FATURA REF. À EXECUÇÃO DO PROJETO
O coordenador do projeto e/ou suporte Administrativo indicado, em conformidade com o contrato e com o cronograma do projeto emite as ORDENS DE SERVIÇOS, conforme modelo – Ordem de Serviço e encaminha à Fundação juntamente com a Nota de Empenho emitida por meio do SIAFI.
A Fundação emite a Fatura, e encaminha ao coordenador do projeto ou ao suporte Administrativo indicado, para formalizar a liquidação no documento;
Sugestão de texto “Atesto que a Fatura está em conformidade com a Ordem de Serviço nr. xxxxx emitida em xx/xx/xx e portando está em condição de ser paga ”.
Liquidação e Pagamentos das Faturas: Em conformidade com os artigos 62 e 63 da Lei 4320/64, a liquidação (declaração de que a fatura está em condição de ser paga) e a devida ordenação de despesa (pague-se) dada pelo ordenador de despesa da Unidade Gestora, encaminhando ao Contador da Unidade para em seguida proceder o registro da liquidação no SIAFI WEB na Aba principal: Com orçamento, marcando a opção com contrato SIM, para que ocorra o devido lançamento nas contas, quando for o caso: 812310201 – CONTRATO DE SERVIÇO EM EXECUÇÃO ou 812310401 – CONTRATO DE FORNECIMENTO DE BENS EM EXECUÇÃO.
NOTA FISCAL REF. AOS CUSTOS OPERACIONAIS, PÓS SERVIÇOS PRESTADOS
A Fundação à medida que executa o projeto, apresenta Relatório de Serviços prestados ao coordenador e/ou ao suporte Administrativo indicado (o relatório consiste em uma prestação de contas parcial, onde são listados todos os pagamentos efetuados referente aos serviços, materiais de consumo, bens permanentes adquiridos para execução do projeto e outros, no período de xx/xx/xx até xx/xx/xx), sendo que já ocorreu por parte do coordenador e do fiscal o acompanhamento tempestivo da execução das despesas, conforme orienta o Decreto 7423/10. § 1o do artigo11: … “cabendo à instituição apoiada zelar pelo acompanhamento em tempo real da execução físico-financeira da situação de cada projeto e respeitar a segregação de funções e responsabilidades entre fundação de apoio e instituição apoiada.”
O coordenador analisa, e/ou o suporte Administrativo indicado, analisa os pagamentos realizados no âmbito do projeto no período apresentado, e emite um relatório aprovando formalmente os serviços prestados, com o seguinte texto básico:
“Declaro que todas Notas Fiscais e respectivos pagamentos efetuados, contidos no relatório de serviços prestados pela Fundação foram para execução do objeto “xxxxxxxxxxxxxxxxxxx” e ainda que todos os serviços, bens de consumo e permanente adquiridos e listados pela Fundação no Relatório do período xx/xx/xx a xx/xx/xx) foram recebidos na UFMG na execução do projeto “xxxxxxxxxxxxx”. Assim os serviços foram prestados pela Fundação, fazendo jus ao valor R$ xx.xxx,xx estando em condição de serem pagos.” Esse documento, deve ser assinado pelo Coordenado do Projeto e pelo suporte Administrativo indicado, quando responsável pela analise da Prestação de contas apresentada pela Fundação.
Observação:
1 – Havendo inconsistência, corrigir junto a Fundação, até que o relatório esteja em condições de ser aprovado e de realizar o pagamento para a Fundação pelos serviços prestados.
2 – A analise acima orientada é uma analise, para a aprovação das contas parciais das despesas executadas pela Fundação, para execução do projeto, assim no momento da prestação de contas final, basta mencionar na NOTA TÉCNICA de aprovação da prestação de contas final, o trabalho de analise já realizado no decorrer da vigência do contrato, previamente ao pagamento pelos serviços da fundação.
Caso seja PDI que contenha Obra, o Coordenador e o Fiscal Técnico (Engenheiro), juntamente com o Diretor da Unidade ou Pró-reitor ( verificar delegação de competência), deve emitir o Termo de Aceitação Definitivo da Obra e encaminhar ao Contador para as demais providências de encaminhamento aos Setor da Universidade responsável pelo lançamento no SPIUnet e de lançamentos contábeis de incorporações do investimento no Balanço Patrimonial da Instituição.
Após a aprovação do relatório de serviços prestados, pelo coordenador, ele deve garantir que o empenho já esteja emitido no SIAFI para em seguida autorizar a fundação, que emita a Nota Fiscal- NF pelos serviços prestados. A Nota Fiscal deve ser encaminhada ao coordenador e/ou ao suporte Administrativo indicado, que “atesta na NF (ateste no SEI, com vinculação no documento SEI onde consta a NF) que os serviços foram prestados”, em seguida envia ao diretor da unidade para a ordenação da despesa (“pague-se“ ou “ autorizo o pagamento” ), os despachos respectivos devem ser formais, no SEI, em conformidade com os artigos 62 e 63 da Lei 4320/64.
Após esse trâmite, encaminhar a fatura para o setor de contabilidade/financeiro para providenciar os registros no SIAFI e o pagamento.
Observação: Importante ressaltar que não deve haver emissão de Ordem de Serviço por parte da UFMG para pagar custos administrativos às fundações de apoio, pois os custos operacionais, somente podem ser pagos, após prestação dos serviços e cobrança pela Fundação por meio do Relatório de Serviços prestados orientado acima.
