A Lei n° 8.112, de 11 de dezembro de 1990 garante, aos servidores públicos que efetuam deslocamentos em razão do interesse público, o direito ao recebimento de diárias e passagens.

Esses benefícios também se estendem aos colaboradores eventuais, que viajam para participar de eventos ou desenvolver atividade no interesse da Administração Pública, de acordo com a Lei n° 8.162, de 8 de janeiro de 1991.

As diárias destinam-se a indenizar o agente público e os colaboradores eventuais  pelas despesas extraordinárias com hospedagem, alimentação e locomoção urbana, durante o período de deslocamento, em objeto de serviço de interesse da administração pública, do servidor fora da localidade onde tem exercício e do colaborador eventual.

Conforme art. 2º da Portaria MEC 928/22, todas as viagens, no interesse da Administração, devem ser registradas no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens – SCDP, mesmo nos casos de afastamento sem ônus ou com ônus limitado.

• Quando o deslocamento da sede for exigência permanente do cargo;
• Quando o deslocamento da sede ocorrer dentro da mesma região metropolitana;
• Quando o servidor é nomeado ou designado para servir no exterior;
• Quando governo estrangeiro ou organismo internacional de que o Brasil participe ou com o qual coopere custear as despesas com pousada, alimentação e locomoção urbana.

Fonte: Decreto 5.992, de 19 de dezembro de 2006.

- Deslocamentos dentro do território nacional:

• quando o afastamento não exigir pernoite fora da sede;
• no dia de retorno à sede de serviço;
• quando a União custear, por meio diverso, as despesas de pousada;
• quando o servidor ficar hospedado em imóvel pertencente à União ou que esteja sob administração do governo brasileiro ou de suas entidades; e
• quando designado para compor equipe de apoio às viagens do Presidente ou do Vice-presidente da República.

- Deslocamentos para o exterior:

• quando o afastamento não exigir pernoite fora da sede;
• no dia da partida do território nacional, quando houver mais de um pernoite;
• no dia da chegada ao território nacional;
• quando a União custear, por meio diverso, as despesas de pousada;
• quando o servidor ficar hospedado em imóvel pertencente à União ou que esteja sob administração do Governo brasileiro ou de suas entidades; e
• quando o governo estrangeiro ou organismo internacional de que o Brasil participe ou com o qual coopere custear as despesas com alimentação ou pousada.

Fonte: Decreto 5.992, de 19 de dezembro de 2006, art 2°, §1º.

Conforme o art. 8º do Decreto Nº 10.193/2019, os casos em que somente os Ministros de Estados e os titulares dos órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República poderão autorizar despesas com diárias e passagens são:

I – por período superior a cinco dias contínuos;

II – em quantidade superior a trinta diárias intercaladas por pessoa no ano;

III – de mais de cinco pessoas para o mesmo evento;

IV – que envolvam o pagamento de diárias nos finais de semana;

V – com prazo de antecedência inferior a quinze dias da data de partida; e

VI – para o exterior com ônus.

A competência de que trata o caput poderá ser delegada aos dirigentes indicados nos incisos I a V do caput do art. 7º, vedada a subdelegação.

Fonte: Decreto 10.193, de 27 de dezembro de 2019.

De acordo com o art. 22 da Portaria MEC 928/22, de forma a garantir que a reserva dos trechos ou, em sua impossibilidade, a emissão do bilhete ocorram com antecedência mínima de 15 (quinze) dias da data prevista da partida a PCDP deverá ser encaminhada para aprovação do proponente preferencialmente com 48 horas de antecedência.

§ 1º É considerado deslocamento em caráter de urgência a solicitação que não permita a reserva do trecho ou, em sua impossibilidade, a emissão do bilhete com prazo de antecedência inferior a 15 (quinze) dias da data de partida.

§ 2º A autorização para deslocamentos em caráter de urgência será discricionária e analisará a imprevisibilidade, a inviabilidade de agendamento posterior e o risco institucional do não afastamento bem como dependerá de justificativa expressamente apresentada pelo proponente à autoridade superior apontando obrigatoriamente:

I - o motivo que impossibilitou a apresentação das informações dentro do prazo;

II - a imprescindibilidade para a ocorrência da atividade fora do prazo; e

III - a impossibilidade de remarcação.

§ 3º A recorrência dos encaminhamentos, em caráter de urgência, poderá gerar consideração de ato antieconômico e, por decorrência, a responsabilização do proponente.

Com o objetivo de cobrir despesas de deslocamento até o local de embarque, e do desembarque até o local de trabalho ou de hospedagem (e vice-versa), será concedido um adicional no valor de R$ 95,00, por localidade de destino, nos deslocamentos dentro do território nacional.

Com relação à prestação de contas de missões em território nacional, conforme o art. 42 da Portaria MEC 928/22, o proposto, seja servidor seja colaborador eventual, deverá apresentar, no prazo máximo de cinco dias corridos, no SCDP, contados da conclusão da missão, os seguintes documentos:

I - apresentação dos bilhetes ou canhotos dos cartões de embarque, em original ou segunda via, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check-in via internet, ou a declaração fornecida pela companhia aérea, bem como por meio do registro eletrônico da situação da passagem no SCDP; e

II - apresentação de documentos relacionados com o objetivo das viagens realizadas a serviço, a exemplo de atas de reunião, certificados de participação ou presença, entre outros.

Para a prestação de contas de missões em território internacional, a referida Portaria em seu art. 43, estabelece que o proposto, seja servidor seja colaborador eventual autorizado pelo Presidente da República, deverá apresentar, no prazo máximo de trinta dias, no SCDP, contados da conclusão da missão, os seguintes documentos:

I - no prazo máximo de 5 (cinco) dias, contados do retorno da viagem:

a) original ou segunda via dos canhotos dos cartões de embarque, ou bilhete eletrônico, ou o recibo do passageiro obtido quando da realização do check-in via internet, ou a declaração fornecida pela empresa de transporte; e

b) documentação que comprove a impossibilidade de participação quando se tratar de solicitação de cancelamento de bilhetes.

II - no prazo máximo de 30 (trinta) dias, contado da data término do afastamento de país:

a) relatório de viagem substanciado (Anexo III), informando relato detalhado de atividades desenvolvidas no período, os objetivos esperados e alcançados, os benefícios auferidos para a proteção da Educação a partir da missão bem como sugestões de encaminhamentos internos e relativos a desenvolvimento de cooperação técnica internacional; e

b) documentos relacionados com o objetivo das viagens realizadas a serviço, a exemplo de atas de reunião, certificados de participação ou presença.

Sempre que houver cancelamento de bilhete, será necessário providenciar a solicitação do reembolso e a respectiva confirmação do crédito. O servidor designado como “Administrador de Reembolso” é o responsável por requerer e acompanhar junto à agência de viagem o crédito dos valores relativos aos bilhetes de passagens não utilizados, conferir os valores disponibilizados, acatar ou não, total ou parcialmente, a proposta de reembolso enviada pela agência de viagem e registrar aqueles efetivamente recebidos, confirmados por meio de Nota de Crédito (NCR).

A Nota de crédito (NCR) é um documento emitido pela agência de viagem, em que fica formalizado o crédito que o órgão dispõe junto a essa agência. Na UFMG, os créditos são recebidos pelo DLO (Departamento de Logística de Suprimentos e de Serviços Operacionais), que realiza o repasse para as Unidades. Porém, é responsabilidade de cada Unidade Gestora realizar o acompanhamento do recebimento desses créditos e os lançamentos no sistema SCDP.

Ao solicitar o crédito, é importante estar ciente que sobre o valor original da tarifa pode incidir multa e outras taxas contratuais, conforme regras tarifárias e que, se o bilhete não foi utilizado, a devolução da taxa de embarque é obrigatória.

A solicitação de reembolso de bilhetes é possível somente para as viagens que foram:

• “Canceladas”,
• “Não Realizadas”; ou
• “Encerradas/Realizadas”; para os casos em que um ou mais bilhetes não foram utilizados, mesmo a viagem ocorrendo. O solicitante de viagem deverá desmarcar o bilhete não utilizado, informando que a viagem não ocorreu como esperado. Neste caso, sugere-se entrar em contato com a agência de viagem por e-mail, com antecedência, sempre que possível, solicitando cancelamento dos bilhetes, de forma a evitar o “no show” (não comparecimento para embarque), que é mais oneroso para a Administração Pública.

Os bilhetes cancelados, via agência de viagem, poderão ser aproveitados, enquanto o processo não for finalizado. Esses bilhetes só serão disponibilizados no módulo Reembolso, após o encerramento da PCDP. Desta forma, para que a PCDP seja encaminhada à agência para registro do reembolso de bilhetes, é necessário realizar a aprovação da prestação de contas.

O reembolso de um bilhete pode ser solicitado pelo Administrador de Reembolso no período máximo de até 30 dias após a finalização da viagem, após o qual será feito automaticamente pelo SCDP, caso o usuário não o faça manualmente no prazo mencionado.

O Administrador de reembolso deverá manter uma rotina de verificação no SCDP dos reembolsos de bilhetes não utilizados, acompanhando seu status. A operacionalização das demandas de créditos de reembolso é realizada por meio da funcionalidade “Faturamento > Reembolso > Agência de Viagens”.

Nesta funcionalidade, o Administrador de Reembolso possui as seguintes opções na “Situação do Reembolso”:

• Disponível para reembolso: é a situação que lista todos os bilhetes não utilizados e passíveis de serem encaminhados à Agência de Turismo para que sejam reembolsados. O usuário seleciona o(s) bilhete(s) disponibilizado(s) pelo SCDP e solicita o reembolso;
• Confirmado pela Agência: nessa opção, encontram-se os bilhetes com reembolsos solicitados e confirmados, constando o valor do crédito concedido pela agência de viagem para cada um deles. O Administrador de Reembolso pode concordar com o valor, informando o documento de crédito (GRU ou Nota de Crédito) que ratifica a operação e, em seguida, confirma o crédito. Se não concordar com o valor indicado pela agência de viagens, procede com a devida justificativa e devolução para a agência de viagem, até se chegar a um consenso para confirmação do reembolso;
• Rejeitados pela Agência: são listadas as solicitações de reembolsos recusadas pela agência de viagem. Nessa situação, existem as opções “devolver para a agência de viagem” ou “aceitar a rejeição do reembolso”. A devolução da solicitação do reembolso para a agência de viagem é realizada pelo Administrador de Reembolso, com as justificativas pertinentes, já que existe a discordância quanto a não devolução do crédito. O procedimento continua até a confirmação do crédito, conforme explicado acima, ou até a concordância com a inexistência de crédito a devolver.

Os Administradores de Reembolso podem também fazer um acompanhamento dos reembolsos e créditos utilizando a funcionalidade “Relatórios” > “Reembolso de Bilhetes”. Neste relatório, é possível filtrar por órgão, data, agência de viagem e status do bilhete, sendo apresentados na planilha os valores de créditos totais do órgão/unidade e por PCDP.

Para mais informações, o Manual do Administrador de Reembolso encontra-se disponível abaixo em "Manuais e Links Úteis" e na página inicial do SCDP em “Documentações de apoio”.