deveria ser replicado nas outras unidades acadêmicas e administrativas. O projeto foi implantado com a proposição de manual contendo procedimentos recomendados para preservação do acervo documental e gestão da documentação corrente e intermediária. Contudo, registrou-se, no momento de transição da gestão central, a descontinuidade da iniciativa. Em 2008, a UFMG, pela primeira vez na sua história, promoveu concurso para arquivistas. Desde então, esses profissionais têm constantemente alertado a Administração Central sobre a importância da implantação de uma política de arquivos. Infelizmente, os cursos de Administração e Direito não contam com disciplinas na área de Arquivologia. Em razão disso, há quase sempre um desconhecimento, nos meios administrativos, dos benefícios advindos da gestão de documentos, tanto em termos de racionalização da produção e trâmite desses registros, como também de sua destinação, seja eliminando os que não têm valor probatório ou cultural, seja programando a guarda permanente (ou seja, para sempre) dos acervos de valor histórico, independentemente de seu suporte (papel, digital, película etc.).

A primeira iniciativa referente à constituição da Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq) data de outubro de 2012, quando portaria do Reitor instituiu comissão para estudar a questão dos arquivos institucionais da UFMG. Tal comissão é formada por Renato Pinto Venâncio (ECI), Ana Lúcia S. do Carmo (arquivista da Fafich), Macilene Gonçalves de Lima (Proplan) e Silvana A. Silva dos Santos (PRORH), e conta com a contribuição de outros arquivistas da instituição, assim como de colaboradores da Escola de Ciência da Informação.

A comissão implantou inicialmente mapeamento preliminar dos arquivos das unidades acadêmicas da UFMG. Devido à ausência de uma política de arquivos, a situação constatada e apresentada em relatório à Reitoria, em janeiro de 2013, foi catastrófica. Em razão das péssimas condições de guarda e acondicionamento da documentação, observou-se o eventual risco de perda de parte da memória institucional. Mais ainda, em vários depósitos improvisados, guarda-se de tudo, inclusive material combustível, com evidente risco de incêndio.

O mapeamento preliminar sensibilizou a Administração Central e, em 10 de julho de 2013, foi instituída a Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG. No sentido de aprofundar o trabalho, foi iniciado, em outubro passado, um diagnóstico geral da documentação, incluindo das unidades acadêmicas e administrativas.

Conforme mencionado, esse levantamento mostra que a UFMG tem cerca de 600 salas com arquivos correntes ou massas documentais acumuladas, a maior parte dos quais sem critérios adequados. Em várias secretarias estão, por exemplo, documentos gerados há décadas que não têm mais uso corrente. O desafio que aguarda a recém-criada Diarq é o mesmo a ser enfrentado por todas as Instituições Federais de Ensino Superior (Ifes): atender à lei 8.159, que dispõe sobre a implantação de uma política nacional de arquivos.

A UFMG vive um fenômeno comum a várias outras instituições contemporâneas. Houve um aumento exponencial na produção de documentos a partir de meados do século passado, devido, sobretudo, ao avanço tecnológico e à multiplicação de serviços públicos, impondo às instituições a tarefa de implementar a gestão de documentos. Para abrigar os acervos de guarda permanente, está prevista a construção de prédio do Arquivo Central. Também será necessária a contratação de profissionais de arquivologia para atuar na Diarq e nas unidades. A UFMG chegou a contar com 10 profissionais, número que hoje está reduzido à metade devido à falta de estrutura e à ausência de uma política de arquivos na Universidade.

Se a gestão for devidamente implementada, conforme determina a legislação federal, uma parcela dessa documentação será de guarda permanente no Arquivo Central, enquanto os documentos sem valor probatório ou histórico poderão ser eliminados. Essa gestão produzirá, inclusive, impacto sobre as atividades acadêmicas, uma vez que a adoção de metodologias de gestão de documentos permitirá a liberação de dezenas, talvez centenas, de espaços para atividades de pesquisa ou ensino. Além disso, contribuirá para o pleno cumprimento da lei de acesso à informação, de novembro de 2011, que tem o propósito de regulamentar o direito constitucional de acesso dos cidadãos às informações públicas.

Essas inovações dependem, porém, da efetiva implementação da política de arquivos na UFMG, da construção do Arquivo Central e da contratação de arquivistas e de outros profissionais de áreas afins. Em termos práticos, os acervos continuam se perdendo em depósitos improvisados, e a administração universitária em muito deixa de ganhar eficiência pela não implantação da gestão de documentos determinada na legislação federal e seguidamente recomendada pelas portarias do Ministério da Educação.